科技档案制度

科技档案制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案管理，确保科技档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥科技档案在公司科研、生产、经营和管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各项目团队在科技活动中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于科研项目、技术改造、新产品开发、设备仪器等方面产生的文件、数据、图表、声像等材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则科技档案应全面反映公司科技活动的全过程，保证档案内容的完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则档案内容应真实、准确，数据可靠，与实际科技活动相符，严禁虚假信息录入。4.系统性原则科技档案应按照其形成规律和内在联系进行整理、分类，保持档案之间的系统性和连贯性。5.安全性原则采取有效措施确保科技档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、科技档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司科技档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理公司科技档案，接收、整理、保管、统计和提供利用科技档案。3.指导各部门、各项目团队的科技档案管理工作，监督检查档案管理制度的执行情况。4.组织开展科技档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和价值。5.负责科技档案信息化建设，建立和维护科技档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。6.参与公司重大科技项目的验收工作，审查项目档案的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保归档文件材料的质量。2.明确一名兼职档案员，负责本部门科技档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好档案的收集、整理和移交工作。3.按照公司档案管理制度的要求，对本部门保管的科技档案进行妥善保管，定期进行清查核对，防止档案丢失和损坏。4.在项目结束后，及时将项目档案整理归档，并向档案管理部门办理移交手续。（三）项目负责人职责1.负责项目科技文件材料的形成、积累和整理工作，对项目档案的完整性和准确性负责。2.组织协调项目团队成员做好项目文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目档案按时、高质量完成。3.在项目验收前，对项目档案进行自查，发现问题及时整改，确保项目档案符合验收要求。三、科技档案的形成与积累（一）文件材料的收集范围1.科研项目项目立项申报材料，包括项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料等。项目研究过程中形成的各类文件，如实验记录、研究报告、测试数据、技术总结等。项目成果材料，如专利证书、软件著作权登记证书、科技成果鉴定证书、获奖证书等。项目相关的合同、协议、任务书等文件。2.技术改造项目项目前期文件，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件等。项目实施过程中的技术文件，包括施工图纸、设备采购合同、安装调试记录、质量检验报告等。项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、固定资产移交清单等。3.新产品开发项目产品研发计划、任务书、设计方案、技术要求等文件。产品设计图纸、工艺文件、测试报告、质量标准等技术文件。产品试生产、批量生产过程中的文件，如生产记录、检验记录、用户反馈等。产品鉴定文件、产品说明书、宣传资料等。4.设备仪器设备仪器的购置合同、技术协议、验收报告等文件。设备仪器的操作规程、维护保养记录、故障维修记录等。设备仪器的技术资料，如说明书、图纸、电路图、软件程序等。（二）文件材料的形成要求1.科技文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，确保字迹清晰、图表准确、数据可靠。2.文件材料应及时形成，不得积压或事后补制。项目负责人应定期检查项目文件材料的形成情况，督促项目团队成员按时完成文件材料的整理工作。3.文件材料应内容完整、表述准确，签字盖章手续齐全。涉及多个部门或单位的项目，文件材料应相互协调一致，避免出现矛盾或重复。（三）文件材料的积累1.项目团队成员应按照各自的职责分工，负责收集和积累本岗位工作中形成的文件材料，并及时移交项目负责人。2.项目负责人应定期组织项目团队成员对项目文件材料进行清理和核对，确保文件材料的齐全、完整。3.在项目实施过程中，如发现文件材料存在问题或遗漏，应及时进行补充和完善。四、科技档案的整理与归档（一）整理原则科技档案应按照其形成规律和内在联系进行分类整理，保持档案之间的系统性和连贯性。整理过程中应遵循以下原则：1.遵循科技文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用，提高档案管理的工作效率。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）分类方法科技档案采用年度项目保管期限分类法进行分类。1.年度：按照科技文件材料形成的年度进行划分。2.项目：按照科研项目、技术改造项目、新产品开发项目等不同项目类别进行划分。每个项目下再按照项目阶段或文件类型进行细分。3.保管期限：根据科技档案的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的科技档案，列为永久保管。长期：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的科技档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的科技档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（三）归档要求1.项目结束后，项目负责人应及时组织项目团队成员对项目文件材料进行整理，编制项目档案目录，确保档案目录与档案内容一致。2.整理好的项目档案应按照分类方法进行组卷，每卷厚度不宜超过20mm，特殊情况除外。卷内文件应按照顺序排列，编写页号，并填写卷内目录和备考表。3.项目档案应装订整齐、牢固，采用三孔一线或缝纫机装订的方式，不得使用金属物装订。4.项目负责人应在项目档案整理完成后，填写《科技档案归档申请表》，经部门负责人审核后，向档案管理部门办理归档手续。5.档案管理部门在接收项目档案时，应认真核对档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案，应退回项目负责人重新整理。五、科技档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的科技档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。3.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.科技档案应按照分类方法进行存放，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。2.对重要的科技档案应采取备份保管的方式，备份载体应与原件分开存放，并定期进行检查和维护，确保备份数据的完整性和可用性。3.对电子科技档案应进行存储和管理，建立电子档案数据库，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据备份和恢复测试，防止数据丢失和损坏。（三）档案保护措施1.定期对科技档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期投放防虫药品，检查库房的防火、防盗设施，确保档案的安全。3.对档案装具应定期进行检查和维护，发现损坏应及时更换，确保档案存放的安全。4.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应做好登记，离开库房应关好门窗，切断电源。六、科技档案的利用与借阅（一）利用原则1.科技档案的利用应遵循方便、快捷、高效的原则，为公司的科研、生产、经营和管理提供有力支持。2.利用科技档案应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保档案的安全和保密。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅科技档案的，应填写《科技档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅：公司内部人员因工作需要借阅科技档案的，应填写《科技档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。档案管理人员应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好借阅登记。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、涂改档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明：公司外部单位或个人因工作需要查阅公司科技档案或出具证明的，应持单位介绍信或个人有效证件，经公司主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅或出具证明手续。档案管理人员应按照规定的程序和要求，提供相应的档案或出具证明，并做好登记。（三）利用登记档案管理部门应建立科技档案利用登记制度，对查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、归还日期等。利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。七、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则科技档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对科技档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否反映了科技活动的全过程。2.档案的准确性：核对档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的价值：评估档案对公司科研、生产、经营和管理的利用价值。4.保管期限：根据档案的价值和保存状况，确定档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的科技档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.对鉴定为销毁的档案，应编制《科技档案销毁清