档案保管费制度

档案保管费制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案保管费的收取与使用，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位在档案保管过程中涉及档案保管费的相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案保管费制度的制定与执行合法合规。2.准确合理原则：档案保管费的收取标准应根据档案保管的实际成本、服务内容以及市场行情等因素综合确定，确保费用准确合理。3.公开透明原则：档案保管费的收取标准、计算方式、缴费流程等信息应向公司内部各部门及相关客户公开透明，接受监督。二、档案保管费的收取标准（一）档案类型分类1.文书档案：包括公司各类文件、报告、通知、决议等纸质及电子文档。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、工作经历、薪资待遇、奖惩记录等资料。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关文件。4.业务档案：如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等与公司业务活动紧密相关的档案。（二）不同类型档案保管费收费标准1.文书档案纸质文书档案：按照档案数量及保管期限收费。保管期限在1年以内的，每册每年收费[X]元；保管期限在15年的，每册每年收费[X]元；保管期限在5年以上的，每册每年收费[X]元。电子文书档案：根据存储容量及保管期限计费。存储容量在1GB以内，保管期限1年以内的，每年收费[X]元；每增加1GB加收[X]元。保管期限在15年的，存储容量1GB以内每年收费[X]元，每增加1GB加收[X]元；保管期限在5年以上的，存储容量1GB以内每年收费[X]元，每增加1GB加收[X]元。2.人事档案普通员工人事档案：每人每年收费[X]元。中高级管理人员人事档案：每人每年收费[X]元。3.财务档案会计凭证：每本每年收费[X]元。账簿：每本每年收费[X]元。报表及审计报告：每份每年收费[X]元。4.业务档案销售合同：每份每年收费[X]元。采购订单：每份每年收费[X]元。项目文档：根据项目规模及复杂程度收费，小型项目每年收费[X]元，中型项目每年收费[X]元，大型项目每年收费[X]元。客户资料：每份每年收费[X]元。（三）特殊情况收费调整1.对于具有重要历史价值、涉及公司重大机密或特殊用途的档案，经公司档案管理部门评估后，可适当提高保管费收费标准，但需报公司管理层批准。2.若档案保管期限超过原约定且客户未及时办理延期手续的，自超期之日起按照原收费标准的[X]倍收取保管费。三、档案保管服务内容及要求（一）档案整理1.对各类档案进行分类、编号、编目，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.对破损、褪色的档案进行修复、裱糊等技术处理，保证档案的完整性。（二）档案存储1.提供安全、防潮、防火、防虫、防盗的档案存储环境，配备必要的消防、安保设施及温湿度控制设备。2.采用科学合理的存储方式，如密集架存储、电子存储等，提高空间利用率，确保档案存放安全。（三）档案检索1.建立完善的档案检索系统，包括纸质索引和电子检索数据库，方便用户快速准确地查找所需档案。2.为用户提供档案检索培训及技术支持，协助用户掌握检索方法和技巧。（四）档案借阅与归还1.制定严格的档案借阅制度，明确借阅流程、借阅期限、借阅范围等。借阅档案需填写借阅申请表，经相关部门负责人审批后方可借阅。2.对借阅的档案进行登记，跟踪档案借阅情况，确保档案按时归还。如档案出现损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（五）档案保密1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及公司机密的档案采取特殊保密措施。2.加强档案管理人员的保密教育，签订保密协议，防止档案信息泄露。四、档案保管费的计算方式（一）按年计费根据档案类型及数量，按照既定的收费标准计算每年应收取的档案保管费。计算公式为：每年档案保管费=各类档案数量×对应收费标准。（二）计费周期调整1.对于长期合作客户或档案数量较大的客户，经双方协商一致，可按半年或季度计费。计费方式为：半年档案保管费=每年档案保管费÷2；季度档案保管费=每年档案保管费÷4。2.新建立档案关系的客户，首次计费周期为自档案移交至公司保管之日起至当年年底，按照实际保管月数占全年月数的比例计算当年保管费。计算公式为：当年档案保管费=全年档案保管费×（实际保管月数÷12）。五、缴费流程（一）缴费通知1.公司档案管理部门每年年初向各部门及下属单位发送档案保管费缴费通知，明确缴费金额、缴费期限、缴费方式等信息。2.对于新产生档案需要缴纳保管费的客户，在档案移交时一并告知缴费相关事宜。（二）缴费方式1.现金缴费：客户可在公司指定的财务收款地点缴纳现金。2.银行转账：客户应将档案保管费足额转入公司指定的银行账户，并在转账备注中注明缴费单位名称、缴费项目及缴费金额等信息。3.支票支付：客户可开具支票支付档案保管费，支票抬头填写公司全称，支票内容填写完整准确，并在支票背面加盖预留印鉴。（三）缴费期限1.缴费通知中明确规定缴费期限，一般为每年[具体日期]前。2.对于按半年或季度计费的客户，缴费期限分别为每半年或每季度结束后的[具体日期]前。（四）欠费处理1.若客户未在规定缴费期限内缴纳档案保管费，公司档案管理部门将发出催款通知，明确告知欠费金额及逾期缴费的后果。2.逾期超过[X]天仍未缴费的，公司有权暂停档案借阅等相关服务，并按照欠费金额的[X]%收取滞纳金。3.对于长期欠费且经多次催缴仍拒不缴费的客户，公司将通过法律途径追讨欠费，并追究其相应法律责任。六、档案保管费的使用管理（一）使用范围1.档案管理设施设备购置与维护费用，如密集架、存储服务器、温湿度控制设备、消防器材等。2.档案整理、修复、数字化处理等业务费用，包括纸张、油墨、修复材料、数字化加工服务等费用支出。3.档案管理人员薪酬、培训费用及福利支出。4.档案存储场地租赁费用。5.档案管理相关的办公用品、耗材费用，如档案盒、标签、装订材料等。6.档案管理信息化建设费用，包括软件购买、系统维护、数据备份等方面的支出。（二）预算编制1.每年年底，档案管理部门根据下一年度档案保管业务发展规划及实际需求，编制档案保管费使用预算草案。2.预算草案应详细列出各项费用的预算金额、用途及依据，并提交公司财务部门审核。（三）预算执行1.财务部门根据审核通过的预算对档案保管费进行核算与管理，严格按照预算安排资金支出。2.档案管理部门应严格执行预算，确保各项费用支出合理合规，不得擅自超预算支出。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程办理相关手续。（四）费用报销1.档案保管费支出的报销应按照公司财务报销制度执行，报销凭证应真实、合法、有效。2.报销时需填写费用报销单，注明费用明细、金额、用途等信息，并附上相关发票、合同等证明材料，经部门负责人审核、财务部门审批后予以报销。（五）财务审计1.公司财务部门定期对档案保管费的收支情况进行审计，确保费用使用合理、合规、透明。2.审计内容包括预算执行情况、费用报销凭证的真实性与合法性、资金使用效益等方面。对于审计发现问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案保管费制度的执行情况进行监督检查，重点检查收费标准的执行、缴费流程的合规性、费用使用的合理性等方面。2.档案管理部门应建立内部自查机制，定期对档案保管工作进行自查自纠，及时发现并解决存在的问题。（二）客户监督1.向客户公开档案保管费制度及相关信息，接受客户的监督与咨询。客户有权对档案保管服务质量、收费标准等提出意见和建议。2.对于客户反馈的问题，档案管理部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给客户。（三）违规处理1.对于违反档案保管费制度的行为，如擅自提高或降低收费标准、截留挪用档案保管费、泄露档案信息等，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分