档案管理制度把握

档案管理制度把握一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部，负责公司/组织档案的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，建立健全档案管理体系。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理工作进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。6.做好档案的安全保护工作，确保档案的实体安全和信息安全。7.负责向有关部门移交应归档的档案，并按规定做好档案的销毁工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集归档。2.档案收集范围包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。业务管理类：合同协议、项目文件、业务报表、市场调研资料、技术文件等。生产经营类：生产记录、设备档案、物资采购档案、销售档案等。其他类：声像档案、电子档案、实物档案等。3.各部门应定期将收集到的档案移交至档案管理部，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部收到各部门移交的档案后，应按照档案分类方案进行整理。2.档案整理应遵循以下原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。3.档案整理的具体要求如下：分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，对档案进行分类。档案分类应保持相对稳定，便于管理和查找。编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编目：编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目，以便于查阅和检索。装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。四、档案的保管（一）档案保管条件1.档案管理部应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列上架保管，并建立档案检索目录，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类、编号、著录等管理，确保电子档案的安全、完整和可利用。3.声像档案、实物档案等应根据其特点进行妥善保管，确保档案的质量不受影响。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为15年以下。2.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况确定，并在档案整理过程中明确标注。（四）档案清查与盘点1.档案管理部应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.档案清查和盘点工作每年至少进行一次，清查和盘点结果应形成报告，对发现的问题及时进行处理。3.在档案清查和盘点过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行补救，并追究相关人员的责任。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定的内容包括档案的完整性、准确性、系统性、真实性以及档案的利用价值等。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案管理部负责人审核、公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采取适当的方式进行，纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应采用格式化或删除等方式销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁清单应永久保存，作为档案销毁工作的记录。六、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照国家有关法律法规和公司/组织的保密规定执行。（二）利用手续1.本公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，注明查阅或借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅本公司/组织档案，应提前向档案管理部提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，并加盖单位公章。经公司/组织领导批准后，档案管理部应安排专人负责接待查阅，并按照规定提供查阅服务。3.查阅、借阅档案时，查阅或借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案，应经档案管理部负责人批准，并按照规定办理复印手续。4.档案查阅、借阅期限应根据实际需要确定，一般不得超过规定的时间。如需延期，应提前办理延期手续。5.查阅、借阅人员归还档案时，档案管理部应认真核对档案的数量、质量和完整性，如有问题应及时查明原因并追究责任。（三）利用登记1.档案管理部应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅档案名称、数量、用途、归还日期等信息。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全保护，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案管理信息系统建设：根据公司/组织档案管理的实际需求，开发或选用适合的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。2.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立数字化档案资源库。3.档案信息资源整合：整合公司/组织内各部门的档案信息资源，实现档案信息的共享和互通。4.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的用户权限管理功能，根据用户的职责和权限，设置不同的操作权限，确保档案信息的安全。2.档案数字化加工应严格按照国家