房管局档案制度

房管局档案制度一、总则（一）目的为加强房管局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房管局各科室及下属单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：房管局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映房管局各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置房管局设立专门的档案管理科室，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定房管局档案管理制度并组织实施。2.负责房管局各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、编号，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.开展档案业务培训和指导工作，提高房管局全体工作人员的档案意识和业务能力。7.参与房管局重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的齐全和完整。8.做好档案的利用服务工作，为房管局各项工作提供档案支持，依法为社会提供档案查阅服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.房地产行政管理文件，包括各类政策法规、通知、决定、规划、计划等。2.房地产登记档案，包括房屋产权登记、抵押登记、预告登记等相关资料。3.房地产市场监管档案，如房地产开发项目备案、预售许可、中介机构管理等档案。4.房屋征收与补偿档案，包括征收决定、补偿协议、评估报告等。5.房管局内部管理档案，如人事档案、财务档案、会议记录、工作总结等。6.其他与房管局工作相关的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各科室及下属单位应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案的分类标准进行分类，如文书档案、业务档案等。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。5.对于声像档案，应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存储1.按照档案的分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.建立档案存储记录，记录档案的入库时间、存放位置等信息。（四）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强对档案库房的安全防范，安装监控设备、门禁系统等。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合房管局的实际情况进行鉴定。2.鉴定工作应全面、客观、公正，确保档案的鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.征求相关业务科室的意见，确保鉴定结果符合房管局的工作实际。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制销毁清册。2.销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并经档案管理部门负责人和房管局分管领导审批。3.按照审批后的销毁清册进行销毁，销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销。4.销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。六、档案的利用（一）利用范围1.房管局内部工作人员因工作需要查阅档案。2.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。3.其他符合法律法规规定的单位和个人因正当理由查阅档案。（二）利用手续1.房管局内部工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.司法机关、行政机关查阅档案，应出具单位介绍信和相关证明文件，经档案管理部门负责人批准后查阅。3.其他单位和个人查阅档案，应提交查阅申请和有效身份证明，经档案管理部门负责人审核并报房管局分管领导批准后查阅。（三）利用方式1.档案管理部门应提供档案原件供查阅，特殊情况需要复制的，应经档案管理部门负责人批准。2.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案。3.档案管理人员应做好档案查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，上报给房管局领导和上级档案管理部门。（二）移交工作1.房管局撤销、