档案制度管理办法

档案制度管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。5.便利性原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和维护，提高工作效率。（四）定义1.档案：是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案管理：是指对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等工作。3.指导和监督公司各部门、分支机构、子公司的档案管理工作。4.组织开展公司档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.负责公司档案的统计工作，定期向上级主管部门报送档案统计报表。6.参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案的完整、准确。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并定期向公司档案管理部门移交档案。2.各部门应建立健全本部门档案管理制度，确保档案的安全和完整。3.各部门应积极配合公司档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项工作中形成具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，包括但不限于：公司设立、变更、注销等相关文件。公司年度工作计划、总结、报告等。公司会议纪要、决议、记录等。公司规章制度、办法、细则等。公司合同、协议、订单等。公司财务报表、审计报告、税务资料等。公司人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。公司技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。公司市场调研资料、营销活动方案、客户信息等。公司工程建设项目资料、设备采购合同、安装调试记录等。公司荣誉证书、获奖文件等。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的个人文件、资料，如工作笔记、调研报告、项目方案等，应按照公司要求及时提交给所在部门，由部门统一整理归档。（二）档案收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。4.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照公司规定进行备份和存储。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：对档案进行编目，包括编制案卷目录、卷内目录、备考表等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。四、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门应定期将整理好的档案移交公司档案管理部门进行归档。归档时间一般为每年的[具体时间]。2.档案管理部门在接收档案时，应按照档案管理的要求进行审核，对不符合要求的档案，应退回原部门进行补充或修正。3.档案管理部门应建立档案归档登记制度，对归档的档案进行详细登记，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司具有长远利用价值的档案，如公司设立、变更、注销等相关文件，公司年度工作计划、总结、报告等，公司规章制度、办法、细则等，公司合同、协议、订单等，公司财务报表、审计报告、税务资料等，公司人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等，公司技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等，公司市场调研资料、营销活动方案、客户信息等，公司工程建设项目资料、设备采购合同、安装调试记录等，公司荣誉证书、获奖文件等。长期保管的档案：是指反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限一般为[具体年限]。短期保管的档案：是指反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限一般为[具体年限]。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况进行综合考虑，并在档案整理时予以明确标注。（三）档案保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。4.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。5.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅，应经公司分管领导审批后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司档案管理部门负责人审核，公司分管领导审批后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好记录。（二）查阅程序1.查阅人应按照规定填写《档案查阅申请表》，提交相关审批手续。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人提供相应的档案，并按照规定进行登记。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。4.查阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。2.档案管理部门应根据查阅人的利用需求，提供必要的帮助和支持，确保档案的有效利用。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的利用，应按照公司相关保密规定进行管理，防止泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织公司相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案的价值进行全面评估，提出鉴定意见。3.档案鉴定意见应经公司分管领导审批后生效。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好记录。4.档案销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，由档案管理部门保存[具体年限]。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案统计报表应按照国家有关规定和公司要求进行编制，确保统计数据的真实、准确、完整。3.档案统计报表应定期向上级主管部门报送，并抄送公司相关部门。（二）档案移交1.公司因机构调整、重组、合并等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和公司要求