档案查阅各项制度

档案查阅各项制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司和相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位和个人查阅公司档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露。3.权限明确原则：严格限定查阅人员的权限，根据其工作需要和职责范围进行审批。4.规范有序原则：档案查阅应按照规定的程序和流程进行，保证查阅工作的规范化和有序化。二、档案查阅的主体与权限（一）公司内部人员1.因工作需要查阅本部门档案的员工，由所在部门负责人审批。2.跨部门查阅档案的员工，需填写《档案查阅申请表》，经档案所在部门负责人和申请部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.公司高层管理人员查阅档案，可直接向档案管理部门提出申请，由档案管理部门负责人审核后安排查阅。（二）外部单位和个人1.与公司有业务往来的外部单位因工作需要查阅公司档案的，需提前向公司提交《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并加盖单位公章。经公司相关业务部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司分管领导审批同意后，方可查阅。2.司法机关、行政机关等依法要求查阅公司档案的，应出具相关法律文书或证明文件，经公司法律顾问审核，报公司主要领导批准后，由档案管理部门协助查阅。三、档案查阅的申请与审批（一）申请流程1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅档案的名称、类别、时间段等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人（内部人员）或相关业务部门负责人（外部单位）进行初审。3.初审通过后，申请表流转至档案所在部门负责人进行审核。4.最后，根据查阅主体的权限，分别报档案管理部门负责人、公司分管领导或主要领导进行审批。（二）审批要求1.审批人应认真审查查阅申请，确保查阅目的正当、合理，查阅范围明确、适度。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，审批人应严格把关，必要时可组织相关部门进行会商。3.审批意见应明确同意或不同意查阅，并注明查阅期限、查阅方式等要求。四、档案查阅的方式与场所（一）查阅方式1.一般情况下，档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行。2.对于少量可以复制的档案资料，经档案管理部门负责人批准后，可允许查阅人员在现场进行复印或拍照，但必须确保复印件和照片的清晰、完整，且不得对档案原件进行涂改、污损。3.如需将档案借出查阅，必须严格按照本制度的相关规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。（二）查阅场所1.档案管理部门应设立专门的档案查阅室，配备必要的办公设备和安全设施，为查阅人员提供良好的查阅环境。2.查阅室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、饮食等与查阅无关的行为。3.档案管理部门应安排专人负责查阅室的管理，对查阅人员的行为进行监督，确保查阅工作的正常秩序。五、档案查阅的期限与归还（一）查阅期限1.查阅人员应在审批同意的查阅期限内完成查阅工作，不得擅自延长。2.如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，说明原因，经批准后方可延长。（二）归还要求1.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性和准确性，如有缺失或损坏，应及时查明原因，并要求查阅人员承担相应责任。3.对于借出查阅的档案，归还时档案管理人员应检查档案是否有涂改、污损等情况，如有问题应及时报告并处理。六、档案查阅的保密规定（一）保密责任1.查阅人员在查阅档案过程中，应严格遵守保密制度，对所查阅档案的内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案管理部门工作人员应加强对档案查阅活动的保密管理，不得擅自向他人透露查阅人员的信息和查阅档案的内容。（二）保密措施1.查阅人员不得将档案带出查阅场所，如需摘录、复制档案内容，应按照审批意见进行操作，并注明出处。2.严禁在查阅档案时使用手机、相机等电子设备进行拍照、录音或录像，如有特殊需要，必须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施。3.查阅人员离开查阅场所时，应将个人物品整理好，不得遗留与档案相关的资料或信息。七、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案查阅情况进行统计和分析，检查查阅申请、审批、查阅过程及归还等环节是否符合规定。2.公司内部审计部门应不定期对档案查阅制度的执行情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门等对公司档案查阅工作的监督检查，积极配合并如实提供相关资料。2.根据法律法规要求，主动接受社会公众的监督，对于涉及公众利益的档案查阅事项，依法依规进行公开。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅档案。2.超出审批范围查阅档案。3.泄露档案机密信息。4.涂改、污损、丢失档案。5.未按规定期限归还档案。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，档案管理部门应及时提醒查阅人员，并要求其立即改正。2.对于一般违规行为，公司将视情节轻重给予查阅人员批评教育、警告、罚款等处理，并责令其采取措施消除违规行为造成的影响。3.对于严重违规行为，如泄露重要机密信息、导致档案重大损失等，公司将依法依规追究相关人员的法律责任，并视情况解除与违规人员的劳动合同或业务合作关系