区委办档案制度

区委办档案制度一、总则（一）目的为加强区委办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在区委工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区委办各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：区委办档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映区委办各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，确保档案的齐全完整。4.规范性原则：档案管理工作应严格按照国家有关法律法规和行业标准进行，做到规范化、标准化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门区委办设立专门档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的有序存放。2.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失、霉变等。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。4.负责档案信息的数字化处理，建立档案数据库，提高档案管理的信息化水平。5.参与档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.开展档案管理工作的调研和总结，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委及有关部门下发的与区委工作相关的文件、指示、通知等。2.区委召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.区委领导的重要讲话、报告、批示等。4.区委各科室在工作中形成的文件、报表、总结、计划等。5.反映区委工作活动的照片、音像资料等。6.其他具有保存价值的数据资料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政工作类、业务工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理科室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境（温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%）。4.对易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、加固修复等。五、档案的利用（一）利用范围1.区委办工作人员因工作需要查阅档案。2.区委领导及相关部门因工作需要查阅档案。3.其他经批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理科室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表经批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源进行分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的保管期限，对超过保管期限的档案进行重点鉴定。3.征求相关业务科室和领导的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报区委办领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全和保密。3.销毁档案时，应编制销毁清册，注明档案名称、数量、销毁时间等信息，由监销人员签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立区委办档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理要求1.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行格式转换，统一存储为通用格式，如PDF等。3.建立电子档案数据库，对档案的元数据进行录入和管理，确保电子档案的准确性和完整性。（三）信息系统管理1.配备专门的档案信息管理系统管理人员，负责系统的日常维护和管理。2.制定信息系统操作规程，规范系统的使用和操作流程。3.定期对信息系统进行备份，确保数据的安全和可恢复性。八、监督与检查（一）监督检查机制建立档案管理工作监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并加以整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作质量。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的工作纪律和业务水平。（三）检查方式1.定期检查：每[X]年对档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：