旅游团队档案制度

旅游团队档案制度一、总则1.目的本制度旨在规范旅游团队档案的管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，为旅游团队的运营、管理、决策提供有力支持，保障旅游业务的顺利开展，维护公司及游客的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司组织的所有旅游团队，包括国内游团队、出境游团队以及入境游团队。涉及团队档案的收集、整理、保管、查阅、利用、销毁等环节均按照本制度执行。3.基本原则真实性原则：档案内容必须真实反映旅游团队的实际情况，确保信息来源可靠。完整性原则：全面收集与旅游团队相关的各类资料，保证档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字等信息应清晰明确，避免出现错误或歧义。保密性原则：严格保护旅游团队档案中涉及游客个人隐私、商业机密等敏感信息，防止信息泄露。规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、分类、编号等符合要求，便于查阅和管理。二、档案管理职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责旅游团队档案的集中管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、借阅等工作。2.团队业务部门各团队业务部门负责本部门所组织旅游团队档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。业务部门应指定专人负责档案工作，确保档案资料的及时、准确收集，并对档案内容的真实性和完整性负责。3.相关人员职责档案管理人员：负责档案的接收、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。严格执行档案保管制度，做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。按照规定办理档案的查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记，并及时催还到期档案。定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。负责档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用价值。团队业务人员：在旅游团队业务开展过程中，负责收集、整理与团队相关的各类原始资料，包括合同、行程安排、游客信息、导游反馈等，并及时移交档案管理部门。对所提供档案资料的真实性、准确性和完整性负责，配合档案管理部门做好档案的审核和整理工作。根据工作需要，按照规定程序查阅、利用团队档案资料，但不得擅自更改、销毁档案内容。三、档案内容及分类1.团队基本信息档案团队合同：包括与游客签订的旅游合同原件，详细记录团队名称、行程安排、服务标准、费用明细、双方权利义务等内容。团队计划书：涵盖团队行程规划、景点介绍、交通安排、住宿餐饮标准、活动安排等详细信息，以及团队预算和成本核算资料。团队成员名单：包含游客姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等准确信息，如有特殊要求或备注信息也应一并记录。2.行程执行档案行程变更记录：记录团队行程在执行过程中发生的任何变更情况，包括变更原因、变更内容、相关审批手续等。导游日志：导游每日记录团队行程的实际执行情况，包括游客反馈、景点游览情况、突发事件处理等内容。游客意见反馈表：收集游客对旅游服务质量的评价和意见建议，作为评估团队服务效果的重要依据。3.财务档案费用收支明细：详细记录团队旅游过程中的各项费用收支情况，包括团费收入、交通费用、住宿费用、餐饮费用、门票费用、导游费用等，确保账目清晰、准确。发票及报销凭证：保存与团队费用相关的各类发票、报销凭证等原始资料，作为财务核算和审计的依据。4.安全与应急档案安全预案：针对旅游团队可能面临的各类安全风险，制定详细的安全预案，包括交通事故、自然灾害、突发疾病、食品安全等方面的应对措施。安全检查记录：记录团队出发前、行程中及返回后的安全检查情况及结果，对发现的安全隐患及时进行整改。突发事件处理记录：详细记录旅游团队在行程中发生的各类突发事件的处理过程，包括事件发生时间、地点、经过、采取的措施及处理结果等。5.其他相关档案供应商资料：与旅游团队相关的各类供应商信息，如旅行社、酒店、餐厅、交通公司、景区等，包括其营业执照、资质证书、合作协议等。培训资料：针对旅游团队业务人员、导游等开展的培训资料，包括培训课件、培训记录、考核结果等。市场调研及分析资料：与旅游团队相关的市场调研数据、行业动态分析报告等，为公司业务决策提供参考依据。四、档案收集与整理1.收集要求团队业务部门应在旅游团队业务开展过程中，同步收集相关档案资料，确保资料的及时性和完整性。收集的档案资料应真实、有效，原始凭证应字迹清晰、内容完整，不得擅自涂改、伪造。对于电子文档资料，应确保其格式规范、存储安全，并定期进行备份，防止数据丢失。2.整理流程档案管理部门收到业务部门移交的档案资料后，应及时进行整理。首先对资料进行分类，按照上述档案分类标准，将不同类型的资料分别归类。对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001表示2023年的第一份档案。对档案资料进行装订，确保资料整齐、牢固。对于纸张较多的资料，可采用A4纸规格进行裁剪、折叠，使其大小一致后再装订。装订时应注意保持资料的顺序，不得颠倒或遗漏。编制档案目录，目录应详细列出每份档案资料的编号、名称、日期、页码等信息，便于快速查找和核对档案内容。五、档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.保管方式纸质档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架存放，便于查阅和管理。同时，应建立纸质档案索引，方便快速定位所需档案。电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。电子档案应设置相应的访问权限，确保数据安全。3.保管期限旅游团队合同、财务档案等重要资料应长期保存，以满足公司业务运营、审计、法律纠纷等方面的需要。行程执行档案、游客意见反馈表等资料的保管期限为自团队结束之日起至少保存三年，以便对团队服务质量进行跟踪和评估。安全与应急档案中的安全预案、突发事件处理记录等应长期保存，其他安全检查记录等资料的保管期限为自记录之日起至少保存三年。其他相关档案根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般为自形成之日起至少保存三年。4.档案清查与盘点档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，确保档案的实际情况与档案目录一致。在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并记录相关情况。清查盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。六、档案查阅与利用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅旅游团队档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。涉及游客个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，未经公司授权，严禁查阅。确因工作需要查阅的，必须经公司高层领导批准，并严格按照保密规定进行查阅和使用。2.查阅流程查阅人员持经审批的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表内容，核对查阅人员身份，并提供相应的档案资料。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案资料是否完整、无损，并在《档案查阅申请表》上记录查阅情况。3.档案利用公司内部人员如需利用旅游团队档案资料进行业务分析、总结经验、改进服务等工作，应在查阅档案的基础上，按照公司相关规定进行整理和使用。利用过程中应确保档案资料的保密性和安全性，不得将档案资料泄露给无关人员。如需对外提供旅游团队档案资料，必须经过严格的审批程序，确保符合法律法规和公司规定。对外提供档案资料时，应与对方签订保密协议，明确双方的权利义务，防止档案资料被不当使用。七、档案销毁1.销毁条件档案保管期限届满，且已不再具有保存价值的，可以进行销毁。因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续保存的，经公司批准后可以进行销毁。涉及法律纠纷或其他特殊情况的档案，在相关事项处理完毕后，经公司评估不再需要保存的，方可进行销毁。2.销毁流程档案管理部门应定期对拟销毁的档案进行清理和造册，列出档案名称、编号、保管期限、销毁原因等详细信息，形成《档案销毁清单》。《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可组织实施档案销毁工作。档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧或粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除