重大档案收集制度

重大档案收集制度一、总则（一）目的为加强公司重大档案的收集管理，确保公司重大活动、重要项目等档案资料的完整、准确、系统，充分发挥档案在公司发展中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在开展重大活动、实施重要项目过程中形成的各类档案资料的收集工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映重大活动、重要项目的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与重大活动、重要项目相关的各种载体的档案资料，保证档案的完整性。3.及时性原则：在重大活动、重要项目进行过程中，及时收集档案资料，避免资料散失。4.规范性原则：档案资料的收集、整理应符合国家及行业相关标准和公司的档案管理规定。二、重大档案的界定（一）重大活动档案1.公司组织的重要会议，如年度股东大会、董事会会议、重要战略合作签约仪式等。2.大型庆典活动，如公司成立周年庆典、重大项目竣工庆典等。3.具有广泛影响力的对外交流活动，如国际商务洽谈、行业峰会等。（二）重要项目档案1.公司承担的重大科研项目，包括项目立项文件、研究报告、实验数据、技术成果等。2.重大工程建设项目，涵盖项目规划、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。3.重要投资项目，如并购重组、重大固定资产投资项目等，包括投资决策文件、合同协议、财务审计报告等。三、收集职责分工（一）主办部门1.负责重大活动、重要项目档案资料的直接收集工作，明确专人负责档案收集任务，并确保收集工作的及时性和准确性。2.在活动或项目开展前，制定档案收集计划，明确收集范围、内容要求、时间节点等，并报公司档案管理部门备案。3.对收集到的档案资料进行初步整理，确保资料齐全、完整，符合归档要求。（二）协办部门1.根据主办部门的要求，协助提供与重大活动、重要项目相关的档案资料。2.配合主办部门做好档案资料的收集、整理工作，对本部门产生的档案资料进行分类、汇总，及时移交主办部门。（三）档案管理部门（档案室）1.负责对重大档案收集工作进行指导、监督和检查，制定档案收集工作流程和标准规范。2.参与重大活动、重要项目档案收集计划的审核，提出意见和建议。3.接收主办部门移交的重大档案资料，进行统一整理、编目、存储和保管，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。四、收集范围与内容（一）重大活动档案收集范围与内容1.活动筹备阶段活动策划方案、可行性研究报告、预算编制等文件。活动审批文件、领导批示、会议纪要等。活动宣传资料，包括海报、宣传单页、邀请函等设计稿及定稿。活动场地租赁合同、布置方案及效果图等。2.活动实施阶段活动现场照片、视频资料，包括全景、特写、重要环节记录等。现场音频资料，如领导讲话、嘉宾发言、背景音乐等。活动签到表、嘉宾名单、活动流程记录等。活动期间形成的各类文件，如工作汇报、临时通知、往来信函等。3.活动总结阶段活动总结报告，包括活动成果、经验教训、存在问题及改进措施等。活动评估报告，如效果评估、经济效益评估、社会效益评估等。活动相关的荣誉证书、感谢信、媒体报道等资料。（二）重要项目档案收集范围与内容1.项目前期文件项目立项申请书、可行性研究报告、项目建议书及批复文件。项目环境影响评价报告、安全评价报告及相关审批文件。项目规划设计文件，包括总体规划、详细设计图纸、技术方案等。项目招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。2.项目实施过程文件项目施工组织设计、施工方案、施工进度计划等。项目施工过程中的各类技术文件，如工程变更通知、技术交底记录、施工日志等。项目质量控制文件，包括质量检验报告、质量验收记录、质量问题处理文件等。项目安全管理文件，如安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理文件等。项目物资采购文件，包括采购合同、物资清单、到货验收记录等。项目资金管理文件，如项目预算执行情况报告、资金支付凭证、财务审计报告等。3.项目竣工验收文件项目竣工验收申请报告、竣工验收方案。项目竣工验收报告，包括工程质量验收结论、设备运行情况、项目效益评价等。项目竣工决算报告、审计报告及相关批复文件。项目竣工图纸，包括建筑、结构、电气、给排水等专业图纸。项目产权登记文件，如房产证、土地证等办理资料。五、收集流程（一）收集准备1.主办部门根据重大活动、重要项目的特点和档案管理要求，制定详细的档案收集清单，明确各类档案资料所需的格式、内容要素等。2.准备档案收集所需的工具和设备，如档案盒、文件夹、标签、数码相机、摄像机、录音笔等。3.对参与档案收集工作的人员进行培训，使其熟悉档案收集的范围、内容、流程和要求。（二）资料收集1.在重大活动、重要项目开展过程中，收集人员按照收集清单及时、准确地收集各类档案资料。对于纸质文件，应确保原件完整、清晰；对于电子文件，应保证格式规范、内容完整，并进行备份存储。2.收集人员在收集过程中应做好记录，注明资料的名称、来源、收集时间、收集人等信息，确保档案资料的可追溯性。3.对于重要的档案资料，如原始凭证、关键技术文件等，应采取妥善的保护措施，防止丢失、损坏或泄密。（三）初步整理1.主办部门收集人员对收集到的档案资料进行初步整理，按照档案类别和形成时间顺序进行分类、排序，去除重复、无效的资料。2.对纸质文件进行装订、编页，确保文件整齐、牢固；对电子文件进行命名、分类存储，建立清晰的文件目录结构。3.在初步整理过程中，对发现的问题及时进行核实和补充，确保档案资料的完整性和准确性。（四）移交归档1.主办部门在重大活动结束或重要项目完成后，按照档案管理部门规定的时间和要求，将初步整理好的档案资料移交至公司档案室。2.移交时，应填写档案移交清单，注明档案资料的名称、数量、类别、移交时间、移交人等信息，并双方签字确认。3.档案管理部门对移交的档案资料进行认真核对，如发现问题及时与主办部门沟通解决。核对无误后，对档案资料进行进一步整理、编目和存储，纳入公司档案管理体系。六、收集时间要求（一）重大活动档案1.在活动筹备阶段，相关档案资料应在活动策划方案确定后一周内收集齐全，并进行初步整理。2.活动实施过程中形成的档案资料，应及时收集，确保在活动结束后三天内完成初步整理并移交档案室。3.活动总结阶段的档案资料，应在活动总结报告完成后一周内收集整理完毕并移交档案室。（二）重要项目档案1.项目前期文件应在项目立项批复后一个月内收集齐全，并进行初步整理。2.项目实施过程中形成的档案资料，应按照项目进度及时收集，每月定期移交档案室进行初步整理。3.项目竣工验收文件应在项目竣工验收合格后一个月内收集整理完毕并移交档案室。七、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理部门按照国家及行业相关标准和公司档案管理规定，对接收的重大档案进行进一步整理。2.纸质档案应进行分类、编号、编目，编制档案目录，建立档案检索工具，便于查找和利用。3.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的可读性和可利用性。4.对于照片、视频、音频等特殊载体档案，应进行分类整理，标注相关信息，如拍摄时间、地点、人物、事件等，并进行数字化处理，纳入电子档案管理系统。（二）归档要求1.重大档案应按照档案类别和时间顺序进行归档，一个项目或一次活动的档案应集中存放，形成独立的档案卷宗。2.归档的档案应编制档案号，档案号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.档案管理部门应建立档案归档台账，记录档案的归档时间、档案号、档案名称、来源等信息，确保档案归档工作的规范有序。八、档案保管与利用（一）保管要求1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠等保管条件，确保档案的安全。2.对纸质档案应采用密集架、档案柜等进行存放，定期进行检查和清点，防止档案霉变、损坏、丢失。3.对电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份存储，并定期进行数据迁移和维护，确保电子档案的安全可靠。4.对特殊载体档案应采取专门的保管措施，如照片应冲印成纸质照片并进行塑封，视频、音频应定期进行播放检查，确保档案内容的完整性和可读性。（二）利用要求1.公司内部各部门因工作需要查阅重大档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案室审批。2.档案室对档案查阅申请表进行审核，批准后方可提供查阅服务。查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.如需复印、摘录档案资料的，应经档案室同意，并按照规定进行登记。复印件应加盖档案室印章，确保其与原件具有同等效力。4.涉及公司机密的重大档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需对外提供档案资料的，应按照公司相关规定履行审批手续。九、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对重大档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集计划的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案整理与归档的规范性等。2.对监督检查中发现的问题，及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改，并跟踪整改落实情况。3.建立重大档案收集工作监督检查记录档案，对每次监督检查的情况进行详细记录，作为考核评价的依据。（二）考核评价1.将重大档案收集工作纳入公司各部门绩效考核体系，制定