档案监控制度

档案监控制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效发挥档案在公司/组织运营、决策、管理等方面的作用，特制定本档案监控制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的监控管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.集中统一原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。二、档案监控职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案监控制度，并组织实施。2.对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理工作评估。3.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常监控工作，确保档案管理流程规范。4.建立档案管理信息系统，对档案的录入、存储、检索等进行监控，保障档案信息的有效管理和利用。5.组织档案管理人员的培训，提高其业务水平和监控意识。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、移交等工作，并对档案的真实性、完整性负责。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案进行分类整理，确保档案资料齐全、完整，并按时移交档案管理部门。3.在档案形成过程中，各部门工作人员应严格按照相关规定和业务流程操作，保证档案内容的质量，配合档案管理部门的监控工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度，做好档案的日常管理和监控工作。2.负责档案的收集、整理、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.对档案的保管情况进行定期检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等，确保档案实体安全。4.按照规定提供档案利用服务，对档案利用情况进行登记和监控，防止档案滥用和泄密。5.协助档案管理部门开展档案管理工作评估和内部审计等工作，提供相关档案资料和信息。三、档案形成过程监控（一）文件材料的收集1.各部门应明确文件材料收集的范围、渠道和责任人，确保在各项业务活动中产生的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像等各种形式，确保信息的完整性。3.对于重要业务活动形成的文件材料，应在活动结束后及时进行收集，避免遗漏。（二）文件材料的整理1.各部门收集的文件材料应按照档案管理部门规定的分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系。2.整理过程中，应检查文件材料的完整性、准确性，对不符合要求的文件进行补充、修正或剔除。3.电子文件应按照相关标准进行命名、分类和存储，确保电子文件的可读性和可追溯性。（三）文件材料的审核1.各部门在文件材料整理后，应进行内部审核，确保文件内容真实、准确、合法，符合公司/组织的业务要求和档案管理规定。2.审核重点包括文件的格式规范、签字盖章、审批流程等，发现问题及时整改。3.重要文件材料应经部门负责人审核签字后，方可移交档案管理部门。四、档案归档监控（一）归档时间1.各部门应按照档案管理部门规定的时间定期向档案管理部门移交档案，一般应在次年上半年完成上一年度档案的归档工作。2.对于重大项目、突发事件等形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档要求1.移交的档案应按照档案管理部门制定的归档目录进行整理编目，编制档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。2.档案应装订整齐、编目清晰，纸质档案应使用耐久性强的书写材料，电子档案应存储在符合要求的存储介质上，并确保数据的完整性和可读性。3.档案管理部门在接收档案时，应认真核对移交清单，对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理。五、档案保管监控（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间，定期对库房温湿度进行监测和记录。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，并定期进行检查和维护。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.使用档案装具存放档案时，应排列整齐，标识清晰，避免档案挤压、损坏。3.电子档案应进行备份存储，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）档案盘点1.档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.盘点过程中应详细记录档案的实际情况，与档案账目进行核对，并对发现的问题及时进行处理。3.对于盘盈、盘亏的档案，应查明原因，按照规定进行登记和处理，同时调整档案账目。六、档案利用监控?（一）利用申请1.公司/组织内部人员因工作需要利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.申请表应经部门负责人审批签字后，提交档案管理部门。（二）利用审批1.档案管理部门收到利用申请表后，应根据档案的密级、保管期限等进行审批，对于涉及重要机密或保管期限较短的档案，应严格控制利用范围和期限。2.审批通过后，档案管理部门应按照规定为利用者提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记记录。（三）利用过程监控1.档案利用者应在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。2.档案管理部门工作人员应监督利用者的行为，防止档案损坏、涂改、丢失等情况发生。3.对于电子档案的利用，应严格遵守电子信息安全管理规定，防止信息泄露。（四）利用归还1.档案利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。2.如发现档案有损坏、涂改等情况，利用者应承担相应责任，并按照规定进行处理。七、档案保密监控（一）保密制度1.公司/组织应建立健全档案保密制度，明确档案保密工作的责任和要求，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密管理。2.档案管理人员应签订保密协议，承诺保守档案秘密，严格遵守保密规定和操作规程。（二）保密措施1.对档案库房、查阅场所等实行专人管理，限制无关人员进入。2.档案的查阅、借阅应严格按照审批程序进行，对涉及保密档案的利用情况进行详细记录。3.采用加密存储、访问控制等技术手段，保障电子档案的信息安全；对纸质保密档案应进行单独存放、标识，严格限制接触范围。（三）保密检查1.档案管理部门应定期开展档案保密检查，及时发现和消除保密隐患。2.检查内容包括保密制度执行情况、档案存储和利用过程中的保密措施落实情况等，对发现的问题应及时整改。八、档案信息化监控（一）系统建设1.档案管理部门应根据公司/组织档案管理需求，建设档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用等功能。2.系统应具备完善的用户权限管理、数据备份恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。（二）数据录入1.档案管理人员应按照档案整理规范和系统要求，准确录入档案信息，确保数据的完整性和准确性。2.对录入的数据应进行严格审核，核实无误后提交正式存储。（三）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。2.做好系统数据备份工作，备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的可恢复性。（四）信息安全1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对系统用户进行权限管理，严格控制用户对档案信息的访问级别，防止越权操作。九、档案销毁监控?（一）销毁鉴定1.档案管理部门应定期对超过保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，对档案的内容、价值等进行综合评估。（二）销毁审批1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请表应经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审批签字后，方可实施销毁。（三）销毁实施1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如纸质档案应采用粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除或格式化处理。2.销毁过程应进行现场监督，由档案管理部门工作人员和相关业务部门人员