档案制度由来

档案制度由来一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的利用效率，方便公司/组织内部人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门（档案室），负责统筹管理各类档案。根据档案管理工作的需要，可在各部门设立兼职档案员，协助档案管理部门开展档案收集、整理等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织的决策提供参考依据。5.负责对各部门兼职档案员进行业务培训和指导，监督检查各部门档案管理工作的执行情况。6.做好档案的安全保护工作，并定期对档案保管状况进行检查，确保档案的安全完整。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等服务工作。4.接受档案管理部门的业务培训和指导，不断提高自身的档案管理业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定等，会议纪要、决议、通知等，人事档案、劳动合同、培训记录等，行政事务处理文件、证照等。2.业务管理类档案涵盖市场营销、销售合同、客户资料、市场调研等方面的文件，生产管理、工艺流程、质量控制、设备维护等相关档案，财务管理、会计凭证、报表、审计报告等资料，采购管理、供应商资料、采购合同等文件。3.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，包含项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度记录、项目验收文件等。4.技术档案涉及公司/组织的技术研发、产品设计、工艺技术等方面的档案，如技术图纸、技术方案、技术标准、技术专利等。5.其他档案包括公司/组织获得的荣誉证书、资质证书、对外宣传资料以及其他不属于上述分类的特殊档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用“类别代码+年份+流水号”的方式。例如，行政管理类档案编号为“XZGL20XX001”，其中“XZGL”为行政管理类档案类别代码，“年份”为档案形成年份，“流水号”为该年份内该类档案的顺序号。具体编号规则如下：1.行政管理类档案类别代码为“XZGL”。2.业务管理类档案根据不同业务板块分别设定类别代码，如市场营销类为“SCYX”，生产管理类为“SCGL”等。3.项目档案类别代码为“XMDA”。4.技术档案类别代码为“JSDA”。5.其他档案类别代码为“QTDA”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，指定专人负责收集本部门在工作活动中形成及应归档保存的各类文件资料。2.档案收集应遵循及时、完整的原则，确保档案资料不遗漏、不丢失。对于重要文件和紧急文件，应优先收集归档。3.兼职档案员应定期对本部门的档案资料进行清理和核对，发现问题及时解决，并将整理好的档案资料按时移交至档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行整理。2.整理工作包括对档案资料进行分类、编号、编目、装订等操作。整理过程中应确保档案资料的顺序正确、目录清晰、装订牢固。3.对于纸质档案应编制详细的卷内目录，注明文件名称、文号、日期、责任者等信息，并将目录置于卷首。对于电子档案，应按照规定的命名规则进行命名，并建立相应的电子目录索引。五、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案应及时归档至档案管理部门。档案管理部门应按照档案编号顺序将档案存放于相应的档案柜或存储设备中。2.归档时应填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息，以便于查询和管理。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对档案应进行定期检查和清点，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据备份和恢复测试，确保电子档案的安全性和完整性。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改勾划、抽取、撤换和损坏档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅结束后，借阅人员应按时归还档案，并由档案管理部门进行检查验收。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究责任。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门人员参加。鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定其保管期限。3.鉴定小组应形成档案鉴定意见书，详细记录鉴定过程和结果，并由鉴定人员签字确认。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后实施。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁登记表上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁申请表、档案销毁登记表等相关资料进行整理归档，作为档案管理工作的重要记录保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的信息化建设提供有力支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能能够将纸质档案和电子档案的相关信息准确录入系统，包括档案名称、编号、日期、内容摘要、保管期限等。2.档案检索功能提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息。4.档案统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的数据；采用数据加密、备份等安全措施，保障档案信息的安全。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。