档案日常审核制度

档案日常审核制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和规范性，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的重要作用，特制定本档案日常审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工所形成的各类档案，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案审核工作合法合规。2.客观公正原则：审核过程中应秉持客观公正的态度，不受任何主观因素干扰，如实反映档案的实际情况。3.全面细致原则：对档案的各个方面进行全面审核，包括文件内容、格式、签字盖章、装订等，不放过任何细节。4.及时高效原则：在规定时间内完成档案审核工作，不拖延，确保档案能够及时归档和利用。二、审核职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案日常审核制度，并组织实施。2.对各部门提交的档案进行集中审核，确保档案符合归档要求。3.指导和监督各部门的档案整理和审核工作，提供必要的培训和支持。4.定期对档案审核工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将审核合格的档案移交至档案管理部门归档。3.配合档案管理部门对档案审核中发现的问题进行整改，提供相关资料和解释。（三）审核人员职责1.熟悉档案管理的法律法规和业务知识，具备较强的责任心和严谨的工作态度。2.按照审核标准和流程，认真对档案进行审核，做好审核记录。3.对审核中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。4.保守档案审核过程中涉及的机密信息，不得泄露。三、审核内容（一）文件内容审核1.真实性审核：核实文件所反映的内容是否与实际情况相符，有无虚假、伪造等情况。2.准确性审核：检查文件中的数据、事实、表述等是否准确无误，避免出现错误或歧义。3.完整性审核：确认文件是否齐全，是否涵盖了应有的各个部分，如正文、附件、签字盖章等。4.关联性审核：审查文件与其他相关文件之间的逻辑关系是否紧密，是否相互印证。（二）文件格式审核1.字体字号：检查文件中字体、字号是否统一规范，符合公司/组织的要求。2.排版格式：查看文件的排版是否整齐、美观，段落间距、页边距等是否符合标准。3.页面设置：确认文件的页面设置是否正确，如纸张大小、方向等。4.电子文档格式：对于电子文档，检查格式是否正确，是否能够正常打开和读取。（三）签字盖章审核1.签字审核：核实文件上的签字是否真实、有效，签字人是否具备相应的授权。2.盖章审核：检查印章是否清晰、完整，盖章位置是否正确，印章的使用是否符合规定。（四）装订审核1.装订顺序：查看文件的装订顺序是否正确，是否按照规定的顺序排列。2.装订牢固度：检查装订是否牢固，有无散页、掉页等情况。3.装订美观度：确保装订后的档案整齐、美观，不影响查阅和保存。四、审核流程（一）部门初审各部门在完成档案整理后，首先由部门内部指定专人进行初步审核。审核人员按照审核内容要求，对档案进行全面检查，确保档案资料齐全、格式规范、签字盖章完整、装订整齐。初审合格后，填写《档案初审表》，注明初审意见和审核人员姓名，并将档案提交至档案管理部门。（二）档案管理部门审核档案管理部门收到各部门提交的档案后，安排专人进行审核。审核人员按照审核标准和流程，对档案进行详细审查。对于审核中发现的问题，及时与相关部门沟通核实，并填写《档案审核意见书》，明确指出问题所在及整改要求。审核合格的档案，办理归档手续；审核不合格的档案，退回相关部门进行整改。（三）整改反馈相关部门收到《档案审核意见书》后，应在规定时间内对存在的问题进行整改。整改完成后，将整改后的档案重新提交至档案管理部门进行复审。档案管理部门对整改情况进行复查，如仍不符合要求，继续要求相关部门整改，直至档案审核合格为止。五、审核标准（一）文书档案审核标准1.文件内容应符合国家法律法规和公司/组织的政策规定，主题明确，表述清晰。2.格式应统一规范，使用公司/组织规定的公文格式模板，字体、字号、排版等符合要求。3.签字盖章应齐全、有效，签字人应具备相应的职务和权限，印章使用符合公司/组织印章管理规定。4.装订应牢固、整齐，文件顺序应正确，附件应齐全并与正文对应。（二）人事档案审核标准1.档案内容应真实、完整，包括个人基本信息、学历学位、工作经历、奖惩情况等。2.档案材料应齐全，各类证明材料、考核材料、培训材料等应符合要求。3.档案整理应规范，按照规定的类别和顺序进行排列，目录清晰。4.档案中的签字盖章应真实有效，人事任免、考核等重要材料应经相关部门审核盖章。（三）财务档案审核标准1.财务凭证应真实、合法、有效，凭证内容应完整，包括日期、摘要、金额、科目等。2.记账凭证与原始凭证应相符，记账凭证的编制应准确无误，摘要应清晰明了。3.财务报表应数据准确、逻辑清晰，报表之间的勾稽关系应正确。4.财务档案的装订应整齐、牢固，按照规定的时间顺序和类别进行装订。（四）业务档案审核标准1.业务档案应反映业务活动的全过程，内容应真实、准确、完整。2.档案资料应齐全，包括业务合同、协议、审批文件、执行记录等。3.档案整理应规范，按照业务流程和时间顺序进行排列，便于查阅和管理。4.档案中的签字盖章应符合业务要求，重要业务文件应经相关领导和部门审核签字。六、审核周期（一）定期审核档案管理部门应定期对已归档的档案进行审核，原则上每年进行一次全面审核。审核范围包括上一年度归档的各类档案。（二）不定期审核根据工作需要或特殊情况，档案管理部门可对某些特定档案或部门档案进行不定期审核。如涉及重大项目、重要决策、投诉举报等相关档案，应及时进行审核。七、审核结果处理（一）审核合格经审核合格的档案，由档案管理部门进行妥善保管，并按照规定提供查阅和利用服务。（二）审核不合格1.对于审核中发现的一般性问题，档案管理部门应及时向相关部门反馈，要求其在规定时间内进行整改。整改完成后，重新提交审核。2.对于存在严重问题的档案，如涉及违法违规、虚假伪造等情况，档案管理部门应及时向上级领导报告，并按照有关规定进行处理。同时，对相关责任人进行责任追究。八、档案安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应采取必要的安全措施，确保档案的实体安全，防止档案损坏、丢失、被盗等情况发生。2.加强档案存储环境的管理，保持库房清洁、干燥、通风良好，并配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备。3.定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案存在的问题。（二）保密管理1.档案审核人员应严格遵守保密制度，对审核过程中涉及的机密信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案查阅和利用应严格按照规定的程序进行，查阅人员不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.对档案管理工作中涉及的计算机系统、存储设备等进行安全防护，防止信息泄露。九、培训与宣传（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案审核相关培训，提高审核人员的业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、审核标准和流程、审核技巧等。2.针对新入职员工或档案管理工作变动较大的员工，应及时开展专项培训，使其熟悉档案审核制度和工作要求。（二）宣传1.通过内部宣传渠道，如公司/组织内部网站、宣传栏、邮件等，宣传档案日常审核制度的重要性和相关要求，提高全体员工