人事档案借出制度

人事档案借出制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的借出管理，确保人事档案的安全与完整，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因工作需要借阅人事档案的情况。（三）基本原则1.严格审批原则：人事档案的借出必须经过严格的审批流程，确保借阅目的合理、正当。2.安全保密原则：借阅人员应妥善保管档案，不得泄露档案内容，确保档案安全。3.限期归还原则：借阅档案必须在规定期限内归还，不得逾期。二、档案借出申请（一）申请条件1.公司内部部门因工作需要，确需查阅或借用人事档案的。2.申请借阅的档案内容与借阅部门工作具有直接相关性。（二）申请流程1.借阅部门填写《人事档案借阅申请表》，详细注明借阅目的、借阅档案名称、借阅期限等信息。2.申请表经借阅部门负责人签字确认后，提交至人力资源部。三、审批流程（一）人力资源部审核1.人力资源部收到申请表后，对借阅目的、借阅期限等进行审核。2.如申请理由充分，符合借阅条件，人力资源部负责人签字批准。（二）分管领导审批经人力资源部审核通过的申请表，提交至公司分管领导进行审批。分管领导根据公司规定和实际情况，做出最终审批决定。四、档案借出手续（一）借阅登记1.审批通过后，人力资源部档案管理人员与借阅人员办理档案借出登记手续。2.登记内容包括借阅日期、借阅档案名称、借阅人员姓名、部门、身份证号码、联系电话、预计归还日期等。（二）档案交付档案管理人员按照登记内容，将档案当面交付给借阅人员，并要求借阅人员在《人事档案借阅登记表》上签字确认。五、借阅期限与归还（一）借阅期限1.人事档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，需提前向人力资源部提出申请，并经批准后方可延长。2.延长后的借阅期限最长不得超过[X]个工作日。（二）归还手续1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。2.借阅人员在归还档案时，需在《人事档案借阅登记表》上注明归还日期，并签字确认。六、档案使用要求（一）妥善保管1.借阅人员应妥善保管所借人事档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.严禁将档案转借他人或在非工作场所查阅档案。（二）保密规定1.借阅人员必须严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.如因工作需要引用档案内容，必须经过人力资源部同意，并按照规定进行处理。（三）禁止行为1.严禁在档案上圈划、批注、污损、私自复制档案内容。2.不得擅自将档案带出公司或用于非工作目的。七、监督与检查（一）定期检查人力资源部定期对借出的人事档案进行检查，核实档案是否按时归还，档案内容是否完整、安全。（二）违规处理1.如发现借阅人员违反本制度规定，擅自涂改、抽取、撤换档案材料，泄露档案信息，逾期未归还档案等行为，人力资源部将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.如因违规行为给公司或员工造成损失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、特殊情况处理（一）遗失处理1.如借阅人员不慎遗失所借人事档案，应立即向人力资源部报告，并采取有效措施查找。2.同时，借阅人员应填写《人事档案遗失情况报告表》，详细说明遗失档案的名称、内容、遗失时间、地点等情况。3.人力资源部根据遗失情况，进行调查核实，并采取相应的补救措施，如重新整理档案、补充相关材料等。（二）损坏处理1.如发现借阅人员对所借人事档案造成损坏，借阅人员应及时向人力资源部报告，并承担修复或赔偿责任。2.人力资源部根据档案损坏情况，评估损失程度，并要求借阅人员按照评估结果进行赔偿。赔偿金额应包