档案查阅审批制度

档案查阅审批制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案信息的安全与合理利用，特制定本档案查阅审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因工作需要查阅公司档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅审批严格遵循国家法律法规以及公司相关规定，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司利益和声誉。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案价值，为公司各项工作提供有力支持。二、档案分类及查阅权限（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，行政会议纪要，规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职资料、薪资福利记录、绩效考核档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.业务档案：各类项目合同、业务往来文件、市场调研报告、客户资料等。5.技术档案：公司研发成果、技术方案图纸、工艺流程文件等。（二）查阅权限1.高层管理人员：可查阅公司各类档案，但涉及机密信息的档案查阅需按规定审批。2.部门负责人：有权查阅本部门相关业务档案及与工作相关的其他档案，查阅机密档案需经上级领导审批。3.普通员工：因工作需要查阅本人人事档案及与所负责工作直接相关的档案，查阅其他档案需经部门负责人及相关审批人同意。三、查阅审批流程（一）查阅申请1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、类别、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表需经查阅人所在部门负责人签字确认，表明申请查阅的必要性及真实性。（二）审批环节1.一般档案查阅审批：由档案管理部门负责人根据查阅申请内容进行审核，对于不涉及机密、重要信息的一般性档案查阅申请，如普通业务档案查阅，在申请表上签署同意意见即可。2.重要档案查阅审批：对于涉及公司重要决策、机密信息、财务数据等重要档案的查阅申请，需经公司分管领导审批。分管领导应认真审查查阅目的、查阅范围等，确保查阅行为符合公司利益和规定要求。3.机密档案查阅审批：涉及公司核心机密的档案查阅申请，必须经公司总经理审批。总经理在审批时应严格把关，综合考虑公司整体利益和风险因素，谨慎做出审批决定。（三）审批反馈档案管理部门应在收到查阅申请后的[X]个工作日内完成审批流程，并将审批结果及时反馈给查阅人。如申请获批，告知查阅人查阅时间、地点及相关注意事项；如申请未获批，则向查阅人说明原因。四、查阅档案的要求（一）查阅地点1.原则上档案查阅应在公司档案管理部门指定的查阅室进行。2.如因特殊情况需在其他地点查阅，必须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全保密措施。（二）查阅方式1.查阅人应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。2.如需复印、拍照或摘录档案内容，必须事先经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序和要求进行操作。复印、拍照或摘录的档案资料应注明出处，并妥善保管，不得用于与查阅目的无关的其他用途。（三）查阅时间查阅人应按照审批确定的查阅时间进行查阅，如需延长查阅时间，必须提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）查阅纪律1.查阅人在查阅档案过程中应保持安静，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、损坏或撕毁。2.查阅人应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。查阅结束后，应及时将档案归还原位，由档案管理人员进行清点和核对。五、档案管理人员职责（一）档案整理与保管1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案保管要求，妥善保管档案，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。（二）查阅服务与监督1.为查阅人提供必要的查阅服务，协助查阅人查找所需档案资料。2.在查阅过程中，严格监督查阅人的查阅行为，确保查阅活动符合本制度规定。3.对查阅申请及查阅过程进行记录，建立档案查阅台账，详细记录查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅时间、审批情况等信息，以备查询和统计分析。（三）档案保密与安全1.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密的档案信息予以严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.加强对档案管理工作场所的安全管理，防止未经授权的人员进入档案管理区域，确保档案信息安全。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅档案。2.超出审批范围查阅档案。3.将档案带出查阅室未按规定归还或擅自转借他人。4.泄露档案内容，造成公司信息安全事故。5.在档案上涂改、标记、损坏或撕毁档案资料。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的员工，除给予相应的纪律处分外，还将视情节轻重追究其经济赔偿责任。如因违规行为给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。3.对于因违规行为导致档案信息泄露或丢失的，档案管理人员应及时采取补救措施，并配合公司相关部门进行调查处理。七、附则