雄安新区档案制度

雄安新区档案制度一、总则（一）目的为加强雄安新区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在新区建设、发展和管理中的重要作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合雄安新区实际情况，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于雄安新区内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则雄安新区档案管理工作实行统一领导，各单位在新区档案管理部门的指导下，负责本单位档案的具体管理工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各单位应确保档案的收集、整理、归档工作全面、准确，如实反映各项工作的真实情况和历史过程，保证档案内容的完整性和准确性。3.安全保密原则档案管理工作必须高度重视安全保密，采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密事件发生。4.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，优化档案整理和保管方式，建立科学合理的检索体系，提高档案利用效率，为新区各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构与职责（一）雄安新区档案管理部门1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定新区档案管理的规章制度和业务标准，并组织实施。2.统筹规划和指导新区档案事业发展，对各单位档案管理工作进行监督、检查和考核，确保档案管理工作符合要求。3.负责接收、征集、整理和保管新区重要档案资料，建立新区档案信息资源库，实现档案信息的集中管理和共享利用。4.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高新区档案管理人员的业务素质和专业水平。5.指导各单位档案信息化建设，推动档案管理技术创新，提高档案管理工作的现代化水平。（二）各单位档案管理部门1.贯彻执行国家和新区有关档案工作的法律法规、规章制度和业务标准，制定本单位档案管理实施细则，并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和系统。3.建立健全本单位档案管理制度，明确档案管理岗位职责，加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理工作质量。4.负责本单位档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立本单位档案信息管理系统，实现档案信息的便捷查询和利用。5.按照规定向雄安新区档案管理部门移交应归档的档案资料，积极配合新区档案管理部门开展档案业务工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理工作的法律法规、规章制度和业务标准，热爱档案工作，忠于职守，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、分类、编目工作，确保档案的质量符合要求。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、丢失和霉变。4.建立档案检索体系，编制档案检索工具，为档案利用提供便利条件。5.积极开展档案利用工作，根据工作需要及时、准确地提供档案资料，为领导决策、工作查考和历史研究等提供服务。6.负责档案信息化管理工作，熟练掌握档案管理软件和信息技术，做好档案数据的录入、存储、备份和维护工作。7.参与档案业务培训和学术研究活动，不断提高自身业务素质和专业水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事档案等。2.本单位在各项业务活动中形成的文件材料，如工程建设项目文件、科研项目文件、招投标文件、合同协议、业务往来信函等。3.本单位机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，包括机构设置文件、人员编制文件、变更登记文件、注销文件等。4.本单位资产产权登记、评估、处置等方面的文件材料，如房产证、土地证、资产清查报告、评估报告、处置批复等。5.本单位重要活动、重大事件形成的文件材料，如开幕式、闭幕式文件、纪念活动文件、突发事件处理文件等。6.本单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关材料，包括证书复印件、照片、说明等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确文件材料收集的责任部门和责任人标准，确保文件材料及时、完整地收集到位。2.档案管理人员应主动参与本单位各项业务活动，了解文件材料形成情况，及时督促相关部门和人员做好文件材料的收集工作。3.对重要文件材料，应实行跟踪收集，确保文件材料不遗漏、不丢失。4.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。（三）归档要求1.各单位应按照档案管理的有关规定，定期对收集到的文件材料进行整理归档。归档时间一般为次年上半年，具体时间由各单位根据实际情况确定。2.归档文件材料应进行分类、编号、编目，编制归档文件目录，确保档案的系统性和便于查找利用。3.归档文件材料应采用纸质和电子两种形式保存。纸质档案应使用符合档案保管要求的纸张和装具，进行规范装订；电子档案应按照规定的格式和存储要求进行整理存储，确保数据的真实性、完整性和可读性。4.归档文件材料应填写归档说明，对文件材料的形成背景、主要内容以及与其他文件材料的关联等进行简要说明，以便于档案的查阅和理解。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案文书档案按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。即先将文件材料按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）进行分类，最后根据文件材料的保管期限分为永久、长期、短期三类。2.科技档案科技档案按照项目专业阶段的分类方法进行整理。即先将科技项目文件按项目分开，再在每个项目内按专业进行分类，最后根据项目进展阶段分为前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.会计档案会计档案按照会计年度类别保管期限的分类方法进行整理。即先将会计文件按会计年度分开，再在每个年度内按类别分为会计凭证、会计账簿、财务报告等，最后根据保管期限分为永久、定期两类。4.人事档案人事档案按照个人类别时间顺序的分类方法进行整理。即先将人事档案按个人分开，再在每个人的档案内按类别分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等，最后按照时间顺序排列。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案应进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号方法。文书档案编号一般采用“全宗号年度保管期限流水号”的形式；科技档案编号一般采用“项目代号专业代号阶段代号流水号”的形式；会计档案编号一般采用“年度类别保管期限流水号”的形式；人事档案编号一般采用个人身份证号或人事档案编号。2.编目编目是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，包括编制卷内文件目录、案卷目录、全宗目录等。卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目；全宗目录应包括全宗号、全宗名称、立档单位历史沿革、全宗内档案情况介绍等项目。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。（二）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找利用。同时，应建立档案存放位置索引，并在档案库房显著位置标明。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.防火档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。2.防潮档案库房应采取防潮措施，如安装除湿设备、密封门窗、铺设防潮地面等。对受潮的档案应及时进行干燥处理，防止档案霉变。3.防虫档案库房应采取防虫措施，如放置防虫药品、安装防虫灯具、定期清扫库房等。对发现虫害的档案应及时进行处理，防止虫害扩散。4.防盗档案库房应安装防盗设施，如防盗门、防盗窗、监控设备等，并确保设施完好有效。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。5.防光档案库房应采取防光措施，如安装遮光窗帘、使用防光灯具等，避免档案长时间暴露在强光下，防止档案褪色和老化。6.防尘档案库房应保持清洁卫生，定期清扫库房，防止灰尘积累。同时，应安装防尘设备，如空气过滤器等，减少灰尘对档案的损害。7.防有害气体档案库房应采取防有害气体措施，如安装通风设备、净化空气设备等，避免有害气体对档案的侵蚀。严禁在档案库房附近堆放有毒有害物品。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为新区各项工作提供优质高效的档案信息服务。（二）利用方式1.查阅各单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经本单位档案管理部门负责人批准后，到档案库房查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、损毁或抽取档案材料。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经本单位档案管理部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员详细说明档案保管要求和注意事项，并对借阅人员进行登记。借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。3.复制提供对需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经本单位档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制档案应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件的质量。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、单位、利用内容、利用方式、归还时间等。档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。（四）利用监督档案管理部门应加强对档案利用工作的监督检查，定期对档案利用情况进行统计分析，发现问题及时处理。对违反档案利用规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织雄安新区档案管理部门应成立档案鉴定工作小组，负责对新区范围内各单位档案的鉴定工作进行指导和监督。各单位应成立由档案管理人员、业务部门负责人和有关专家组成的档案鉴定工作小组，负责本单位档案的鉴定工作。（三）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关法律法规和档案保管期限表，结合档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对具有重要历史价值、现实查考价值和凭证作用的档案，应予以永久保存；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可以确定为长期或短期保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（四）鉴定程序1.初步审查档案管理部门或各单位档案鉴定工作小组应定期对保管期满的档案进行清理，对档案的内容、来源、时间、形式等进行初步审查，确定需要鉴定的档案范围。2.详细审查对初步审查确定需要鉴定的档案，档案鉴定工作小组应进行详细审查，全面分析档案的保存价值，提出鉴定意见。3.审批档案鉴定工作小组提出的鉴定意见应报本单位档案管理部门负责人和分管领导审批。对需要销毁的档案，应报经单位主要领导批准。4.销毁经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。（五）销毁清册销毁档案应编制销毁清册，销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级、销毁时间、销毁人等项目。销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门保存，一份由单位财务部门保存，作为档案销毁的凭证。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.各单位应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，并按时报送雄安新区档案管理部门。2.档案统计报表应数据准确、内容完整、报送及时，不得虚报、瞒报、漏报。档案管理部门应定期对各单位档案统计工作进行检查和指导，确保档案统计工作的质量。（二）移交工作1.各单位应按照规定向雄安新区档案管