地震减灾档案制度

地震减灾档案制度一、总则（一）目的为加强地震减灾档案管理，有效收集、整理、保管和利用地震减灾工作中形成的各类档案资料，提高地震减灾工作的科学性、规范性和有效性，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在地震监测、地震灾害预防、地震应急救援等地震减灾工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：地震减灾档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施确保地震减灾档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部各部门及相关人员对档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责地震减灾档案的日常管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定地震减灾档案管理的具体实施细则。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订地震减灾工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整和规范。3.建立健全地震减灾档案的保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存储。4.开展档案信息化建设，建立地震减灾档案数据库，实现档案的数字化管理和网上查询利用。5.负责组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。6.为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，根据需要编制档案参考资料。7.定期对地震减灾档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作。（二）档案形成部门公司/组织内部各部门是地震减灾档案的形成部门，负责本部门在地震减灾工作中文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定定期向档案管理部门移交。其职责包括：1.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理，指导和督促本部门工作人员及时将工作中形成的文件材料进行收集、整理。2.按照档案管理的要求，对本部门形成的文件材料进行分类、整理，确保文件材料的齐全、完整和准确，并编制移交清单。3.在规定时间内，将整理好的档案移交至档案管理部门，办理交接手续。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合档案管理部门做好档案的利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.地震监测数据：包括地震台网观测数据、地震监测仪器设备运行记录、地震监测资料分析报告等。2.地震灾害预防资料：地震区划图、地震小区划报告、建设工程抗震设防要求文件、地震安全性评价报告、防震减灾规划及相关文件等。3.地震应急救援文件：地震应急预案、应急演练方案及总结、应急物资储备清单、应急救援队伍信息等。4.地震灾害调查与评估资料：地震灾害损失调查评估报告、地震灾害现场照片、影像资料、受灾群众信息等。5.地震减灾科研项目档案：项目立项申请书、研究报告、成果鉴定文件、专利证书等。6.与地震减灾工作相关的会议文件、领导批示、往来函件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对收集到的文件材料，应进行初步审核，剔除重复、无效的文件，保证文件材料的质量。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自修改、涂抹或销毁。（三）整理方法1.分类：按照地震减灾工作的业务范围和档案的形成特点，将地震减灾档案分为地震监测、地震灾害预防、地震应急救援、地震灾害调查与评估、地震减灾科研等类别。每个类别下再根据档案的具体内容和性质进行二级分类。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“全宗号目录号案卷号件号”的编号方式。全宗号为本公司/组织的档案全宗编号；目录号按照档案分类类别编制；案卷号为每一卷档案的编号；件号为每一卷档案内文件材料的顺序编号。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录和卷内文件目录。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应注明文件编号、题名、日期、页号、备注等信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理和修复，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件材料的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限根据地震减灾档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限为永久、长期和短期。1.永久保管：反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对地震减灾工作有长远利用价值的档案，如地震区划图、重要的地震监测数据、重大地震灾害调查评估报告等，应永久保管。2.长期保管：在较长时间内对地震减灾工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管：在较短时间内对地震减灾工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。3.建立档案库房管理制度，定期对库房进行检查和维护，确保库房环境符合档案保管要求。（三）档案的存储方式1.纸质档案应按照档案分类顺序，整齐排列存放在档案密集架上，并建立相应的索引目录，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类目录进行分类存储，并建立电子档案数据库，实现电子档案的信息化管理。电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对重要的照片、影像等特殊载体档案，应进行数字化处理后存储，并保留原始载体。原始载体应妥善保管，注明相关信息，以便查询和利用。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司/组织内部各部门及相关人员因工作需要查阅地震减灾档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应对查阅申请进行审核，根据档案的密级和保管期限，确定是否提供查阅服务。对涉及机密、秘密的档案，应严格按照保密规定进行查阅审批。3.查阅档案时应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容、数量等信息。4.因工作需要借阅地震减灾档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（二）档案的统计与分析1.档案管理部门应建立档案利用统计制度，定期对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，包括查阅和借阅的档案数量、种类、利用目的、利用部门等信息。2.根据档案利用统计结果，分析档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。如发现某些档案利用频率较高，应考虑增加其保管期限或采取其他措施提高其利用效率；如发现某些档案利用较少，应分析原因，考虑是否需要调整档案的收集范围或保管期限。（三）档案参考资料的编制1.档案管理部门应根据地震减灾工作的需要，结合档案内容，编制档案参考资料，如地震减灾工作大事记、重要文件汇编、地震灾害案例选编等。2.档案参考资料应具有针对性和实用性，能够为公司/组织内部各部门及相关人员提供便捷的信息服务，有助于提高地震减灾工作的决策水平和工作效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确反映档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期限已满的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，连同拟销毁档案清单一并提交档案鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，对档案的保存价值进行全面审查，结合地震减灾工作的实际需求，确定档案是否仍具有保存价值。3.对仍具有保存价值的档案，应重新确定其保管期限；对已失去保存价值的档案，经鉴定小组组长签字同意后，批准销毁。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司/组织财务部门备案。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量、编号等信息，确保销毁工作的准确性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。档案管理部门应将销毁清册及相关报告归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的地震减灾档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作的效率和质量，为地震减灾工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等操作，提高图像质量。3.按照档案分类目录，对数字化图像进行命名和存储，建立电子档案数据库，实现电子档案的有序管理。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案信息的及时更新和准确完整。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、年度、保管期限、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅工作的效率和透明度。4.统计分析：对档案的利用情况、保管期限、档案数量等信息进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。采用数据加密、备份恢复等技术手段，保障电子档案数据的安全存储和传输。（四）数据备份与安全维护1.定期对电子档案数据