档案项目经理制度

档案项目经理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理工作，提高档案管理的规范化、科学化水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在档案管理工作中涉及档案项目经理的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，明确档案项目经理的职责和权限，确保档案管理工作的有序开展。3.全程管理原则：对档案从形成、收集、整理、归档到保管、利用等全过程进行有效管理，确保档案质量。4.服务利用原则：以服务公司各项工作为宗旨，充分开发利用档案资源，为公司发展提供有力支持。二、档案项目经理职责（一）项目策划与规划1.根据公司档案管理的总体目标和要求，结合具体项目特点，制定档案管理工作计划和方案，明确项目各阶段档案管理的任务、目标和措施。2.参与项目前期调研和需求分析，了解项目业务流程和档案形成规律，为档案管理工作提供针对性的指导。（二）档案收集与整理1.组织项目团队成员按照档案收集范围和要求，及时、全面地收集项目各阶段形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.指导项目团队成员对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，保证档案整理的规范性和准确性。（三）档案归档与保管1.负责对整理好的档案进行审核，符合归档要求后及时移交公司档案管理部门进行集中归档保管。移交时要办理详细的交接手续，明确双方责任。2.协助档案管理部门做好档案的存储、保管工作，确保档案存储环境符合要求，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）档案利用与服务1.建立健全档案利用制度，根据公司内部各部门的需求，及时提供档案查阅、借阅等服务，确保档案利用的高效性和安全性。2.对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作的优化提供依据。（五）项目监督与检查1.定期对项目档案管理工作进行自查，及时发现问题并采取有效措施加以整改，确保项目档案管理工作符合要求。2.配合公司档案管理部门对项目档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，对检查中发现的问题认真整改落实。（六）团队建设与培训1.负责项目档案管理团队的建设和管理，合理配置人员，明确各成员的职责分工，充分发挥团队成员的积极性和主动性。2.组织开展档案管理业务培训，提高项目团队成员的档案管理业务水平和综合素质，确保档案管理工作质量。三、档案项目管理流程（一）项目启动阶段1.档案项目经理接到项目任务后，与项目负责人沟通，了解项目基本情况和档案管理需求，制定项目档案管理工作初步计划。2.组织项目团队成员学习档案管理相关法律法规、行业标准以及公司档案管理制度，明确项目档案管理的目标和要求。（二）项目实施阶段1.档案收集根据项目档案收集范围，制定详细的档案收集清单，分发给项目团队成员。定期检查项目团队成员的档案收集工作进展情况，督促及时收集各类文件材料。对项目过程中形成的重要文件材料，如合同、协议、技术文件等，进行重点跟踪收集。2.档案整理指导项目团队成员按照档案分类标准对收集到的文件材料进行分类，确保分类准确合理。对每份文件材料进行编号，编制文件目录，建立文件索引，方便查找和利用。对项目文件材料中的电子文件，按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。3.档案审核档案项目经理对整理好的档案进行全面审核，检查文件材料的完整性、准确性、规范性。重点审核文件材料的内容是否真实、手续是否齐全、签字盖章是否完备等。对审核中发现的问题，及时反馈给项目团队成员进行整改，整改完成后再次进行审核，直至符合要求。（三）项目验收阶段1.在项目验收前，档案项目经理组织对项目档案进行预验收，确保档案整理工作已全部完成且符合验收标准。2.配合项目验收组对项目档案进行验收，提供档案验收所需的文件材料和说明。3.根据验收意见，对项目档案存在的问题进行整改，整改完成后将整改情况书面报告公司档案管理部门。（四）项目归档阶段1.项目档案预验收合格后，档案项目经理按照公司档案移交规定，填写档案移交清单，将项目档案及时移交公司档案管理部门。2.与公司档案管理部门办理档案交接手续，双方在交接清单上签字确认，明确档案移交的数量、质量和责任。四、档案质量控制（一）质量标准1.档案内容应真实、准确、完整，与项目实际情况相符，能够全面反映项目的全过程。2.档案整理应符合国家有关档案分类标准和公司档案管理制度的要求，分类科学合理，编号规范统一，编目清晰准确。（二）质量控制措施1.培训教育：加强对项目团队成员的档案质量意识培训，使其熟悉档案质量标准和要求，提高档案质量意识。2.过程监督：在项目档案管理过程中，档案项目经理要加强对各个环节的监督检查，及时发现和纠正质量问题。3.审核把关：严格执行档案审核制度，对档案的内容、整理质量等进行认真审核，确保档案质量符合要求。4.整改落实：对审核中发现的质量问题，要明确整改责任人，限期整改落实，整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。五、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案存储、保管、利用等环节的安全要求和操作规程。2.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高安全意识，防止档案泄密事件的发生。（二）安全措施1.存储环境：档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案存储安全。2.设备设施：配备必要的档案安全防护设备设施，如消防器材、温湿度调节设备、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设备设施正常运行。3.电子档案安全：加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、损坏和泄密。4.利用安全：严格执行档案利用审批制度，对档案查阅、借阅等利用活动进行登记和跟踪，确保档案利用过程中的安全。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化：对公司存量档案和项目档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统开发：开发适合公司档案管理需求的信息化管理系统，具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能。3.安全保障：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息在存储、传输和利用过程中的安全。（三）实施步骤1.规划设计阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤，进行系统设计和方案论证。2.系统建设阶段：按照规划设计要求，组织开展档案数字化工作和信息化管理系统开发建设工作。3.系统测试与上线阶段：对开发完成的信息化管理系统进行测试，确保系统功能正常、运行稳定。测试合格后，正式上线运行。4.运行维护阶段：对档案信息化管理系统进行日常运行维护，及时处理系统故障和问题，不断优化系统功能，提高系统运行效率。七、档案绩效考核（一）考核指标1.档案收集完整性：考核项目档案收集是否齐全，有无遗漏重要文件材料。2.档案整理规范性：检查档案整理是否符合分类标准和编号、编目等要求。3.档案归档及时性：考核档案是否按照规定时间及时移交公司档案管理部门。4.档案利用服务满意度：通过用户反馈调查，了解公司内部各部门对档案利用服务的满意度。5.档案安全管理情况：检查档案存储、保管、利用等环节的安全措施落实情况，有无发生档案安全事故。（二）考核方式1.定期考核：每季度对档案项目经理的工作进行一次定期考核，考核结果作为绩效奖金发放和岗位晋升的重要依据。2.不定期抽查：公司档案管理部门不定期对项目档案管理工作进行抽查，对发现的问题及时反馈给档案项目经理，并纳入考核范围。（三）考核结果应用1.绩效奖金：根据考核结果，发放相应的绩效奖金，激励档案项目经理积极履行职责，提高档案管理工作质量。2.岗位晋升：考核结果优秀的档案项目经理，在岗位晋升、评先评优等方