生产管理档案制度

生产管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理档案工作，确保生产管理活动中形成的各类文件材料得到妥善保管、有效利用，为公司生产运营、决策支持、质量追溯等提供坚实保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产管理活动的部门、车间及相关人员。涵盖从原材料采购、生产计划制定、生产过程控制、质量检验到产品交付等整个生产流程中产生的各类文件档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映生产管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理生产管理过程中的各类文件，确保档案资料的完整性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文字表述等符合规范要求。4.及时性原则：文件形成后应及时归档，避免延误导致档案缺失或信息失真。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术机密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司生产管理档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划生产管理档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对生产管理档案进行检查、清理和鉴定，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。5.组织档案管理人员的培训和业务交流，提升其专业素质。（二）各部门职责1.负责本部门生产管理文件材料的形成、积累和初步整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责与档案管理部门的沟通协调，确保本部门档案工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真执行档案管理制度，做好生产管理档案的日常收集、整理、编目、上架等工作。2.严格遵守档案保管规定，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。3.积极为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，及时准确地提供所需档案信息。4.对档案管理工作中发现的问题及时反馈，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产计划类：包括年度、月度生产计划，生产任务通知单，生产调度指令等。2.物料管理类：原材料采购合同、订单，物料入库单、出库单，库存盘点记录等。3.生产过程记录类：生产工艺文件、操作规程，设备运行记录，生产日报表、周报表、月报表，质量检验记录，不合格品处理记录等。4.人员管理类：员工考勤记录，培训记录，绩效考评记录等。5.设备管理类：设备台账，设备维护保养计划、记录，设备维修记录，设备报废申请及审批文件等。6.安全生产类：安全管理制度，安全检查记录，事故报告及处理文件等。7.其他相关类：与生产管理有关的会议纪要、通知，对外联络文件，技术改造文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件形成后及时收集，不得积压或丢失。2.收集的文件应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为生产计划、物料管理、生产过程、人员管理、设备管理、安全生产等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的文件材料，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，按照整理要求进行再次核对和完善，确认无误后进行归档。3.归档后的档案应及时上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，实现档案的信息化管理。（二）保管期限根据生产管理档案的重要程度和保存价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种。1.永久保管：涉及公司重大生产决策、长期发展规划、重要技术资料、产权证书等具有重要历史价值和法律凭证作用的档案。2.长期保管：生产计划、设备台账、主要生产工艺文件等对公司生产运营有较长时间参考价值的档案。3.短期保管：一般性的生产记录、临时性的通知等保存期限较短的档案。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗等安全设施，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。2.档案应分类存放于专用的档案柜架上，排列整齐有序，并设置明显的标识。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，要采取有效的数据安全防护措施，防止电子档案被篡改或泄露。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人需经公司主管领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司生产管理档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准，并签订保密协议后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅规定1.档案一般不对外借阅，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，按照查阅权限履行审批手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如无问题，办理归还手续。（三）复制要求1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经审批同意后，由档案管理部门指定专人负责复制。2.复制的档案应与原件内容一致，并注明复制日期、复制人等信息。3.复制的档案应按照档案管理规定进行妥善保管，不得随意传播或用于其他非工作目的。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的生产管理档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员及公司分管领导组成鉴定小组共同进行。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限；对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司总经理批准后进行销毁。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案编号、题名、日期等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案被彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的生产管理档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务质量，为公司生产运营提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）系统功能要求1.档案录入：能够实现档案信息的快速录入，包括文件编号、题名、日期、来源、保管期限等基本信息，以及文件内容的电子化存储。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，并能对借阅期限进行提醒和控制。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案信息的安全。5.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失或损坏。（三）数据安全保障1.建立严格的用户认证和密码管理制度，确保用户身份的真实性和合法性。2.采用安全可靠的网络设备和软件系统，防止网络攻击和数据泄露。3.对档案数