档案接交制度

档案接交制度一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案的有效利用，特制定本档案接交制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、移交、保管和利用等过程中的行为规范。3.基本原则档案接交工作应遵循真实性、完整性、系统性、保密性和便利性的原则。确保档案内容真实可靠，涵盖全面信息，分类科学系统，严格保密措施，并方便档案的查询与使用。二、档案接交的职责分工1.档案管理部门职责负责制定和完善档案接交制度，并组织实施。指导和监督各部门的档案整理与移交工作。接收、整理、保管和统计公司各类档案，建立档案数据库。提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作。按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作。3.档案形成人员职责负责及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，并进行初步整理。确保所形成档案的真实性、准确性和完整性。按照部门要求，将档案移交至本部门档案管理人员。三、档案的收集与整理1.收集范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。上级机关下发的与公司业务相关的文件、指示、规定等。公司对外签订的合同、协议、章程、报表等文件。公司内部的工作计划、总结、报告、会议记录、人事档案等。2.收集要求档案形成人员应及时将工作中产生的文件材料收集齐全，不得遗漏。收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。对重要文件应进行备份，以防丢失或损坏。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，进行分类整理。便于保管和利用，采用统一的分类标准和编号方法。4.整理方法按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。将整理好的文件材料装订成册，装入档案盒，并在盒脊上标明相关信息。四、档案的移交1.移交时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交至档案管理部门。对于重大项目或特殊事项形成的档案，应在项目结束或事项办理完毕后[X]个工作日内移交。2.移交手续移交部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后，双方在《档案移交清单》上签字盖章。《档案移交清单》一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。3.移交要求移交的档案应整理规范、编目清晰、装订牢固。档案应保持完整，不得缺页、漏件。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定的格式和存储方式移交。五、档案的接收1.接收流程档案管理部门收到移交的档案后，应及时进行登记。对移交的档案进行质量检查，如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。将符合要求的档案按照分类标准进行上架存放，并更新档案数据库。2.接收职责档案管理人员应认真核对移交档案的数量、内容等，确保接收档案的准确性。对接收的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄密。及时将接收档案的情况反馈给移交部门。六、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.保管措施对档案进行分类存放，建立档案索引，便于查找和利用。定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量和内容准确无误。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。3.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、章程、财务报表等。长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括公司的一般性文件、业务档案等。短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性文件、事务性档案等。档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。七、档案的利用1.利用范围公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因业务往来等原因，需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用手续公司员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等信息。部门负责人对申请表进行审批，签字同意后，方可到档案管理部门办理查阅或借阅手续。档案管理人员根据申请表，提供相应的档案，并做好查阅或借阅登记。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。3.利用要求查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。未经档案管理部门同意，不得擅自复制、摘抄档案内容。对涉及公司机密的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。2.鉴定内容对保管期限届满的档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。对档案的完整性、准确性、系统性进行检查，剔除重复、无效的档案。3.鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合分析判断档案的价值。可以采用直接鉴定法，即逐份审查档案，确定其是否具有保存价值。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。档案鉴定工作小组对《档案销毁清单》进行审核，签字同意后，报公司领导审批。公司领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。《档案销毁清单》应永久保存。九、监督与检查1.监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门档案接交工作进行监督检查。2.监督检查内容档案的收集、整理、移交工作是否符合规定要求。档案的保管是否安全、规范。档案的利用是否合理、合规。3.监督检查方式定期检查与不定期抽查相结合。查阅档案资料、实地查看档案库房、询问相关人员等。4.问题处理对监督检查中发现的问题，档案管理部门应