自然资源档案制度

自然资源档案制度一、总则（一）目的为了加强自然资源档案管理，有效保护和利用自然资源档案，提高自然资源管理的科学性、规范性和决策的准确性，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在自然资源调查、监测、评价、开发利用、保护等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：自然资源档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的自然资源档案管理部门，负责本公司/组织自然资源档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织自然资源档案管理制度。2.负责自然资源档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全自然资源档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织提供档案利用服务。5.指导和监督各部门的自然资源档案管理工作。（二）各部门职责各部门负责本部门在自然资源管理活动中形成的档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门形成的自然资源档案，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、归档、保管和利用等工作。3.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.自然资源调查、监测、评价等活动中形成的各类报告、数据、图表等资料。2.自然资源开发利用项目的立项、规划、设计、施工、验收等文件材料。3.自然资源保护措施、政策法规、会议纪要等文件资料。4.与自然资源管理相关的合同、协议、函件等文件。5.其他与自然资源管理有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时将本部门形成的自然资源档案收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性，并按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理方法1.分类：按照自然资源的类别和档案的形成阶段，对档案进行分类。具体分类如下：土地资源档案：包括土地调查、登记、规划、利用等方面的档案。矿产资源档案：包括矿产勘查、开发、储量管理等方面的档案。水资源档案：包括水资源调查、评价、开发利用、保护等方面的档案。森林资源档案：包括森林资源调查、规划、经营、保护等方面的档案。其他自然资源档案：包括海洋资源、草原资源、湿地资源等方面的档案。档案形成阶段分类：分为前期文件、中期文件和后期文件。前期文件包括项目立项、规划等文件；中期文件包括项目实施过程中的文件；后期文件包括项目验收、总结等文件。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：[年份][类别代码][顺序号]。例如：2023LD001，表示2023年土地资源档案中的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的自然资源档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.档案管理部门对各部门移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对符合要求的档案进行分类、编号、编目，并装入档案盒。3.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并在档案管理信息系统中录入档案信息。（三）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：具有重要历史价值、法律凭证作用或对公司/组织发展有重大影响的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用与统计（一）利用范围本公司/组织内部的工作人员因工作需要，可以查阅、借阅自然资源档案。外部单位因特殊情况需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理审批手续。（二）利用程序1.查阅：本公司/组织内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门指定专人负责复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用监督档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，发现问题及时处理。对违反档案利用规定的行为，应按照有关规定进行严肃处理。（四）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家和相关管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，确认无误后，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等内容。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报上级主管部门备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的自然资源档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：将纸质档案和电子档案信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查询所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息。4.统计分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成统计报表。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。对系统数据进行定期备份，防止数据丢失。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化