人社局档案制度

人社局档案制度一、总则（一）目的为加强人社局档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局在各项工作中形成的各类档案，包括文书档案、人事档案、业务档案、财务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，各科室、下属单位应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的一致性和规范性。2.真实完整原则：档案应如实反映本局各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为本局各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室、下属单位负责人为成员的档案管理领导小组，负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）局办公室1.负责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本局档案管理制度，制定档案管理工作计划并组织实施。2.负责本局各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计本局各科室、下属单位移交的档案。3.负责档案的鉴定、销毁、数字化处理等工作，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.负责为本局各项工作提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。5.负责指导本局各科室、下属单位的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作，提高全局档案管理水平。（三）各科室、下属单位1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交局办公室，并办理移交手续。3.负责本科室、本单位档案的日常管理和利用工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本局在履行职能过程中形成的具有保存价值的各类文件、材料、记录、报表、合同、协议等。2.本局召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。3.本局工作人员在工作中形成的人事档案、业务档案、财务档案等。4.本局开展各类活动形成的声像档案、电子档案等。5.本局接收和发送的各类文件、信函、电报、传真等。（二）收集要求1.各科室、下属单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时收集和整理。2.档案收集应遵循全面、系统、完整的原则，确保档案材料的真实性和准确性。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、机构、问题等分类方法进行整理，编制归档文件目录，装订成册。2.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案材料目录，进行分类编号。3.业务档案：根据业务工作特点，制定相应的分类方案，进行整理和归档。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，分类存放，编制档案目录。5.声像档案：按照形成时间、内容等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。6.电子档案：按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列在档案柜中，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和利用价值，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由局办公室牵头，各科室、下属单位负责人参加，对拟销毁的档案进行审核。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，报局领导批准后，按照规定进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保销毁过程的安全和保密。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案，以及外单位因工作需要查阅本局档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在科室、单位负责人签字同意后，到局办公室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经局办公室审核同意后，办理查阅手续。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案保密制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。（三）利用方式1.档案查阅应在局办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。2.档案借阅一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.如需复印档案材料，应经局办公室同意，并按照规定进行登记。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立本局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化处理：对本局现有档案进行数字化扫描，并建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能。3.网络安全建设：建立档案管理信息系统的网络安全防护体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.加强档案管理信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案信息化管理的相关规定，确保电子档案的安全和保密。3.定期对档案管理信息系统进行数据备份，防止数据丢失。七、监督与检查（一）监督检查机构局办公室负责对本局各科室、下属单位的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查，对各科室、下属单位的档案管理工作进行评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对各科室、下属单位的档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点问题，开展专