广告经营档案制度

广告经营档案制度一、总则（一）目的为加强公司广告经营管理，规范广告经营活动，维护公司合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本广告经营档案制度。本制度旨在确保公司广告经营活动的全过程得到有效记录、管理和监督，为公司的决策、运营及合规审查提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及广告经营活动的部门、团队及相关人员，包括广告策划、设计、制作、发布、客户服务等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映广告经营活动的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖广告经营活动从项目洽谈、合同签订到执行完毕的全过程，包括各类文件、资料、数据等，保证档案内容完整无缺。3.规范性原则：档案的整理、分类、存储和查阅应遵循统一的规范和标准，便于管理和使用。4.保密性原则：对于涉及商业机密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案内容及分类（一）客户资料档案1.客户基本信息客户营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证明文件复印件。客户法定代表人身份证明、联系方式等。客户简介，包括公司经营范围、经营状况、市场地位等。2.客户需求记录与客户沟通的会议纪要、邮件记录等，详细记载客户对广告项目的需求、目标、期望效果等。客户提供的广告素材，如图像、文字、音频、视频等原始资料。3.合作洽谈记录项目洽谈过程中的往来函件、报价单、合同草案等，记录双方就广告项目的合作意向、合作方式、价格条款、服务内容等方面的沟通协商情况。（二）广告项目策划档案1.项目策划书广告项目的整体策划方案，包括市场分析、目标受众定位、广告主题、创意概念、传播策略、媒体选择与投放计划等内容。策划过程中的市场调研资料，如调研报告、行业数据、竞争对手分析等，为策划方案提供依据。2.创意设计资料广告创意设计的初稿、修改稿、定稿等各类设计文件，包括平面广告设计图、广告视频脚本、动画设计稿等。设计过程中的创意阐述、设计思路说明等文档，记录创意的产生和演变过程。（三）广告制作档案1.制作合同与广告制作供应商签订的制作合同，明确制作内容、制作要求、制作期限、制作费用、质量标准、验收方式等条款。2.制作过程记录制作过程中的沟通记录，如与制作供应商的邮件、电话记录，协调解决制作过程中出现的问题。制作进度报告，定期汇报广告制作的进展情况，包括已完成的工作内容、未完成的工作及预计完成时间等。制作过程中的质量检验记录，如对广告素材的审核意见、制作样品的验收报告等，确保制作质量符合要求。（四）广告发布档案1.媒体合作合同与各类媒体签订的广告发布合同，详细规定广告发布的媒体平台、发布时间、发布位置、发布费用、广告规格等内容。2.发布排期表制定的广告发布排期计划，明确广告在各个媒体平台上的具体发布时间和频次安排。3.发布监测报告对广告发布效果进行监测的报告，包括广告曝光量、点击量、转化率、受众反馈等数据，评估广告发布效果，为后续优化提供依据。（五）广告合同档案1.广告业务合同与客户签订的广告业务合同，明确双方的权利义务、广告服务内容、费用支付方式、违约责任等条款。合同签订过程中的审批文件，如合同审批表、法律意见书等，确保合同的合法性和合规性。2.合同变更与解除记录：记录广告业务合同在履行过程中发生的变更事项及解除合同的相关情况，包括变更或解除的原因、协商过程、书面协议等。（六）财务档案1.费用预算与结算广告项目的费用预算表，详细列出项目各项费用的预算金额及计算依据。项目完成后的费用结算清单，与合同约定的费用进行核对，记录实际发生的费用情况。2.财务凭证与广告经营活动相关的发票、收据、付款凭证等财务凭证，作为财务核算和审计的依据。（七）其他档案1.广告效果评估报告定期对广告项目的效果进行全面评估的报告，综合考虑广告的传播效果、销售促进效果、品牌形象提升等方面，总结经验教训，为后续广告活动提供参考。2.行业动态与政策法规文件收集整理的广告行业动态信息、市场趋势分析报告等资料，以及国家和地方有关广告行业的法律法规、政策文件，为公司广告经营活动提供参考和指导。三、档案管理流程（一）档案收集1.各部门及相关人员负责在广告经营活动过程中及时收集各自工作环节产生的文件、资料，并按照档案分类要求进行初步整理。2.对于涉及多个部门的广告项目，由项目负责人负责协调各部门收集相关档案资料，并统一汇总。（二）档案整理1.收集到的档案资料应进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和规范性。2.对每份档案资料进行核对，检查其完整性和准确性，如有缺失或错误应及时补充或更正。3.将整理好的档案资料按照类别分别装订成册或装入档案盒，并在封面或盒脊上注明档案名称、类别、年度、编号等信息。（三）档案存储1.设立专门的档案存储区域，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、光盘存储设备等，确保档案的安全存放。2.按照档案类别和时间顺序对档案进行排列存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引目录，方便快速检索。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照审批后的申请表提供档案，并做好查阅登记记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（五）档案借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。（六）档案归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时应确保档案的完整性和准确性。2.档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人沟通解决。3.借阅人归还档案后，档案管理部门应在《档案借阅登记表》上注明归还时间，并将档案归还原位。（七）档案销毁1.对于已失去保存价值的档案，由档案管理部门定期进行清理和鉴定，提出销毁意见。2.销毁档案前，应填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、类别、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，并在监销人的监督下进行，确保销毁过程的合规性和彻底性。4.销毁完成后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁时间、销毁方式、监销人等信息，并将相关记录存档。四、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司广告经营档案管理制度，并组织实施。2.负责广告经营档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、销毁等日常管理工作。3.定期对档案管理工作进行检查和总结，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。4.为公司各部门提供档案管理方面的咨询和服务，协助解决档案管理工作中遇到的问题。（二）档案管理人员职责1.负责具体的档案收集、整理、编目、存储等工作，确保档案资料的完整、准确和规范。2.按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好查阅、借阅登记记录，对档案的使用情况进行跟踪和监督。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、存储位置等信息，发现问题及时报告并处理。4.负责档案管理设备和设施的维护和管理，保证档案存储环境的安全和适宜。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对广告经营档案制度的执行情况进行审计监督，检查档案管理工作是否符合制度要求，档案资料是否真实、完整、合规。2.公司管理层定期对广告经营档案管理工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改，确保档案管理工作有效开展。（二）考核办法1.将广告经营档案管理工作纳入公司各部门及相关人员的绩效考核体系，制定明确的考核指标和评分标准。2.考核指标包括档案收集的及时性、整理的规范性、存储的安全性、查阅借阅的便利性、销毁的合规性等方面