档案专人负责制度

档案专人负责制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照档案管理的有关规定，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.档案保管：负责档案的安全保管，确保档案的实体安全和信息安全。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。5.档案统计：负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.档案利用：负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。7.档案信息化管理：负责档案信息化系统的建设、维护和管理，实现档案的数字化存储和利用。（三）各部门职责1.指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作：各部门应指定一名责任心强、熟悉业务的人员作为本部门档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。档案管理员应按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门形成的各类档案，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案管理工作：各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。在档案管理部门进行档案检查、鉴定、统计等工作时，各部门应如实提供相关情况和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、规章制度等。2.业务管理类：包括公司/组织的各类合同、协议、订单、报表、统计资料、业务文件等。3.财务管理类：包括公司/组织的各类财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.人力资源管理类：包括公司/组织的员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料等。5.基本建设类：包括公司/组织的工程项目文件、图纸、验收报告等。6.设备仪器类：包括公司/组织的设备仪器档案、使用说明书、维修记录等。7.声像档案类：包括公司/组织的照片、录像、录音等声像资料。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在档案形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.齐全完整：收集的档案应齐全完整，不得遗漏重要文件和资料。3.真实准确：档案内容应真实准确，不得篡改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等规律进行整理。2.保持文件之间的有机联系：将具有内在联系的文件组合在一起进行整理。3.便于保管和利用：整理后的档案应便于保管和查阅、借阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如行政管理类、业务管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备,如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）保管要求1.分类存放：档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的实体状况、保管环境等。3.安全防护：加强档案库房的安全防护措施，防止档案被盗、被抢、被毁等情况发生。4.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度一般控制在45%60%之间。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和辩证的方法，从公司/组织的实际出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门负责人及相关专业人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定人员应逐件审查档案，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的价值。2.分析档案的历史联系：通过分析档案之间的历史联系，确定档案的保存价值。（四）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为1年至15年。（五）销毁程序1.编制销毁清册：对已失去保存价值的档案，档案管理部门应编制销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核后，报公司/组织领导审批。3.销毁：经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁档案时，应指定专人监销，确保销毁工作的真实性和合法性。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅范围：查阅人员应按照规定的查阅范围进行查阅，不得擅自扩大查阅范围。3.查阅方式：查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.内部借阅：公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限：借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅范围：借阅人员应按照规定的借阅范围进行借阅，不得擅自扩大借阅范围。4.借阅方式：借阅档案时，应使用档案管理部门提供的借阅袋，将档案装入借阅袋内，不得将档案拆散、抽取、调换等。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）归还规定借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时处理。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并及时填报档案统计报表。档案统计报表应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.定期移交：各部门应定期将本部门形成的档案移交档案管理部门。移交时间一般为每年的[X]月底前。2.临时移交：在特殊情况下，各部门应及时将本部门形成的档案移交档案管理部门。3.移交要求：移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。移交清单一式两份，双方签字后各执一份。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.数据录入：档案管理人员应按照档案管理的有关规定，及时将档案信息录入档案管理系统，确保数据的准确、完整。