征集档案资料制度

征集档案资料制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案资料在公司/组织发展中的重要作用，特制定本征集档案资料制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及全体员工在档案资料征集工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案资料征集工作合法合规。2.真实准确原则：所征集的档案资料必须真实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，数据准确无误。3.全面系统原则：涵盖公司/组织各个方面的档案资料，形成完整的体系，保证档案资料的全面性和系统性。4.及时有效原则：及时征集各类档案资料，确保其时效性，并有效发挥档案资料的作用。二、档案资料征集范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.会议文件，如会议通知、议程、决议、纪要等。4.工作计划、总结、报告等文件。5.人事任免文件、员工档案等。6.行政事务处理文件，如公文往来、请示报告、批复等。（二）业务经营类1.市场调研报告、市场分析资料等。2.销售合同、订单、协议等业务合同文件。3.产品研发资料，包括产品设计方案、技术图纸、实验报告等。4.生产流程文件、生产计划、生产统计报表等。5.质量控制文件，如质量标准、检验报告、质量事故处理记录等。6.财务管理文件，包括财务报表、会计凭证、审计报告等。7.采购合同、供应商资料等采购相关文件。（三）项目管理类1.项目立项文件，如项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。2.项目规划、设计文件，包括项目总体方案、详细设计图纸等。3.项目实施过程中的各类文件，如项目进度报告、项目变更记录、项目协调会议纪要等。4.项目验收文件，如验收报告、验收证书等。（四）企业文化类1.公司/组织文化理念、价值观等相关文件。2.公司/组织文化活动资料，如活动方案、活动照片、活动总结等。3.公司/组织荣誉证书、奖牌、奖杯等实物及相关证明文件。4.员工文化作品，如摄影作品、书画作品、文学作品等。（五）其他类1.与公司/组织相关的重要信件、函件、电报等。2.公司/组织获得的各类奖项、荣誉的申报材料及相关证明。3.公司/组织参与的重大活动的相关资料，如活动策划方案、活动现场照片、活动新闻报道等。4.公司/组织与外部单位签订的合作协议、合作项目资料等。5.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。三、档案资料征集要求（一）一般要求1.档案资料应原件为主，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明出处和与原件核对无误的字样。2.档案资料应内容完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.档案资料应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的查阅和管理。（二）电子档案要求1.电子档案应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS、PPT等，确保在不同设备和软件上能够正常打开和查阅。2.电子档案应进行规范命名，文件名应准确反映档案资料的内容和日期等关键信息。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）实物档案要求1.实物档案应保持原貌，如有损坏或缺失应及时修复或补充。2.实物档案应进行详细登记，包括名称、来源、日期、规格、现状等信息。3.实物档案应妥善保管，防止损坏、丢失、变质等情况发生。四、档案资料征集流程（一）资料形成部门/个人整理1.各部门/个人在工作过程中应及时收集、整理本部门/个人产生的档案资料，按照档案资料征集范围和要求进行分类、编号、装订等初步整理工作。2.对整理好的档案资料进行自查，确保资料的完整性、准确性和规范性。（二）提交档案资料1.各部门/个人在完成档案资料整理后，应定期将档案资料提交至公司/组织的档案管理部门。提交时应填写档案资料移交清单，注明档案资料的名称、数量、日期等信息，并签字确认。2.档案管理部门对提交的档案资料进行初步审核，检查资料是否齐全、完整，整理是否符合要求。如发现问题，应及时通知提交部门/个人进行补充或整改。（三）档案管理部门整理归档1.档案管理部门对审核通过的档案资料进行进一步整理和归档。按照档案资料的分类标准，将档案资料进行分类存放，并建立相应的档案目录和索引，便于查阅和检索。2.对电子档案，应进行数据录入和存储，建立电子档案数据库，实现档案资料的信息化管理。3.对实物档案，应进行妥善保管，并在实物档案上标注相关信息，如名称、来源、日期等。（四）定期清查与核对1.档案管理部门应定期对档案资料进行清查和核对，确保档案资料的数量、内容与档案目录一致，防止档案资料的丢失、损坏等情况发生。2.每年至少进行一次全面的档案清查工作，对清查中发现的问题及时进行处理，并记录清查结果。五、档案资料征集的激励与约束机制（一）激励机制1.对在档案资料征集工作中表现突出的部门/个人，公司/组织将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.鼓励员工积极参与档案资料征集工作，对提供有价值的档案资料或提出创新性档案管理建议的员工，给予相应的奖励。（二）约束机制1.对未按照本制度要求及时提交档案资料或提交的档案资料不符合要求影响档案管理工作的部门/个人，公司/组织将进行批评教育，并责令限期整改。2.对故意隐瞒、销毁重要档案资料或因工作失误导致档案资料丢失、损坏的部门/个人，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密或重要敏感信息的档案资料，查阅申请人应经公司/组织分管领导审批后方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案资料的，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织主要领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅手续1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出指定地点。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.公司/组织内部人员利用档案资料应严格遵守公司/组织的保密制度和相关规定，不得将档案资料用于非工作目的或泄露给无关人员。2.外部单位利用公司/组织档案资料应按照双方约定的用途使用，如需将档案资料用于其他用途，应提前征得公司/组织同意。3.档案管理部门应定期对档案资料的利用情况进行统计和分析，为公司/组织的决策提供参考依据。七、档案资料的保管与保护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案库房的安全、整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件符合要求。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，保证档案资料的妥善保管。（二）保管期限1.档案资料的保管期限应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括公司/组织设立、变更、注销等重要文件，涉及公司/组织核心机密和重大权益的文件，以及具有历史价值和重要意义的文件等。3.长期保管的档案资料一般保管期限为10年以上，主要包括公司/组织的重要业务文件、项目档案、财务档案等。4.短期保管的档案资料保管期限一般为110年，主要包括一般性的业务文件、行政事务文件等。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.对已到保管期限且确无保存价值的档案资料，应填写档案销毁申请表，经公司/组织分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，并做好销毁记录，确保档案资料彻底销毁。（四）档案数字化与备份1.为了提高档案资料的利用效率和安全性，档案管理部门应逐步推进档案数字化工作，将纸质档案资料转化为电子档案资料进行存储和管理。