社保档案管控制度

社保档案管控制度一、总则（一）目的为加强公司社保档案管理，确保社保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工社保档案的管理，包括社保参保登记、变更、缴费、待遇申领等过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家关于社会保险的法律法规及相关政策规定，确保社保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：社保档案应如实反映公司及员工社保业务办理的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.完整安全原则：全面收集、整理社保档案资料，确保档案的完整性；同时，采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便捷高效原则：优化社保档案管理流程，提高档案管理工作效率，便于公司及员工查询、利用社保档案信息。二、社保档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责组织公司员工社保业务的办理，包括参保登记、增减员、缴费申报等工作。2.收集、整理、审核社保业务办理过程中产生的各类原始资料，并及时移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好社保档案的查询、借阅等工作，为员工提供社保信息咨询服务。（二）财务部门1.负责按照人力资源部门提供的社保缴费申报数据，及时足额缴纳社保费用。2.保存社保缴费凭证、发票等财务资料，并定期与人力资源部门核对社保缴费情况。（三）档案管理部门1.负责社保档案的集中统一管理，制定档案管理制度和工作流程。2.接收、整理、归档人力资源部门移交的社保档案资料，建立健全社保档案目录和索引。3.负责社保档案的保管、维护，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供社保档案的查询、借阅服务，并做好登记记录。（四）信息技术部门1.负责建立和维护社保档案管理信息系统，实现社保档案的电子化管理。2.保障社保档案管理信息系统的安全稳定运行，做好数据备份和安全防护工作。3.协助档案管理部门进行社保档案信息的录入、查询、统计等工作，提高档案管理工作的信息化水平。三、社保档案的分类与归档（一）社保档案分类1.参保登记类：包括员工入职参保登记表、身份证复印件、户口本复印件、劳动合同等相关资料。2.变更类：员工社保信息变更申请表、变更证明材料等。3.缴费类：社保缴费基数申报核定表、缴费凭证、发票等。4.待遇申领类：退休待遇申领表、工伤认定决定书、劳动能力鉴定结论书、生育保险待遇申领材料等。（二）归档要求1.社保档案应按照分类进行整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。2.每份档案应编制页码，并在首页加盖档案章，注明档案类别、年度、编号等信息。3.档案资料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。4.对于电子档案，应按照纸质档案的分类和编号进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）归档流程1.人力资源部门在完成社保业务办理后，应及时将相关资料进行整理、核对，确保资料齐全、准确。2.整理好的社保档案资料应定期移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门收到移交的社保档案后，应按照归档要求进行分类、编号、装订，并录入档案管理信息系统。四、社保档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的社保档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等安全防护设施。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.社保档案应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。纸质档案应按照档案类别、年度、编号顺序存放于档案柜中，并建立档案索引目录，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.社保档案的保管期限应按照国家相关法律法规及行业标准执行。一般情况下，参保登记类、变更类档案应永久保管；缴费类档案应保管10年；待遇申领类档案应在待遇终止后保管10年。2.对于超过保管期限的社保档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同人力资源部门、财务部门等相关人员共同进行。经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司领导批准后，由专人负责销毁，并在销毁清单上签字确认。五、社保档案的查询与借阅（一）查询1.公司内部员工因工作需要查询本人社保档案的，应填写社保档案查询申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查询手续。2.档案管理部门应根据员工提供的有效身份证件，核实身份后，为其提供社保档案查询服务。查询结果应打印或复印，并加盖档案管理部门印章。3.公司外部单位或个人因工作需要查询公司社保档案的，应出具单位介绍信或相关证明材料，经公司领导批准后，档案管理部门方可提供查询服务。查询内容应严格限定在与查询目的相关的范围内，并做好查询记录。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅社保档案的，应填写社保档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的社保档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏。3.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、社保档案的保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全社保档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.社保档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。对于涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的社保档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.在社保档案查询、借阅过程中，档案管理人员应严格控制知悉范围，对查询、借阅情况进行详细记录，确保档案信息安全。（二）安全管理1.档案管理部门应加强社保档案保管库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。在库房内不得吸烟、使用明火，不得存放易燃易爆物品。3.定期对社保档案进行盘点清查，核对档案数量、内容等是否一致，如发现问题应及时查明原因，并采取相应的处理措施。同时，做好档案盘点清查记录，以备查阅。七、社保档案的信息化管理（一）信息系统建设1.信息技术部门应根据公司社保档案管理的实际需求，建立完善的社保档案管理信息系统。信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、安全防护等功能，实现社保档案的电子化管理。2.信息系统应与公司人力资源管理系统、财务管理系统等进行数据对接，确保社保档案信息与其他业务系统数据的一致性和准确性。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案录入要求，将社保档案资料准确录入信息系统。录入过程中应认真核对数据，确保数据的真实性和准确性。2.定期对社保档案信息系统中的数据进行维护和更新，及时处理档案信息变更、过期数据清理等工作。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）信息安全保障1.信息技术部门应加强社保档案管理信息系统的安全防护工作，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.建立健全信息系统用户权限管理制度，严格控制用户访问权限，确保只有授权人员才能访问和操作社保档案信息系统。同时，定期对用户账号进行清理和审计，防止非法用户登录系统。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对社保档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案整理归档情况、档案保管安全情况、档案查询借阅情况等。2.监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查结果应形成书面报告，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立社保档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体