档案销毁移交制度

档案销毁移交制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案销毁与移交工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及所属单位在档案管理活动中涉及的档案销毁与移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案销毁与移交工作合法合规进行。2.安全保密原则在档案销毁与移交过程中，采取有效措施保障档案信息安全，防止档案信息泄露。3.规范有序原则明确档案销毁与移交的流程、标准和责任，确保工作有序开展，避免混乱和失误。二、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无继续保存价值的档案依据国家档案保管期限规定，对已达到保管期限的档案进行鉴定，确定无继续保存价值的，予以销毁。2.重复、冗余或已失去利用价值的档案对于内容重复、信息冗余，或已被新的档案资料完全替代且不再具有利用价值的档案，进行销毁处理。3.涉及商业秘密、个人隐私等不宜留存的档案按照法律法规要求，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息，且已过保密期限或不再需要保密的档案，经审批后进行销毁。（二）销毁鉴定1.鉴定组织成立档案销毁鉴定小组，由公司/组织档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门代表、档案管理人员等。2.鉴定流程档案管理部门定期对库存档案进行清查，梳理出拟销毁档案清单。将拟销毁档案清单提交给档案销毁鉴定小组。鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，依据销毁范围和相关标准，确定档案是否具有继续保存价值。对于涉及重要事项、历史记录等难以判断的档案，可组织专家进行论证，必要时征求上级主管部门或相关单位意见。鉴定小组形成鉴定意见，填写《档案销毁鉴定表》，明确档案名称、年度、保管期限、鉴定意见等内容，并由小组成员签字确认。（三）销毁审批1.审批权限一般档案的销毁，由档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准。涉及重要业务、机密信息等档案的销毁，需经公司/组织主要领导审批。2.审批流程档案管理部门将经鉴定小组鉴定通过的《档案销毁鉴定表》及拟销毁档案清单，提交至相应审批领导。审批领导对档案销毁事项进行审查，签署审批意见。同意销毁的，注明批准日期；不同意销毁的，说明理由并退回档案管理部门。（四）销毁实施1.销毁方式根据档案载体和内容的不同，选择合适的销毁方式。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理，并确保存储介质不可恢复。采用焚烧方式销毁纸质档案时，应选择符合环保要求的焚烧场地，并按照相关规定进行操作，防止环境污染。采用粉碎方式销毁纸质档案时，应使用专业的粉碎设备，确保档案被粉碎成无法识别的颗粒状。2.销毁记录档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称及数量等信息。销毁记录由档案管理部门指定专人负责填写，填写完成后交档案管理部门负责人审核签字。销毁记录应妥善保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。（五）监督检查1.内部监督公司/组织内部审计部门或纪检监察部门负责对档案销毁工作进行监督检查，确保销毁工作按照规定流程进行，防止违规操作。2.检查内容审查档案销毁鉴定小组的工作记录和鉴定意见，检查鉴定过程是否合规、准确。核实销毁审批手续是否齐全，审批意见是否明确。检查销毁实施过程中的记录，包括销毁时间、地点、方式、数量等信息是否真实、完整。对销毁后的档案存储介质进行检查，确保已无法恢复其中的数据。三、档案移交（一）移交范围1.向上级主管部门移交按照上级主管部门要求，定期或不定期将公司/组织形成的重要档案、统计报表等资料向上级主管部门移交。2.向相关部门或单位移交因工作需要，将涉及特定业务、项目的档案资料向其他相关部门或单位进行移交，如向合作单位移交项目合作期间形成的档案。3.向档案管理机构移交根据国家档案管理规定，将达到一定保管期限或具有重要历史价值的档案向国家综合档案馆或专业档案管理机构移交。（二）移交准备1.整理档案档案管理部门按照档案移交要求，对拟移交档案进行全面整理。包括核对档案数量、检查档案内容完整性、规范档案装订和编目等。对电子档案进行数据备份，并确保备份数据的准确性和可读性。同时，按照电子档案移交格式要求，对电子档案进行整理和标注。2.编制移交清单根据整理后的档案情况，编制《档案移交清单》。清单内容应包括档案名称、年度、保管期限、数量、载体形式等详细信息。《档案移交清单》一式多份，交接双方各执一份，存档一份。（三）移交审批1.审批权限向上级主管部门或档案管理机构移交档案，由公司/组织主要领导审批。向相关部门或单位移交档案，根据移交事项的重要程度，由公司/组织分管领导或主要领导审批。2.审批流程档案管理部门将编制好的《档案移交清单》及相关说明材料提交至相应审批领导。审批领导对档案移交事项进行审查，签署审批意见。同意移交的，注明批准日期；不同意移交的，说明理由并退回档案管理部门。（四）移交实施1.交接手续档案移交时，交接双方应在指定地点进行当面交接。交接过程中，双方应认真核对《档案移交清单》内容与实际档案情况是否一致。交接双方在《档案移交清单》上签字确认，注明交接日期。如发现档案数量不符、内容缺失或载体损坏等问题，应及时查明原因并进行处理。2.电子档案移交对于电子档案的移交，交接双方应按照约定的存储介质和格式进行交接。交接时，应确保电子档案能够正常读取和使用，并在《档案移交清单》上注明电子档案的存储位置、文件名、格式等信息。交接双方应对电子档案的移交过程进行记录，可采用电子签名、拍照、录像等方式留存证据。（五）跟踪与反馈1.跟踪检查档案管理部门负责对移交档案的接收情况进行跟踪检查。定期与接收单位沟通，了解档案是否已妥善接收、存储和利用。2.反馈处理如发现接收单位在档案接收过程中存在问题或对移交档案有疑问，档案管理部门应及时与接收单位协商解决。对于接收单位反馈的档案质量问题，应查明原因并采取相应措施进