机关档案上墙制度

机关档案上墙制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：档案应如实反映机关工作活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和信息。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计本机关的各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作。3.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施。4.建立健全档案检索体系，编制各种检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案的数字化管理。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识和业务水平。7.提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，定期向综合档案室移交应归档的文件材料。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，督促本部门人员及时将办理完毕的文件材料交兼职档案员整理归档。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，配合综合档案室开展档案鉴定、销毁等工作。三、文件材料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关发来的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各种文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.下级机关报送的重要文件、请示、报告等。4.本机关与其他单位签订的合同、协议、往来信函等。5.本机关组织召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。6.本机关工作人员在工作中形成的重要文件、记录、手稿等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持其原貌，不得随意涂改、损毁。3.对于重要文件材料，应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案的数字化管理1.逐步推进档案的数字化管理，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.建立电子档案的管理制度，规范电子档案的录入、存储、检索、利用等操作。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及有关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.根据档案的保管期限规定，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。3.对保管期限已满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成档案销毁清册。2.档案销毁清册应经机关负责人批准。3.由综合档案室组织实施档案销毁工作，销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅制度1.机关工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室应根据查阅申请表，提供相应的档案，并指定专人负责查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅机密档案，应经机关主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。（二）借阅制度1.外单位人员因工作需要借阅本机关档案，应持单位介绍信，填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经机关负责人批准后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应缴纳一定数额的押金，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅人员归还档案时，综合档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案工作的实际情况。3.档案统计数据应定期进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1