档案管理基本制度

档案管理基本制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织工作活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，满足公司/组织各项工作的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理的日常工作。其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和鉴定公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。3.编制档案检索工具，开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供档案信息服务。4.对公司/组织各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导，开展档案业务培训和宣传工作。5.做好档案的鉴定、销毁和移交工作，按照规定向有关部门和单位移交档案。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。其职责如下：1.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，确保档案的质量。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门的档案，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，为查阅档案的人员提供必要的协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几类：1.行政管理类包括公司/组织的章程、制度、会议记录、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报、决定、决议、函件、简报、大事记等文件材料。2.人事管理类包括员工的招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、调动、离职等人事档案材料，以及员工的劳动合同、工资福利、社会保险等相关文件。3.财务管理类包括公司/组织的财务预算、决算、财务报表、会计凭证、账簿、审计报告、税务申报等财务文件材料。4.业务经营类包括公司/组织的市场调研、市场营销、产品研发、生产管理、质量管理、客户服务等业务活动中形成的文件材料。5.基本建设类包括公司/组织的基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等文件材料。6.设备仪器类包括公司/组织的设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、报废等文件材料。7.声像电子类包括公司/组织的照片、录音、录像、光盘、磁盘等声像电子文件材料。8.其他类包括上述各类未涵盖的其他档案材料。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级类目用大写字母表示，如行政管理类用“A”表示，人事管理类用“B”表示，财务管理类用“C”表示，业务经营类用“D”表示，基本建设类用“E”表示，设备仪器类用“F”表示，声像电子类用“G”表示，其他类用“H”表示。2.二级类目用两位数字表示，如行政管理类中的会议记录用“A01”表示，工作计划用“A02”表示等。3.三级类目用三位数字表示，如行政管理类中会议记录的某次会议记录用“A01001”表示。4.档案编号应按照档案分类顺序依次编排，不得有空号、重号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集公司/组织外部有关单位发送的与公司/组织业务相关的文件材料。3.对重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。4.员工离职时，应将本人保管的属于公司/组织的档案材料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对纸质档案，应进行装订、编页、编目、装盒等工作；对声像电子档案，应进行分类、编号、标注、存储等工作。4.档案整理过程中，应剔除重复、无用的文件材料，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.做好档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事故的发生。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案；外部单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提前向档案管理部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容和期限等，并加盖单位公章。档案管理部门审核同意后，双方签订《档案查阅、借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出档案库房。4.档案查阅、借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如需延期，应办理延期手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员的姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称、查阅或借阅目的等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容档案鉴定工作小组应从档案的内容、来源、时间、形式等方面对档案进行全面审查，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》和相关审批文件作为档案保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）档案移交1.公司/组织撤销、合并或分立时，应按照国家有关规定，