工程档案查询制度

工程档案查询制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，规范工程档案查询行为，确保工程档案的安全与完整，充分发挥工程档案在公司生产、经营、管理等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组以及与公司有业务往来的外部单位因工作需要查询工程档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保工程档案查询工作合法合规。2.安全保密原则在工程档案查询过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。同时，对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案要严格保密。3.服务工作原则以服务公司各项工作为宗旨，在确保档案安全和遵守规定的前提下，为查询人员提供便捷、高效的档案查询服务，满足工作需要。二、工程档案的范围与分类（一）工程档案范围1.工程项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.工程设计文件，如初步设计、施工图设计等相关图纸、文件。3.工程施工过程中的各类文件，涵盖施工组织设计、施工日志、技术交底记录、工程变更通知、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录等。4.工程监理文件，如监理规划、监理月报、监理通知单等。5.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、质量检验报告、竣工图等。6.与工程相关的其他文件，如工程招投标文件、合同协议等。（二）工程档案分类根据工程档案的形成阶段、内容性质等因素，将工程档案分为以下几类：1.项目前期档案：主要记录工程项目前期筹备阶段的各项文件。2.设计档案：集中保存工程设计过程中产生的各类文件资料。3.施工档案：详细反映工程施工过程的相关文件。4.监理档案：体现工程监理工作的文件集合。5.竣工验收档案：用于工程竣工验收备案及后续维护管理的文件。6.其他档案：包含上述未涵盖但与工程密切相关的其他文件。三、工程档案查询流程（一）查询申请1.公司内部各部门、各项目组因工作需要查询工程档案时，应填写《工程档案查询申请表》，明确查询目的、查询内容、预计查询时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.与公司有业务往来的外部单位申请查询工程档案时，需提交正式的查询函，注明查询单位名称、查询事项、查询原因等，并加盖单位公章。同时，应与公司相关部门签订保密协议，承诺在查询过程中遵守公司档案管理规定，不泄露档案信息。（二）申请审核1.工程档案管理部门收到查询申请后，应及时对申请内容进行审核。审核重点包括查询目的是否合理、查询内容与工作需求是否相关、查询单位的资质及保密承诺等。2.对于符合要求的查询申请，审核人员应在《工程档案查询申请表》或查询函上签署审核意见，并注明同意查询的档案范围和期限。对于不符合要求的申请，应及时与申请单位沟通，说明原因并要求补充或修改相关材料。（三）档案提供1.根据审核通过的查询申请，工程档案管理部门安排专人负责查找、提取相关工程档案。查找过程中应确保档案的准确性和完整性，避免遗漏重要文件。2.对于可以提供复印件的档案，应在复印件上加盖“与原件核对无误”章，并注明档案出处及提供日期。对于涉及公司核心机密或不宜提供复印件的档案，应按照规定提供查阅场所，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.在提供档案时，档案管理人员应与查询人员办理交接手续，填写《工程档案查阅交接清单》，明确档案名称、数量、查阅期限等信息，双方签字确认。（四）查询反馈1.查询人员查阅工程档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《工程档案查阅交接清单》上注明查阅情况及是否有档案损坏、遗失等问题。2.档案管理部门应对查询反馈情况进行跟踪检查，确保档案按时归还且状态良好。对于查询过程中发现的问题，应及时与查询人员沟通解决，并做好记录。四、工程档案查询的权限与限制（一）查询权限1.公司内部各部门负责人有权查询本部门负责工程项目的相关档案，以便了解项目进展、协调工作等。2.涉及工程建设、技术、质量、安全等专业领域的工作人员，经所在部门负责人批准，可根据工作需要查询相关工程档案资料，用于业务指导、问题分析等工作。3.公司管理层因决策、审计等工作需要，可查询特定工程项目的档案，但应履行相应的审批手续。（二）查询限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的工程档案，未经公司保密管理部门批准，严禁对外提供查询。内部查询也应严格控制知悉范围，仅限于与工作直接相关的人员。2.工程档案中的某些关键文件，如核心技术资料、重要合同条款等，在特定时间段内可能限制查询或仅允许特定人员查询，以确保公司利益不受损害。3.对于正在进行诉讼、仲裁等法律纠纷的工程项目档案，其查询应遵循相关法律程序和公司规定，避免因不当查询导致法律风险。五、工程档案查询的安全与保密措施（一）档案保管场所安全1.工程档案应存放在专门设立的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案存储环境适宜。2.档案库房应安装监控设备，24小时实时监控，监控记录保存期限不少于[X]天。同时，配备门禁系统，限制无关人员进入库房。（二）查询过程保密1.在档案查阅场所，应设置专门的查阅区域，与其他区域有效隔离。查阅区域应配备必要的办公设备，但不得连接外网，防止档案信息通过网络泄露。2.陪同查阅人员应严格监督查询人员的查阅行为，不得允许查询人员擅自复制、拍照、录像档案内容。如因工作需要确需复制部分档案内容，应按照规定办理审批手续，并在指定地点进行复制。3.查询人员在查阅档案过程中，应遵守保密规定，不得在查阅场所大声讨论档案内容，不得将档案带出查阅区域。查阅结束后，应将档案整理归位，不得随意摆放或损坏档案。（三）人员保密管理1.工程档案管理部门工作人员应定期接受保密培训，增强保密意识，熟悉保密制度和操作规程。签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对于参与工程档案查询工作的所有人员，包括内部工作人员和外部查询人员，在查询工作结束后，应进行保密提醒，要求其严格遵守保密规定。如发现有违反保密规定行为，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员责任。六附则（一）解释权本制度由公司工程档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或对制度条款理解