校档案管理制度

校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平，促进教育事业的发展，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等有关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级、各班级以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类管理原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和利用。3.方便利用原则：以服务学校各项工作为宗旨，充分发挥档案的作用，为教学、科研、管理等提供便捷的信息支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立综合档案室，作为档案管理的职能部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的质量和安全。2.建立健全档案管理制度，制定档案工作流程和操作规范，指导各部门做好档案工作。3.积极开展档案信息资源的开发利用，为学校各项工作提供档案资料服务。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，保障档案管理工作的正常开展。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交综合档案室。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.学校行政管理档案：包括学校制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、重要文件、统计报表等。2.教学档案：涵盖教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件、学生成绩册、教学质量评估材料等。3.科研档案：包含科研项目申报书、研究报告、论文著作、科研成果鉴定材料等。4.学生档案：有学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。5.师资队伍建设档案：包括教师个人档案、职称评审材料、培训记录、考核评价等。6.财务档案：涉及财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。7.基建档案：包含学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件资料。8.设备档案：设备购置合同、说明书、验收报告、维修记录等。9.外事档案：国际交流合作协议、来访接待记录、师生出国（境）材料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体符合要求。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据等相关信息，并进行有效存储。（三）归档时间1.当年形成的档案，一般应在次年上半年归档完毕。2.重大活动、重要项目等档案应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的档案材料进行分类整理，编制目录清单。2.经部门负责人审核后，填写档案移交清单，将档案移交至综合档案室。3.综合档案室档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的内容性质，分为党群工作、行政管理、教学、科研、学生工作、师资队伍建设、财务、基建、设备、外事等十大类。2.每大类下再根据档案的具体内容和特点进行二级、三级分类。（三）整理步骤1.区分全宗：以学校为一个全宗，将不同来源的档案分别整理。2.分类：按照分类方法对档案进行归类。3.编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，便于查找和管理。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等信息。5.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）保管要求1.按照档案的保管期限和类别，分别存放档案，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和现实利用需求，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和价值。2.参考档案保管期限表：结合档案的形成时间、来源、内容等因素，对照保管期限表确定保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息，并经档案管理部门负责人和学校分管领导审批。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员在档案销毁后，应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告学校领导。七、档案的利用（一）利用范围本校教职员工、学生及因工作需要查阅档案的校外单位和个人。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：对确需借出档案的，办理借阅手续，限期归还。3.出具证明：根据利用者的需求，出具档案相关证明材料。（三）利用程序1.校内人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.校外单位和个人查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.借阅档案应填写档案借阅登记表，明确借阅期限、归还时间等，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。4.利用者查阅档案时，应在指定地点进行，遵守档案查阅规定，爱护档案。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为学校提供便捷的档案信息资源。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：采用先进的档案管理软件，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。3.信息安全保障：加强档案信息化系统的安全防护，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管