新增档案制度佐证

新增档案制度佐证一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案资料的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，负责公司档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。6.积极开展档案的开发利用工作，并为公司各项工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.完成公司领导交办的其他有关档案管理的工作任务。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.党群工作类：包括党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件等。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、客户资料等。4.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。5.人力资源类：包括员工档案、招聘录用、培训考核、薪酬福利、绩效考核等。6.业务技术类：包括产品研发、技术方案、工艺流程、技术标准、质量控制等。7.基本建设类：包括工程项目立项、设计图纸、施工资料、竣工验收等。8.设备仪器类：包括设备采购合同、设备档案、仪器仪表档案等。9.声像电子类：包括照片、录音、录像、光盘、电子文档等。10.其他类：不属于上述各类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。具体编号规则如下：1.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。2.类别代码：根据档案分类，每类档案赋予一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01党群工作类：02经营管理类：03财务管理类：04人力资源类：05业务技术类：06基本建设类：07设备仪器类：08声像电子类：09其他类：103.流水号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，2023年形成的第一份行政管理类档案编号为“23010001”。四、档案收集（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件以及往来信函等。3.公司员工在工作中形成的个人业务档案、培训记录、考核材料等。4.公司举办的各类会议、活动形成的文件、照片、录像等资料。5.公司在基本建设、设备采购、技术研发等方面形成的相关文件和资料。6.公司获得的各类荣誉证书、资质证书、专利证书等。7.其他与公司工作相关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集齐全。2.档案收集人员应按照档案管理制度的要求，对收集到的档案资料进行初步整理，确保档案资料的真实性、完整性和规范性。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止丢失或损坏。4.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理后移交至档案管理中心。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案资料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度一般不超过2厘米。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页号等项目。4.装订：对组卷后的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将装订好的档案按照编号顺序上架存放，便于查询和利用。六、档案保管（一）保管场所档案管理中心应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应按照编号顺序排列上架存放，不得随意堆放。3.对重要的档案资料应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。七、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理中心查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理中心负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并办理交接手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失或擅自销毁档案。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。（三）利用登记档案管理中心应建立档案利用登记簿，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、借阅日期、借阅人姓名、借阅期限、归还日期等信息。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、区别对待的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理中心负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案的保存价值进行全面审查，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。（四）销毁程序1.档案管理中心根据档案鉴定工作小组的鉴定结果，编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司领导批准后，由档案管理中心组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案信息安全管理：采取必要的安全防护措施，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.档案信息系统维护：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应符合国家有关档案管理信息化的标准和规范。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和有效利用。3.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授