档案入档规章制度

档案入档规章制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内各部门及全体员工形成的各类档案的入档管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：档案的形成、整理、归档应符合国家法律法规及行业标准的要求，遵循统一的规范和格式。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案分类及范围（一）行政档案1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司管理制度、各类通知、通报等。2.行政事务文件：如工作计划、总结、报告、会议纪要、活动方案、合同协议（行政类）等。3.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利记录、培训记录、考核评价、奖惩情况等。4.资质证照档案：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类资质证书、荣誉证书等。（二）财务档案1.会计凭证：原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计报告：年度审计报告、专项审计报告等。5.税务档案：纳税申报表、税务发票、税务审计资料等。（三）业务档案1.销售业务档案：客户信息、销售合同、订单、销售报表、市场调研报告等。2.采购业务档案：供应商信息、采购合同、采购订单、采购发票、采购报表等。3.生产业务档案：生产计划、生产工艺文件、产品质量检验报告、设备维护记录、生产报表等。4.研发业务档案：研发项目立项报告、研发方案、实验数据、技术文档、专利申请资料等。（四）其他档案1.基建档案：工程项目立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。2.设备档案：设备采购合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备报废资料等。3.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统数据备份等。三、档案形成与收集（一）档案形成要求1.各部门及员工应按照公司/组织的业务流程和工作要求，及时、准确地形成各类档案材料。档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。2.涉及多个部门共同办理的业务，主办部门应负责组织协调相关部门及时收集、整理档案材料，并确保档案的完整性和准确性。（二）档案收集职责1.部门职责各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，应指定专人负责档案的收集、整理和初步审核工作。负责收集本部门在日常工作中形成的各类档案材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等，并按照档案分类要求进行初步分类整理。2.员工职责员工应及时将工作中形成的各类档案材料移交至本部门档案管理人员，确保档案材料的真实性、完整性和及时性。对档案材料的形成过程进行记录，以便在需要时能够提供相关背景信息和说明。（三）档案收集时间1.对于日常工作中形成的档案材料应定期收集，一般每月或每季度收集一次。具体收集时间由各部门根据实际情况自行确定，但应确保档案材料不积压、不延误。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案材料，应在项目结束或活动完成后及时收集整理，确保档案的时效性。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。（二）整理方法1.纸质档案整理去除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针等。根据档案分类方案，对档案材料进行分类，同类档案材料按照时间顺序或重要程度排列。编写档案页码，确保页码连续且准确。填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.电子档案整理按照电子文件的类别和内容进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，命名应遵循统一的规则，体现文件的主题和日期等关键信息。建立电子文件索引目录，便于快速查找和利用。（三）整理要求1.分类准确：严格按照档案分类方案进行分类，确保档案归类合理无误。2.编号规范：档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目清晰：档案目录应填写完整、准确，字迹清晰，便于查阅。五、档案归档（一）归档流程1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案材料齐全、整理规范。2.将自查合格的档案移交至公司/组织档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，应及时通知相关部门进行整改。4.审核通过的档案进行归档存储，按照档案保管期限和存储方式进行分类存放。（二）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交至档案管理部门。2.对于紧急或特殊情况需要及时归档的档案，应在档案形成后[规定时间]内完成归档工作。（三）归档要求1.归档的档案应保持整理后的原状，不得擅自更改或抽取档案材料。2.档案管理部门应建立档案归档台账，详细记录档案的归档日期、类别、数量等信息，便于查询和统计。六、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/组织核心机密、重要历史资料、具有长期保存价值的档案等，应永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和使用频率，定期保管档案的期限分为[X]年、[X]年、[X]年等。到期后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（三）保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。七、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.严格按照档案利用审批程序进行操作，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制档案。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外部单位因业务往来、合作项目等需要查阅、借阅档案的，应经公司/组织相关领导批准，并签订保密协议后，方可进行查阅、借阅。（三）利用程序1.查阅程序内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅档案，应提交查阅申请函，说明查阅原因、查阅范围等，经公司/组织相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.借阅程序内部员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。外部单位借阅档案，应提交借阅申请函，经公司/组织相关领导批准后，签订保密协议，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[规定天数]，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制程序内部员工复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。外部单位复制档案，应提交复制申请函，经公司/组织相关领导批准后，按照规定收取复制费用，并办理复制手续。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以确保其真实性和有效性。（四）利用记录档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。利用记录应妥善保存，以备查询和统计。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.根据档案保管期限表，对到期档案进行逐一核对，确定档案是否仍具有保存价值。2.综合考虑档案的内容、来源、形式等因素，对档案的重要性、时效性、完整性等进行评估，判断其是否需要继续保存。3.征求相关部门和人员的意见，了解档案在实际工作中的利用情况，作为鉴定的参考依据。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司/组织相关领导批准。3.批准后的档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应确保档案销毁彻