档案协作组制度

档案协作组制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理工作，提高档案利用效率，促进各部门之间的协作与沟通，确保公司档案的完整、准确、系统和安全，特制定本档案协作组制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及参与档案协作工作的相关人员。（三）基本原则1.统一领导原则：公司档案管理工作由公司领导统一领导，明确档案管理部门的职责和权限。2.分级管理原则：按照档案的形成领域和保管期限，实行分级管理，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.协作共享原则：鼓励各部门之间开展档案协作工作，实现档案资源的共享，提高档案利用价值。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案信息的安全保密。二、档案协作组的组成与职责（一）组成档案协作组由公司档案管理部门负责人担任组长，各部门指定一名档案管理人员为成员。根据工作需要，可邀请相关专业人员参与档案协作组的工作。（二）职责1.组长职责负责档案协作组的全面工作，制定工作计划和工作目标。组织协调各成员之间的工作，解决档案协作工作中出现的问题。定期向公司领导汇报档案协作工作进展情况，提出改进建议。2.成员职责负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确、系统。积极参与档案协作组的各项工作，按照要求提供相关档案资料，协助其他部门开展档案利用工作。及时反馈本部门在档案管理工作中遇到的问题和困难，提出改进意见和建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、研究成果、获奖材料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门的档案材料。2.档案收集应做到齐全、完整，确保档案内容的真实性和准确性。3.对于重要的档案材料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存地点。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现文档信息的数字化存储和共享。（四）整理方法1.按照档案的类别和保管期限进行分类，如文书档案、科技档案、会计档案等。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。四、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应按照国家有关规定定期归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案质量符合要求。2.将自查合格的档案移交公司档案管理部门，办理交接手续。3.公司档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（三）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、保管期限进行存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不被泄露。2.以服务公司工作为宗旨，积极为各部门提供档案利用服务。3.按照规定的程序和手续办理档案利用手续，确保档案利用工作的规范化。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，如实填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅档案时，利用者应向档案管理部门出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记簿上签字确认。档案归还时，档案管理部门应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。3.复制档案时，利用者应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和公司档案管理规定，对档案进行定期鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.严格履行鉴定程序，确保档案鉴定工作的公正性和严肃性。（二）鉴定组织档案鉴定工作由档案协作组负责组织实施，组长担任鉴定小组组长，成员包括各部门档案管理人员和相关专业人员。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的价值。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，找出具有代表性和典型性的档案，确定其保管期限和处置方式。3.专家咨询法：对于专业性较强的档案，可邀请相关专家进行咨询，听取专家意见，确保鉴定结果的准确性。（四）鉴定结果1.经过鉴定，对档案的价值进行评估，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.对失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》提出销毁意见，经公司领导批准后进行销毁。（五）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行核对，确保销毁档案的准确性。2.采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。4.销毁工作完成后，在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务质量。3.实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供有力支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，建立电子档案数据库。2.系统开发与应用：开发适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、审核、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照规定的流程进行档案信息化管理工作。2.加强对电子档案的管理，定期进行数据备份，确保数据的完整性和安全性。3.严格控制电子档案的访问权限，根据利用者的身份和权限，提供相应的档案信息服务。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理工作制度执行情况、档案质量、档案利用效果等方面。3.考核结果作为部门绩