建筑资料档案制度

建筑资料档案制度一、总则（一）目的为加强公司建筑资料档案管理，确保建筑资料档案的完整、准确、系统和安全，提高公司建筑项目管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目从项目立项开始至竣工验收交付使用全过程中形成的各类资料档案的管理。包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等。（三）基本原则1.真实性原则：建筑资料档案应如实反映工程建设的实际情况，确保资料内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程各个环节所形成的资料，保证资料不缺失、不遗漏。3.准确性原则：资料内容准确无误，数据计算正确，签字盖章齐全规范。4.系统性原则：对资料进行科学分类、编号和整理，使其具有内在逻辑性和系统性。5.安全性原则：采取有效措施确保资料档案的实体安全和信息安全，防止资料损坏、丢失和泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司建筑资料档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门和项目组的建筑资料档案管理工作。3.集中统一管理公司建筑资料档案，负责资料的收集、整理、归档、保管和利用。4.定期对档案进行清查、核对和统计，确保档案的完整和准确。5.组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）项目组职责1.负责本项目建筑资料的收集、整理和初步归档工作，确保资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，对项目资料进行分类、编号和装订，定期向档案管理部门移交。3.明确项目资料管理责任人，负责督促项目各环节资料的形成和整理工作。4.在项目竣工验收前，配合档案管理部门完成档案的预验收工作。（三）各部门职责1.工程技术部门负责提供工程技术文件、施工组织设计、技术交底等资料，并确保其符合相关标准和规范。2.质量安全部门负责收集工程质量检验报告、安全检查记录等资料，保证资料真实反映工程质量和安全状况。3.物资设备部门负责提供物资采购合同、设备清单、设备运行记录等资料，对物资设备资料的完整性负责。4.财务部门负责提供工程费用支付凭证、成本核算资料等财务相关档案。5.其他部门按照各自职责，负责提供与本部门工作相关的建筑资料档案。三、资料收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工过程文件施工图纸会审记录、设计变更通知单、技术核定单等。施工组织设计、施工方案、技术交底记录。工程测量、定位记录，地基与基础工程验收记录，主体结构分部工程验收记录等。原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告，见证取样送检记录。隐蔽工程验收记录，分项、分部工程质量验收记录。工程质量问题处理记录，质量事故报告及处理结果。施工日志，工程进度计划及实际进度记录。安全技术交底记录，安全检查记录，安全事故报告及处理结果。施工现场文明施工记录。3.竣工图：包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业竣工图，应与工程实际相符，并加盖竣工图章。4.竣工验收文件：工程竣工验收报告、工程质量保修书、消防验收意见书、环保验收合格文件等。（二）收集要求1.各部门和项目组应明确专人负责资料收集工作，按照资料形成的时间顺序和类别及时收集，确保资料不丢失、不延误。2.收集的资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质资料应使用耐久性强的书写材料，电子资料应采用规范格式存储。3.对于外来文件，如政府部门的批复、设计单位的图纸等，应及时登记、签收，并妥善保管。（三）整理方法1.分类：按照工程建设程序和资料性质，将建筑资料分为工程前期文件、施工过程文件、竣工图和竣工验收文件四大类，每大类再细分为若干小类。2.编号：为便于资料的查找和管理，对每一份资料进行编号。编号应具有唯一性，可采用“项目名称资料类别流水号”的形式。3.装订：纸质资料应按照一定顺序进行装订，幅面较大的图纸应折叠成A4规格，并在右下角加盖竣工图章。装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目：编制资料目录，目录应包含资料编号、名称、日期、编制单位等信息，确保目录与资料内容一一对应。四、资料归档与保管（一）归档程序1.项目组在完成资料的收集、整理和初步归档后，填写《建筑资料档案移交清单》，一式两份，一份留存项目组，一份随资料移交档案管理部门。2.档案管理部门收到项目组移交的资料后，按照档案管理制度进行审核，对不符合要求的资料及时退回项目组补充完善。3.审核通过的资料，档案管理部门进行正式归档，并在《建筑资料档案移交清单》上签字确认。（二）保管期限1.建筑资料档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案包括工程前期文件、工程竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件。长期保存的档案包括施工过程中的重要技术文件、质量验收记录等，保管期限一般为30年。短期保存的档案包括一般性的施工记录、物资设备资料等，保管期限一般为10年。2.档案管理部门应根据档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，并在档案目录中注明保管期限。（三）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应按照类别和编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行数据恢复测试，防止数据丢失。五、资料利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅建筑资料档案，用于工程管理、技术研究、质量追溯等。2.外部单位因审计、监督、合作等原因需要查阅公司建筑资料档案，应按照相关规定办理手续。（二）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，需填写《建筑资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后将档案提供给借阅人，并在《建筑资料档案借阅登记薄》上登记。3.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.外部单位借阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《建筑资料档案借阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可办理借阅手续。借阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同查阅，并对查阅情况进行记录。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。3.利用档案过程中形成的相关记录和资料，借阅人应及时交回档案管理部门归档保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司建筑资料档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责将纸质档案资料录入信息化管理系统，录入的数据应准确、完整，与纸质档案一致。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。（三）系统功能与应用1.信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、报表生成等功能，方便用户快速查找和利用档案资料。2.利用系统权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息安全。3.通过系统开展档案利用情况统计分析，为公司决策提供数据支持。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，可以延长保管期限；对确无保存价值的档案，填写《建筑资料档案销毁申请表》。（二）销毁程序1.《建筑资