档案仓库巡查制度

档案仓库巡查制度一、总则（一）目的为加强档案仓库的管理，确保档案的安全与完整，规范档案仓库巡查工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案仓库的巡查管理。（三）基本原则1.定期巡查原则：按照规定的时间间隔对档案仓库进行巡查，确保及时发现问题。2.全面覆盖原则：巡查内容涵盖档案仓库的各个方面，包括档案存储环境、设施设备、档案实体等。3.责任明确原则：明确巡查人员的职责，确保巡查工作落实到位。二、巡查组织与人员职责（一）巡查组织架构成立档案仓库巡查工作领导小组，由公司/组织分管档案工作的领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，成员包括档案仓库管理人员、安全保卫人员等。领导小组负责统筹协调档案仓库巡查工作，制定巡查计划，审核巡查报告等。（二）巡查人员职责1.巡查组长职责负责组织实施档案仓库巡查工作，制定具体的巡查方案。对巡查过程中发现的重大问题及时向领导小组汇报，并提出处理建议。审核巡查报告，确保报告内容真实、准确、完整。2.巡查人员职责按照巡查计划和要求，对档案仓库进行认真细致的巡查，做好巡查记录。及时发现档案仓库存在的安全隐患、设施设备故障、档案管理问题等，并如实记录在巡查记录中。对巡查中发现的问题及时向巡查组长报告，并协助采取相应的措施进行处理。3.档案仓库管理人员职责配合巡查人员开展巡查工作，提供必要的档案管理信息和协助。负责对巡查中发现的档案管理问题进行整改落实，确保档案管理工作规范有序。4.安全保卫人员职责加强档案仓库周边的安全巡逻，确保仓库区域安全。协助巡查人员检查档案仓库的安全设施设备，如消防器材、监控设备等，确保其正常运行。三、巡查内容（一）档案存储环境1.温度与湿度每日查看档案仓库内的温湿度记录，确保温度保持在[适宜温度范围]，湿度保持在[适宜湿度范围]。检查温湿度调节设备的运行情况，如空调、除湿机等，确保设备正常工作。2.清洁卫生查看档案仓库地面、货架、档案箱等是否清洁，有无灰尘、杂物堆积。检查档案仓库门窗是否关闭严密，防止灰尘、害虫等进入。3.防虫防鼠检查档案仓库内是否放置防虫、防鼠药品，药品放置是否合理、有效。查看档案实体有无虫蛀、鼠咬等现象。（二）设施设备1.消防设施检查消防器材的配备是否齐全，如灭火器、消火栓等，其压力、有效期等是否符合要求。查看消防通道是否畅通无阻，严禁在消防通道内堆放杂物。2.电气设备检查档案仓库内的照明灯具、插座、开关等电气设备是否正常工作，有无漏电、短路等现象。查看电线电缆是否老化、破损，如有问题及时更换。3.通风设备检查通风设备的运行情况，确保空气流通良好，防止档案受潮、发霉。清理通风口，防止堵塞影响通风效果。4.监控设备查看监控设备是否正常运行，监控画面是否清晰，存储是否完整。检查监控设备的覆盖范围，确保档案仓库无监控死角。（三）档案实体1.档案整理情况检查档案的分类、编号、排列是否符合规定，档案目录是否与档案实体一致。查看档案装订是否牢固，有无散页、掉页等现象。2.档案存储方式检查档案是否按照规定的存储方式存放，如纸质档案是否存放在档案箱、档案架上，电子档案是否存储在专用服务器或存储设备上。查看档案存储的密集架、档案箱等是否完好，有无损坏、变形等情况。3.档案数量与完整性核对档案的数量是否与档案目录登记一致，有无缺失、损毁等情况。对重要档案进行抽查，检查其内容是否完整，字迹是否清晰。四、巡查频率与时间安排（一）巡查频率1.档案仓库管理人员每日进行日常巡查，对档案存储环境、设施设备等进行初步检查。2.巡查小组每周进行一次全面巡查，对档案仓库进行详细检查，并填写巡查记录。3.公司/组织分管档案工作的领导每月至少进行一次抽查巡查，对档案仓库巡查工作进行监督指导。（二）时间安排1.日常巡查时间为档案仓库管理人员每天上班后及下班前，重点检查档案仓库的温湿度、清洁卫生、设施设备运行等情况。2.全面巡查时间为每周固定的一天，具体时间由巡查小组组长安排，巡查时间应不少于[X]小时，确保对档案仓库各个方面进行全面检查。3.抽查巡查时间由公司/组织分管档案工作的领导根据工作安排确定，可随时进行。五、巡查记录与报告（一）巡查记录1.巡查人员应如实填写巡查记录，记录内容包括巡查时间、巡查人员、巡查区域、巡查内容、发现的问题及处理情况等。2.巡查记录应使用统一的格式，字迹清晰、工整，不得随意涂改。如发现问题，应详细记录问题的具体情况，并拍照留存。3.巡查记录由巡查人员签字确认后，交档案仓库管理人员保存，保存期限为[X]年。（二）巡查报告1.巡查小组组长应根据巡查记录，每周撰写巡查报告，报告内容包括本周巡查工作的基本情况、发现的问题及整改情况、下周巡查工作计划等。2.巡查报告应语言简洁、内容准确，对发现的问题应进行分析，并提出相应的整改措施和建议。3.巡查报告经巡查小组组长审核签字后，报公司/组织分管档案工作的领导审阅。对于巡查中发现的重大问题，应及时向领导小组汇报，并形成专项报告。六、问题处理与整改（一）问题分类巡查中发现的问题可分为一般问题、重要问题和重大问题。1.一般问题：指对档案安全与完整影响较小的问题，如温湿度稍有异常、档案整理存在小瑕疵等。2.重要问题：指对档案安全与完整有一定影响的问题，如设施设备出现故障、档案存储方式不符合规定等。3.重大问题：指可能导致档案严重损毁、丢失或泄露的问题，如火灾、水灾、盗窃等安全事故，以及档案管理系统故障导致档案数据丢失等情况。（二）处理流程1.对于一般问题，巡查人员应及时告知档案仓库管理人员，由档案仓库管理人员立即进行整改，并将整改情况记录在巡查记录中。2.对于重要问题，巡查小组组长应及时向档案管理部门负责人汇报，由档案管理部门负责人组织相关人员进行分析研究，制定整改方案，并督促相关人员进行整改。整改完成后，应提交整改报告，说明整改情况及效果。3.对于重大问题，巡查小组组长应立即向公司/组织分管档案工作的领导汇报，领导小组应迅速启动应急预案，组织相关部门进行调查处理，采取有效措施确保档案安全。同时，应向上级主管部门报告事件情况，并配合相关部门进行后续处理工作。（三）整改跟踪1.档案管理部门应建立问题整改跟踪台账，对巡查中发现的问题及整改情况进行详细记录，包括问题描述、整改措施、整改责任人、整改期限、整改完成情况等。2.巡查人员应对问题整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按时完成，整改效果符合要求。对于未按时完成整改的，应督促整改责任人加快整改进度，并及时向档案管理部门负责人汇报。3.档案管理部门应定期对问题整改情况进行总结分析，针对反复出现的问题，应制定相应的防范措施，防止问题再次发生。七、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织巡查人员进行业务培训，培训内容包括档案管理知识、设施设备操作技能、安全防范知识等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高巡查人员的业务水平和综合素质。3.新入职的巡查人员应进行岗前培训，培训合格后方可上岗。（二）考核1.建立巡查人员考核制度，对巡查人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括巡查工作的执行情况、问题发现与处理能力、工作责任心等。2.考核方式可采用自我评价、上级评价、同事评