档案接待查阅制度

档案接待查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案接待查阅工作，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及与公司有业务往来的外部单位和个人在办理相关事务时涉及的档案接待查阅活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：确保档案信息在接待查阅过程中的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.高效服务原则：以方便利用者为出发点，提供优质、高效的档案查阅服务，满足合理的查阅需求。二、档案接待查阅职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案接待查阅制度，并组织实施。2.负责档案接待查阅场所的日常管理，包括环境维护、设备配置等。3.负责接待查阅申请的受理、登记、审核和安排。4.负责档案查阅过程的监督和指导，确保查阅工作规范进行。5.负责对档案查阅结果进行记录和整理，及时归档相关资料。（二）利用部门职责1.明确本部门档案利用需求，向档案管理部门提交查阅申请，并说明查阅目的、范围和时间要求等。2.配合档案管理部门做好查阅前的准备工作，如提供必要的证明材料等。3.在档案管理部门安排的场所内进行查阅，遵守查阅纪律，不得擅自将档案带出指定场所。4.对查阅过程中发现的档案问题及时反馈给档案管理部门。（三）其他相关部门职责1.协助档案管理部门做好档案接待查阅的相关工作，如提供技术支持、安全保障等。2.对涉及本部门业务的档案查阅申请进行审核，提出意见和建议。三、档案接待查阅流程（一）查阅申请1.利用者需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、档案名称、文号、形成时间、查阅范围、查阅时间等信息。2.申请表应由利用部门负责人签字并加盖部门公章，提交至档案管理部门。（二）申请受理与审核1.档案管理部门收到查阅申请后，对申请表的内容进行初步审核，检查填写是否完整、准确，手续是否齐全。2.对于符合要求的申请，档案管理部门予以受理；对于不符合要求或者存在疑问的申请，及时与利用部门沟通，要求补充或修正相关信息。（三）查阅安排1.档案管理部门根据利用者的查阅需求，在确保档案安全和不影响正常工作的前提下，合理安排查阅时间和场所。2.提前通知利用者查阅的具体时间、地点和注意事项，并告知其应携带的有效证件。（四）查阅过程1.利用者凭有效证件到档案管理部门指定的场所进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范。2.利用者只能查阅经审核同意的档案范围，不得擅自扩大查阅范围或查阅未经批准的档案。3.查阅过程中，利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（五）查阅结果处理1.查阅结束后，利用者应将查阅的档案归还原位，由档案管理人员进行核对和整理。2.对于摘录、复制的档案资料，利用者应在规定的时间内归还档案管理部门，并在相关记录上签字确认。3.档案管理部门对查阅过程中发现的问题及时进行记录和处理，如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即采取措施，并追究相关人员的责任。四、档案查阅范围与限制（一）查阅范围1.公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等，凡与利用者业务相关且符合规定的档案均可查阅。2.经公司领导批准，涉及公司重大事项、历史沿革、重要决策等方面的档案，可根据需要提供查阅。（二）查阅限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经公司授权，不得查阅。2.正在进行重要业务处理且可能因查阅档案而影响业务正常开展的档案，在特定时间段内限制查阅。3.法律法规规定不得公开查阅的档案，按照相关规定执行。五、档案摘录与复制规定（一）摘录规定1.利用者如需摘录档案内容，应向档案管理部门提出申请，说明摘录的目的、范围和用途。2.档案管理人员对申请进行审核，同意后，为利用者提供必要的摘录条件。3.摘录应忠实于原文，不得断章取义、歪曲原意。摘录内容应注明出处，包括档案名称、文号、形成时间、页码等。（二）复制规定1.利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制的档案名称、文号、形成时间、复制份数、用途等信息。2.申请表经利用部门负责人签字并加盖部门公章后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请进行审核，根据档案的重要性、敏感性以及利用者的需求，决定是否批准复制。对于批准复制的申请，明确复制的方式（如复印、扫描等）和份数。4.复制档案应使用公司统一规定的纸张和设备，确保复制件清晰、完整。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件与原件核对无误[核对人姓名]”字样。5.对于涉及公司核心机密或重要信息的档案复制，应采取加密、存储介质管理等措施，防止信息泄露。六、档案安全与保密措施（一）场所安全1.档案接待查阅场所应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并定期进行检查和维护。2.场所应安装监控设备，对查阅区域进行实时监控，确保查阅过程的安全。3.查阅场所应保持整洁、通风良好，温度、湿度适宜，以利于档案的保存。（二）人员管理1.档案管理人员应经过专业培训，具备良好的职业道德和保密意识，熟悉档案管理业务和安全保密规定。2.对进入查阅场所的人员进行严格登记，包括姓名、单位、证件号码、查阅时间等信息。3.严禁无关人员进入档案查阅场所，档案管理人员不得擅自允许他人单独在场所内查阅档案。（三）档案保密1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在查阅过程中，档案管理人员应监督利用者的行为，防止其违规操作导致档案信息泄露。3.对于涉及保密档案的查阅，应采取专门的保密措施，如在专门的保密区域查阅、限制查阅时间、对查阅过程进行全程监控等。4.利用者查阅结束后，档案管理人员应及时对查阅场所进行清理，检查是否有档案遗留或信息泄露的情况。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案接待查阅制度的执行情况进行审计监督，检查查阅流程是否规范、档案安全保密措施是否落实等。2.档案管理部门定期对自身工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善档案接待查阅工作。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，对提出的意见和建议及时整改落实。2.对于涉及档案查阅的投诉和举报，认真调查处理，及时反馈处理结果。八、违规处理（一）利用者违规处理1.利用者如有违反本制度规定的行为，如擅自扩大查阅范围、涂改档案、泄露档案信息等，档案管理部门有权立即停止其查阅，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.对于给公司造成损失的，利用者应依法承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）档案管理人员违规处理1.档案管理人员如有违反本制度规定的行为，如擅自允许他人查阅档案、泄露档案信息、未履行监督职责等，公司将视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分。2.对于因违规行为给