机关档案销毁制度

机关档案销毁制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案信息的安全与完整，规范档案销毁工作流程，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在履行职能活动中形成的，已失去保存价值需进行销毁处理的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保销毁过程合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取必要的安全保密措施，防止档案信息的泄露和丢失。3.集中管理原则：档案销毁工作实行集中统一管理，由机关档案管理部门负责组织实施。4.审批监督原则：档案销毁必须经过严格的审批程序，并接受监督检查，确保销毁工作的严肃性和公正性。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由机关分管档案工作的领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、业务部门负责人以及相关专业人员。（二）鉴定标准1.法律依据：依据国家法律法规和政策规定，判断档案是否涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等，以及是否已过保密期限或法律时效。2.工作查考价值：根据档案对本机关各项工作的查考利用价值，如是否为重要决策、业务流程、历史沿革等提供依据，评估其是否仍具有参考意义。3.保存期限：按照国家档案局及相关行业标准规定的各类档案保存期限，对超过保存期限的档案进行重点鉴定。（三）鉴定程序1.定期鉴定：档案管理部门每年定期对库存档案进行全面清查，根据鉴定标准，初步筛选出拟销毁档案清单。2.部门初审：将拟销毁档案清单分发给各业务部门，由部门负责人组织相关人员进行初审，对档案的内容和价值进行再次评估，并提出初审意见。3.小组会审：档案鉴定小组召开会审会议，对各部门初审意见进行集中讨论和审议。结合档案的形成背景、历史价值、现实用途等因素，综合判定档案是否确无保存价值，形成最终的鉴定结论。三、销毁审批（一）审批流程1.申请：档案管理部门根据档案鉴定小组的鉴定结论，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案鉴定报告。2.初审：申请表提交至机关办公室，由办公室负责人对申请内容进行初审，审核申请材料的完整性和准确性，确保申请事项符合规定程序。3.复审：初审通过后，申请表流转至机关分管档案工作的领导进行复审。领导根据档案管理的总体要求和机关工作实际情况，对销毁申请进行全面审查，做出是否批准销毁的决定。4.批准：经分管领导批准同意销毁的档案，由领导签署审批意见，并加盖机关公章。（二）特殊情况处理对于涉及重要敏感信息或可能存在争议的档案，在销毁审批前，需报上级主管部门或相关保密机构进行审核确认，确保销毁工作符合更高层级的管理要求和保密规定。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的性质、数量和保密要求，选择合适的销毁方式。1.焚烧：对于纸质档案等一般文件材料，可采用焚烧方式进行销毁。焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，并确保完全燃烧，不留任何痕迹。2.粉碎：对于一些不宜焚烧或需要保留一定时间以备查考的档案，可采用粉碎方式。粉碎后的档案颗粒应达到一定的细度标准，确保无法恢复原有信息。3.电子数据擦除：对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除操作，确保数据无法被恢复。擦除后的存储介质可根据实际情况进行物理销毁或另行存储保管。（二）销毁执行1.组织安排：档案管理部门负责组织实施档案销毁工作，制定详细的销毁计划，明确销毁时间、地点、人员分工等事项。2.现场监督：销毁过程中，必须有两名以上工作人员在场进行监督，确保销毁工作按照规定程序和要求进行。监督人员要对销毁情况进行全程记录，包括销毁时间、地点、方式、档案数量等信息。3.安全保障：在销毁现场，要配备必要的安全防护设备和消防器材，确保销毁工作安全进行。如采用焚烧方式，要防止火灾事故发生；采用粉碎方式，要防止设备故障和粉尘污染等问题。五、销毁记录（一）记录内容建立档案销毁记录档案，详细记录每一批次档案销毁的全过程信息。记录内容包括：1.销毁申请表编号：与档案销毁申请表相对应的编号，便于查询和追溯。2.档案名称及数量：准确记录拟销毁档案的具体名称和数量。3.鉴定结论：注明档案鉴定小组对该批档案的鉴定意见和销毁原因。4.审批情况：记录销毁申请的审批过程，包括初审、复审意见及批准结果。5.销毁时间及地点：明确档案销毁的具体时间和地点。6.销毁方式：说明采用的销毁方式，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。7.监督人员签名：由现场监督人员签字确认销毁工作的真实性和准确性。（二）记录保存档案销毁记录档案应长期保存，保存期限不少于档案规定保存期限。保存方式可采用纸质档案与电子档案相结合的方式，确保记录信息的完整性和可查阅性。六、监督检查（一）内部监督1.定期检查：机关内部审计部门定期对档案销毁工作进行检查，重点检查销毁审批程序是否合规、销毁记录是否完整、销毁方式是否符合要求等。2.随机抽查：不定期对档案销毁现场进行随机抽查，核实销毁工作的实际执行情况，防止出现违规操作或弄虚作假现象。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门以及相关纪检监察部门的监督检查。对监督检查中发现的问题，要及时整改落实，并将整改情况报告上级部门。七、责任追究（一）责任界定在档案销毁工作中，因故意或重大过失导致档案信息泄露、丢失、未按规定程序销毁等情况，将追究相关责任人的责任。具体责任界定如下：1.档案管理部门责任：负责档案鉴定、销毁申请、组织实施等工作，如因工作失误或违规操作导致档案销毁工作出现问题，承担主要责任。2.业务部门责任：参与档案鉴定初审工作，提供档案价值评估意见。若因提供虚假信息或未认真履行初审职责，对档案销毁工作造成影响，承担相应责任。3.监督人员责任：对销毁现场进行监督，如未履行监督职责或监督不力，导致销毁工作不符合规定要求，承担监督失职责任。4.审批人员责任：对档案销毁申请进行审批，如审批过程中把关不严，导致不应销毁的档案被批准销毁，承担审批失误责任。（二）责