档案催缴制度

档案催缴制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保各类档案资料的及时、完整收集与归档，维护档案的真实性、准确性和完整性，特制定本档案催缴制度。本制度旨在规范档案催缴工作流程，明确相关责任，保障公司各项工作的顺利开展，为公司的决策、运营、发展提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、移交、归档过程中的行为规范与催缴管理。涵盖公司各类文件、合同、报表、会议记录、技术资料、人事档案、财务档案等所有具有保存价值的档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案催缴工作合法合规。2.及时准确原则档案催缴工作要及时、高效，确保档案资料按时、准确地移交归档，避免延误和错误。3.责任明确原则明确各部门、各岗位在档案催缴工作中的职责，做到责任到人，确保工作落实到位。4.全程跟踪原则对档案催缴工作进行全程跟踪，及时掌握档案收集、移交、归档情况，及时发现问题并解决问题。二、档案催缴职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案催缴制度，明确催缴流程、标准和要求。2.定期对公司各部门档案管理情况进行检查和评估，及时发现档案管理中存在的问题，并提出整改意见。3.负责组织档案催缴工作的培训和指导，提高员工的档案管理意识和催缴工作能力。4.对档案催缴工作进行全程跟踪和监督，及时掌握档案收集、移交、归档情况，确保档案按时、准确归档。5.负责与公司内部各部门以及外部相关单位沟通协调，解决档案催缴工作中出现的问题。6.负责对档案催缴工作进行总结和分析，不断完善档案催缴制度和工作流程。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门员工按照档案管理要求及时收集、整理、移交档案资料。2.督促本部门员工严格遵守档案催缴制度，按时完成档案催缴工作任务。3.定期检查本部门档案管理情况，对发现的问题及时进行整改，确保档案管理工作规范有序。4.积极配合档案管理部门开展档案催缴工作，及时提供必要的支持和协助。（三）档案形成人员职责1.负责及时、准确地形成各类档案资料，并按照档案管理要求进行整理和分类。2.在规定时间内将整理好的档案资料移交本部门档案管理人员，确保档案资料的及时流转。3.对档案资料的真实性、准确性和完整性负责，积极配合档案催缴工作，提供必要的说明和解释。三、档案催缴工作流程（一）档案收集阶段1.明确收集范围档案管理部门根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，明确各类档案资料的收集范围和要求，并及时向各部门发布。2.制定收集计划各部门档案管理人员根据档案收集范围和要求，结合本部门工作实际，制定档案收集计划，明确档案收集的时间节点、责任人等信息，并报档案管理部门备案。3.开展收集工作档案形成人员按照档案收集计划，及时收集各类档案资料，并按照档案管理要求进行初步整理和分类。在收集过程中，要注意档案资料的完整性和准确性，确保无遗漏、无差错。4.定期检查与督促各部门档案管理人员定期对本部门档案收集情况进行检查，及时发现问题并督促档案形成人员进行整改。档案管理部门不定期对各部门档案收集工作进行抽查，确保档案收集工作按时、按质完成。（二）档案移交阶段1.整理与审核各部门档案管理人员对收集到的档案资料进行进一步整理和审核，确保档案资料的分类准确、编目清晰、装订规范。审核内容包括档案资料的完整性、准确性、真实性等方面。2.填写移交清单档案管理人员按照档案管理要求填写档案移交清单，详细记录档案资料的名称、数量、日期等信息，并确保移交清单与档案资料一一对应。3.办理移交手续各部门档案管理人员在规定时间内将整理好的档案资料及移交清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门接收人员对移交的档案资料进行核对，无误后双方在移交清单上签字确认，完成移交手续。（三）档案归档阶段1.分类与编号档案管理部门接收档案资料后，按照档案分类方案对档案进行分类，并赋予唯一的档案编号。编号应遵循科学性、系统性、实用性原则，便于档案的管理和查询。2.录入与存储档案管理人员将档案资料的相关信息录入档案管理系统，建立电子档案数据库。同时，将纸质档案资料按照档案编号顺序进行排列，存放于档案库房指定位置，确保档案存储安全、有序。3.定期核查档案管理部门定期对归档档案进行核查，检查档案资料的完整性、准确性以及电子档案与纸质档案的一致性。如发现问题，及时通知相关部门进行整改。（四）催缴措施1.首次催缴档案管理部门在档案收集、移交规定时间到期后，对未按时完成的部门或个人发出首次催缴通知。催缴通知应明确指出未按时完成的档案资料内容、催缴原因以及整改要求，并限定整改期限。2.二次催缴如首次催缴后仍未按时完成档案催缴任务，档案管理部门发出二次催缴通知。二次催缴通知应强调档案催缴工作的重要性，再次明确整改要求和期限，并告知逾期未整改的后果及相应责任追究措施。3.责任追究对于经多次催缴仍拒不整改或整改不力，导致档案资料严重缺失、延误归档等情况的部门或个人，按照公司相关规定进行责任追究。责任追究方式包括但不限于批评教育、绩效扣分、经济处罚、行政处分等，情节严重的将依法依规追究法律责任。四、档案催缴工作监督与考核（一）监督机制1.内部监督档案管理部门定期对各部门档案催缴工作进行检查和评估，通过查阅档案资料、核对移交清单、检查档案管理系统数据等方式，全面掌握档案催缴工作进展情况。同时，设立内部监督举报渠道，鼓励员工对档案催缴工作中的违规行为进行举报。2.外部监督积极接受上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关部门的监督检查，及时整改存在的问题，不断完善档案催缴工作。（二）考核办法1.考核指标建立档案催缴工作考核指标体系，主要包括档案按时收集率、档案按时移交率、档案归档准确率、档案资料完整性等指标。2.考核周期档案催缴工作考核周期为季度考核与年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于次年1月底前完成。3.考核结果应用考核结果与部门和个人绩效挂钩。对于档案催缴工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于考核不达标的部门和个人，按照公司绩效管理制度进行相应处理，督促其改进工作。五、档案催缴工作培训与宣传（一）培训计划1.培训目标通过培训，使员工了解档案管理的法律法规、行业标准以及公司档案催缴制度要求，掌握档案收集、整理、移交、归档等工作技能，提高员工的档案管理意识和业务水平。2.培训内容包括档案管理基础知识、档案催缴制度解读、档案收集与整理方法、档案移交与归档流程、档案管理系统操作等方面的内容。3.培训方式采用集中培训、在线学习、现场指导等多种方式相结合，确保培训效果。集中培训定期组织，邀请档案管理专家或业务骨干进行授课；在线学习提供丰富的学习资源，方便员工随时自主学习；现场指导针对实际工作中遇到的问题，由档案管理部门人员进行一对一指导。4.培训对象全体员工，重点是档案形成人员、档案管理人员以及各部门负责人。（二）宣传工作1.宣传渠道通过公司内部网站、宣传栏、微信群、邮件等多种渠道，广泛宣传档案催缴制度的重要性和相关要求，提高员工对档案管理工作的认识和重视程度。2.宣传内容包括档案催缴制度解读、档案管理知识普及、档案工作先进事迹宣传等方面的内容，营造良好的档案管理工作氛围。六、档案催缴工作应急预案（一）应急处置原则1.快速反应原则在档案催缴工作中遇到突发事件时，要迅速启动应急预案，及时采取有效措施进行处置，最大限度减少损失和影响。2.确保安全原则在应急处置过程中，要始终把确保档案资料的安全放在首位，采取必要的防护措施，防止档案资料丢失、损坏、泄密等情况发生。3.协同配合原则各部门要密切配合，协同作战，形成应急处置合力，共同应对突发事件。（二）突发事件类型及应对措施1.自然灾害如发生地震、洪水、火灾等自然灾害，可能导致档案库房受损、档案资料丢失或损坏。档案管理部门应立即组织人员对档案资料进行抢救和转移，确保档案资料安全。同时，及时向上级主管部门报告灾情，并配合相关部门进行灾后恢复重建工作。2.人为事故如因人员疏忽、操作失误、违规行为等导致档案资料丢失、损坏、泄密等情况发生。档案管理部门应立即采取措施进行调查和处理，追究相关人员责任。同时，对受损档案资料进行评估，采取补救措施，尽量减少损失。3.系统故障如档案管理系统出现故障，导致档案资料无法正常录入、查询、存储等。档案管理部门应及时联系系统维护人员进行抢修，同时启动应急备份系统，确保档案工作的正常开展。在系统恢复正常后，及时对数据进行核对和修复，确保档案资料的完整性和准确性。（三）应急处置流程1.事件报告一旦发生突发事件，相关人员应立即向档案管理部门负责人报告。报告内容包括事件发生的时间、地点、经过、影响等情况。2.应急启动档案管理部门负责人接到报告后，应立即启动应急预案，组织相关人员开展应急处置工作。3.现场处置应急处置人员按照应急预案要求，迅速到达现场，采取相应的处置措施，如抢救档案资料、保护现场、调查原因等。4.信息沟通在应急处置过程中，要保持信息畅通，及时向上级主管部门、公司领导以及相关部门报告事件进展情况，同时做好内部沟通协调工作，确保各项