中心组档案制度

中心组档案制度一、总则（一）目的为加强公司中心组档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司中心组开展各类活动、会议、学习等过程中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司中心组档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映中心组活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理中心组活动过程中产生的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部人员查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司中心组档案管理制度，并组织实施。2.对中心组档案进行集中收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，提高档案查询效率。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设施，确保档案实体安全。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。7.对公司各部门和人员的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在中心组活动中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.严格按照档案管理规定，规范本部门档案的形成、积累和整理工作，保证档案质量。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的具体收集、整理、编目、保管、利用等工作，确保档案管理工作的准确、及时和规范。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，能够快速、准确地为利用者提供档案信息。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.做好档案管理的保密工作，防止档案信息泄露。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.中心组学习计划、方案、通知等文件。2.学习资料，包括学习教材、参考书籍、会议纪要、学习心得等。3.会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议等。4.调研活动相关资料，如调研方案、调研报告、调研照片等。5.培训活动资料，包括培训计划、培训教材、培训记录、学员考核成绩等。6.中心组成员的个人学习笔记、心得体会等。7.上级领导对中心组学习的批示、讲话精神等文件。8.与中心组工作相关的其他文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将在中心组活动中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、清晰，不得有破损、褪色、字迹模糊等情况。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成时间、内容、来源等因素进行分类。可分为学习类、会议类、调研类、培训类、个人学习类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份留存档案管理部门，一份提供给利用者查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：对公司发展具有重大历史意义、涉及公司核心机密、长期保存价值的档案，实行永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁卫生，并定期进行检查和维护记录。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.在清查过程中，要认真核对档案的数量、内容、保管期限等信息，发现问题及时记录并采取措施解决。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结和分析，并提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅公司中心组档案。3.法律法规规定的其他查阅、利用情况。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.上级主管部门、相关单位查阅档案，需出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。4.查阅、借阅档案时，利用者应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。利用登记应定期进行整理和归档，以便日后查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、形式等方面综合分析档案的价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，避免主观随意性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审核和鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.参考档案的保管期限、形成时间、来源等因素，判断档案是否仍需继续保存。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后