局档案利用制度

局档案利用制度一、总则（一）目的为了加强本局档案的管理与利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在档案利用方面的活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家档案法律法规以及相关行业标准，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，切实保障档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。3.服务高效原则以方便利用者为出发点，简化手续，提高档案利用效率，为各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案利用范围（一）内部工作参考1.为本局制定政策、规划、计划等提供历史数据和参考依据。2.协助各部门开展工作调研，查阅相关档案资料，了解工作历史沿革和发展情况。3.作为内部培训、学习的素材，帮助工作人员熟悉本局工作流程和历史经验。（二）对外业务往来1.向有关部门、单位提供档案资料，用于工作协作、项目合作等。2.在行政复议、诉讼等法律事务中，按照法定程序提供相关档案作为证据。三、档案利用流程（一）利用申请1.本局工作人员因工作需要利用档案，应填写《档案利用申请表》，详细注明利用目的、所需档案名称、数量、利用时间等内容。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。（二）审核批准1.档案管理部门收到申请表后，对利用申请进行审核。审核内容包括申请理由是否充分、利用目的是否符合规定、所需档案是否属于可利用范围等。2.对于符合规定的申请，档案管理部门负责人签署批准意见；对于不符合规定的申请，应及时向申请人说明原因。（三）查阅利用1.根据批准的申请表，档案管理人员按照规定为利用者提供档案查阅服务。利用者应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅档案时，利用者应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或损坏档案。如需复印、拍照等，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。（四）归还登记1.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.档案管理人员在《档案利用登记表》上记录档案归还情况，包括归还日期、档案是否完好等内容。四、档案利用方式（一）查阅利用者直接到档案管理部门查阅所需档案资料。档案管理部门应提供必要的查阅设备和环境，方便利用者查阅。（二）借阅1.对于确需借出档案的情况，利用者应另行填写《档案借阅申请表》，说明借阅期限、借阅用途等。2.借阅申请表经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.借阅档案时，档案管理人员应向利用者发放《档案借阅登记簿》，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息。利用者应在登记簿上签字确认。4.利用者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或擅自扩大利用范围。如发生档案丢失、损坏等情况，利用者应承担相应的赔偿责任。（三）复制1.利用者如需复制档案资料，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途、数量等。2.申请表经档案管理部门负责人批准后，档案管理人员按照规定的程序和要求进行复制。复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门的印章。3.复制档案的费用由利用者承担，费用标准按照本局相关规定执行。五、档案利用的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案利用场所的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案安全。2.定期对档案利用场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密措施1.严格限定档案利用的范围，对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应按照保密规定进行管理和利用。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。利用者在利用档案过程中，也应承担相应的保密义务。3.对于利用过程中产生的废弃档案资料，应按照规定进行妥善处理，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.本局设立档案利用监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成，负责对档案利用制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案利用工作进行检查，重点检查利用申请、审核批准、查阅利用、归还登记等环节是否符合规定，档案安全与保密措施是否落实到位。（二）违规处理1.对于违反本制度的行为，视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；造成档案损失或不良影响的，依法依规追究相关人员的责任。2.利用者如违反档案利用规定，档案管理部门有权停止其利用档案，并收回已借出或复制的档案资料。七、附则