档案装订制度

档案装订制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案的保管和利用价值，依据国家有关法律法规和行业标准，特制定本档案装订制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。（三）基本原则1.遵循档案形成规律：按照档案的形成时间、来源、内容等自然规律进行装订，保持档案之间的有机联系。2.便于保管和利用：装订后的档案应整齐、牢固，便于存放、查阅和复制，同时要符合档案保护的要求。3.保证质量：严格按照本制度规定的装订要求和操作流程进行装订，确保档案装订质量。二、档案装订要求（一）装订前准备1.整理档案对收集到的档案材料进行全面清理，剔除重复、无效和无关的材料。按照档案分类方案，对档案进行分类、排序，确保档案顺序正确。检查档案材料的完整性，对破损、缺页、字迹模糊等问题进行修复或补充。2.去除金属物：将档案材料中的订书钉、回形针、大头针等金属物全部去除，防止金属物对档案造成腐蚀。3.折叠纸张对于大于A4纸规格的纸张，应按照A4纸大小进行折叠，折叠时要注意整齐、美观，不得影响文字内容的阅读。对于小于A4纸规格的纸张，应粘贴在A4纸上，粘贴时要注意平整、牢固，不得覆盖文字内容。（二）装订方式1.文书档案采用左侧装订方式，装订线距左侧边15mm，距上边20mm。使用三孔一线装订法，即在文件左侧均匀打三个孔，孔距为70mm，用线绳从孔中穿过，将文件装订牢固。对于较厚的文件，可以采用多册装订或分册装订的方式，但每册厚度不宜超过20mm。2.科技档案科技档案的装订方式应根据档案的类型和特点进行选择，一般可采用左侧装订或骑马订装订。对于图纸类档案，应将图纸折叠成A4纸大小后进行装订，装订时要注意图纸的顺序和方向，确保图纸内容完整、清晰。对于科技文件材料较多的档案，可以采用活页夹装订或装盒保管，但要在活页夹或档案盒上注明档案的编号、名称、日期等信息。3.会计档案会计档案应按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定进行装订。会计凭证应按月装订成册，装订时要加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。会计账簿应在年度终了后，按照规定进行整理、装订，装订时要注意账簿的顺序和页码，确保账簿内容完整、连续。4.人事档案人事档案应按照中组部、国家档案局发布的《干部人事档案工作条例》的规定进行装订。人事档案材料应分类整理，按照档案内容的重要程度和时间顺序进行排列，然后采用左侧装订方式进行装订。人事档案装订时要注意保持档案材料的原貌，不得随意涂改、抽取或添加档案材料。（三）装订材料1.装订线：应选用质量好、不易断裂的线绳，如棉线、麻线等，颜色应与档案纸张颜色相协调。2.封面、封底：文书档案的封面、封底应采用质地较好的纸张，如牛皮纸、卡纸等，封面应注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.装订夹：科技档案、会计档案、人事档案等可根据需要选用合适的装订夹，如活页夹、档案盒等，装订夹应具有一定的强度和密封性，能够有效保护档案。（四）装订质量要求1.装订牢固：装订后的档案应牢固、平整，不得有散页、掉页现象。2.整齐美观：装订线应整齐、均匀，不得有歪斜、断线等情况，档案页面应平整、无褶皱。3.不影响阅读：装订时应注意避免装订线覆盖文字内容，确保档案内容清晰、完整，便于查阅。三、档案装订流程（一）文书档案装订流程1.整理分类：按照文书档案分类方案，对文件进行分类、排序。2.去除金属物：将文件中的金属物全部去除。3.折叠纸张：对大于A4纸规格的纸张进行折叠，小于A4纸规格的纸张粘贴在A4纸上。4.打孔装订：在文件左侧均匀打三个孔，孔距为70mm，用线绳从孔中穿过，将文件装订牢固。5.加封封面、封底：在装订好的文件左侧加封封面、封底，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。6.检查验收：装订完成后，对档案进行检查验收，确保装订质量符合要求。（二）科技档案装订流程1.整理分类：按照科技档案分类方案，对科技文件材料进行分类、排序。2.去除金属物：将科技文件材料中的金属物全部去除。3.折叠图纸：对于图纸类档案，将图纸折叠成A4纸大小。4.选择装订方式：根据科技档案的类型和特点，选择左侧装订或骑马订装订方式。5.装订成册：按照选定的装订方式进行装订，装订时要注意保持档案材料的顺序和方向。6.加封封面、封底：在装订好的档案左侧加封封面、封底，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。7.装盒保管：将装订好的档案装入档案盒中，在档案盒上注明档案的编号、名称、日期等信息。8.检查验收：装订完成后，对档案进行检查验收，确保装订质量符合要求。（三）会计档案装订流程1.整理凭证：将会计凭证按照编号顺序整理整齐，剔除重复、无效和无关的凭证。2.粘贴附件：对于会计凭证的附件，应粘贴在凭证后面，粘贴时要注意平整、牢固，不得覆盖凭证内容。3.加具封面、封底：在会计凭证左侧加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。4.打孔装订：在会计凭证左侧均匀打三个孔，孔距为70mm，用线绳从孔中穿过，将凭证装订牢固。5.检查验收：装订完成后，对会计凭证进行检查验收，确保装订质量符合要求。（四）人事档案装订流程1.整理材料：按照人事档案内容分类，对人事档案材料进行整理，剔除重复、无效和无关的材料。2.排序编号：按照档案内容的重要程度和时间顺序，对人事档案材料进行排序，并编写页码。3.去除金属物：将人事档案材料中的金属物全部去除。4.折叠纸张：对大于A4纸规格的纸张进行折叠，小于A4纸规格的纸张粘贴在A4纸上。5.左侧装订：采用左侧装订方式，将人事档案材料装订成册，装订时要注意保持档案材料的原貌，不得随意涂改、抽取或添加档案材料。6.加封封面、封底：在装订好的人事档案左侧加封封面、封底，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。7.检查验收：装订完成后，对人事档案进行检查验收，确保装订质量符合要求。四、档案装订人员职责1.档案管理人员负责档案装订工作的组织和协调，制定档案装订计划，确保档案装订工作按时、按质完成。对档案装订人员进行培训，指导档案装订人员正确掌握档案装订的方法和技巧，提高档案装订质量。对装订好的档案进行检查验收，确保档案装订质量符合要求，对不符合要求的档案及时进行整改。2.档案装订人员按照档案装订制度和操作流程，认真做好档案装订工作，确保档案装订质量。对档案装订过程中发现的问题及时向档案管理人员报告，如档案材料不完整、字迹模糊等，以便及时采取措施进行处理。负责档案装订工具和材料的保管和使用，定期对装订工具和材料进行检查和维护，确保其正常使用。五、档案装订后的保管与利用1.保管要求装订后的档案应按照档案保管期限和分类方案进行存放，确保档案存放有序、便于查找。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保护的要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.利用规定公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案保管场所。外单位人员因工作需要查阅档案时，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅，并由档案管理人员陪同查阅。查阅档案时不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照档案内容，应经档案管理部门负责人批准。档案管理人员应严格按照档案查阅申请表和批准意见提供档案，对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。查阅结束后，应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。六、监督与检查1.定期检查：档案管理部门应定期对档案装订工作进行检查，检查内容包括档案装订质量、装订流程执行情况、档案材料完整性等，发现问题及时整改。2.不定期抽查：公司/组织内部审计、纪检等部门应不定期对档案装订工作进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.考核评价：将档案装订工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案装订工作质量高、成绩突出的部门和个人进行表