档案制度真奇葩

档案制度真奇葩一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定并组织实施公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.对档案进行安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理技能。8.积极为公司/组织各项工作提供档案信息支持，参与档案利用服务工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理档案：涵盖公司/组织在生产、经营、研发、销售等业务活动中形成的合同协议、项目文档、技术资料、市场调研资料、客户信息等。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像、电子文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。3.员工在工作中形成的个人业务档案，应定期移交至档案管理部门。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源和内容性质，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务管理类、特殊载体类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.编目：对档案进行详细编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行规范化装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.行政管理类：按照文件性质、用途分为综合管理、人力资源管理、财务管理、行政管理等二级类目。2.业务管理类：根据不同业务领域，分为生产管理、市场营销、技术研发、质量管理等二级类目。3.特殊载体类：分为照片档案、录音档案、录像档案、电子档案等二级类目。（二）编号规则1.档案编号采用层次编码法，由全宗号、年度号、类别号、项目号、案卷号、件号等组成。2.全宗号：为公司/组织档案管理的唯一标识，由档案管理部门统一编制。3.年度号：采用公元纪年，以四位数字表示，如“20XX”。4.类别号：根据档案分类标准，用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务管理类，“C”代表特殊载体类。5.项目号：针对业务管理类档案中的重大项目，用阿拉伯数字表示项目编号。6.案卷号：按照档案整理顺序，对每一案卷编制的顺序号，用三位阿拉伯数字表示。7.件号：在卷内文件排列顺序号，用两位阿拉伯数字表示。例如：某份行政管理类档案编号为：[全宗号][年度号][类别号][案卷号][件号]，假设全宗号为“01”，年度号为“2023”，类别号为“A”，案卷号为“001”，件号为“01”，则该档案编号为：012023A00101。五、档案的保管期限（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）确定保管期限的原则1.依据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素综合确定。2.涉及公司/组织核心业务、重大决策、重要权益等方面的档案，应列为永久保管。3.文件内容相对稳定，在较长时间内仍有查考价值的，可列为30年保管期限。4.文件内容在较短时间内查考价值不大的，可列为10年保管期限。（三）保管期限的调整1.档案管理部门应定期对已确定保管期限的档案进行复查，根据档案的实际价值和公司/组织发展变化情况，及时调整保管期限。2.对于保管期限调整的档案，应做好记录，并通知相关部门。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位或个人查阅公司/组织档案的，必须持有单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准，档案管理部门方可提供查阅服务。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经审批后，查阅人凭有效证件到档案管理部门查阅档案。3.档案管理部门工作人员根据查阅申请表，提供相应档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为公司/组织各项工作提供档案信息支持，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.对于重要的档案利用需求，档案管理部门可提供档案整理、编目、摘要等增值服务。3.建立档案利用效果反馈机制，及时了解档案利用情况，总结经验，不断改进档案利用服务工作。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可列为销毁范围。3.对于涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，即使已超过保管期限，也应严格按照保密规定进行处理，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁工作完成后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理效率和服务水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的编目信息录入档案信息化管理系统，建立准确的数据库。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和修改，确保数据准确无误。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全与保密。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为公司/组织决策提供数据支持。（四）数据安全与备份1.建立严格的