档案离岗交接制度

档案离岗交接制度一、总则（一）目的为了规范公司档案管理工作，确保档案在人员离岗时的顺利交接，保证档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在离职、调动、退休等离岗情形下的档案交接工作。（三）基本原则1.真实性原则：交接双方应确保所交接档案内容真实、准确，与实际工作情况相符。2.完整性原则：档案交接必须涵盖规定的各类档案资料，不得遗漏重要文件。3.及时性原则：离岗人员应在规定时间内完成档案交接，不得拖延。4.责任明确原则：明确交接双方的责任，确保档案交接过程清晰、可追溯。二、档案范围及分类（一）人事档案1.员工履历表、身份证复印件、学历学位证书复印件、专业技术资格证书复印件等基本资料。2.劳动合同、岗位变动记录、薪资调整记录等劳动关系相关材料。3.培训记录、考核评价、奖惩情况等员工发展相关资料。（二）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.税务申报资料、发票存根等税务相关档案。3.财务审计报告、财务制度文件等财务管理资料。（三）业务档案1.项目合同、协议、招投标文件等业务往来资料。2.客户资料、市场调研报告、业务统计报表等业务运营相关档案。3.技术文档、产品资料、研发记录等技术业务资料。（四）行政档案1.公司文件、会议纪要、规章制度等行政管理文件。2.办公用品采购记录、固定资产清单等行政事务档案。3.对外联络函件、接待安排记录等行政沟通资料。三、交接流程（一）离岗申请1.员工因离职、调动、退休等原因离岗时，应提前[X]个工作日向所在部门提交书面离岗申请。2.申请内容包括离岗原因、离岗时间、工作交接安排等。（二）交接准备1.所在部门负责人接到离岗申请后，应指定专人负责与离岗人员进行档案交接工作，并明确交接时间和地点。2.交接负责人应提前熟悉需要交接的档案范围和内容，准备好交接清单。（三）档案整理1.离岗人员应在交接前对自己保管的档案进行全面整理，按照档案分类进行编号、装订，并确保档案资料的完整性和准确性。2.对于缺失或损坏的档案，离岗人员应及时进行补充或修复。（四）现场交接1.交接双方应在规定时间和地点进行现场交接，交接过程应在监交人的监督下进行。2.交接时，离岗人员应按照交接清单逐一核对档案资料，并向交接负责人详细说明档案的内容和存放位置。3.交接负责人应认真核对档案资料，对于不符合要求的档案，应要求离岗人员限期整改。4.交接双方核对无误后，应在交接清单上签字确认，监交人也应签字见证。（五）交接后续1.交接完成后，交接负责人应将接收的档案及时归档，并更新档案管理系统中的相关信息。2.对于需要长期保存的档案，应按照档案保管期限要求进行妥善保管。四、交接责任（一）离岗人员责任1.离岗人员应确保所交接档案的真实性、完整性和准确性，不得隐瞒或篡改档案内容。2.离岗人员应按照本制度规定的流程和要求进行档案交接，不得拖延或拒绝交接。3.在档案交接过程中，离岗人员应积极配合交接负责人和监交人的工作，提供必要的协助和解释。（二）交接负责人责任1.交接负责人应认真履行交接职责，确保档案交接工作的顺利进行。2.交接负责人应仔细核对档案资料，并对接收的档案质量负责。3.交接负责人应及时将接收的档案归档，并做好档案管理系统的更新工作。（三）监交人责任1.监交人应全程监督档案交接过程，确保交接工作的公正、公平、公开。2.监交人应对交接清单的真实性和准确性进行审核，并在交接清单上签字确认。3.如发现交接过程中存在问题，监交人应及时提出意见和建议，并督促交接双方进行整改。五、档案保管与保密（一）档案保管1.公司应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上。（二）档案保密1.档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密和个人隐私的档案资料进行保密。2.未经公司批准，任何人不得擅自查阅、复制、传播档案资料。3.在档案交接过程中，交接双方应对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。六、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案交接工作进行检查，确保交接制度的执行情况符合要求。2.对于违反档案交接制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。（二）外部审计1.公司应定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括档案管理工作的合规性、档案资料的真实性和完整性等。2.对于审计中发现的问题，公司应及时进行整改，并将整改情况报告给审计机构。七、培训与宣传（一）培训1.公司应定期组织档案管理相关培训，提高员工对档案交接制度的认识和理解。2.培训内容应包括档案分类、整理方法、交接流程、保密要求等方面的知识。（二）宣传1.公司应通过内部公告、宣传栏等方式，宣传档案交接制度的重要性和相关要求。2.鼓励员工积极参与档案管理工作，对遵守档案交接制度的员工进行表彰和奖励。八、附