街道台帐档案制度

街道台帐档案制度一、总则（一）目的为加强街道台帐档案管理，确保台帐档案的完整性、准确性和规范性，提高工作效率和决策科学性，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处各部门、各社区以及参与街道相关工作的所有人员在工作中形成的各类台帐档案。（三）基本原则1.集中统一原则街道台帐档案实行集中统一管理，由街道专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实准确原则台帐档案应如实反映工作实际情况，数据准确、内容完整，严禁弄虚作假。3.规范有序原则按照统一的标准和流程对台帐档案进行分类、整理、编号、存储，确保管理规范有序。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，保障台帐档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、台帐档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善街道台帐档案管理制度，并组织实施。2.负责台帐档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立台帐档案目录数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查询和利用。4.定期对台帐档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.对各部门、各社区的台帐档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门、各社区职责1.明确本部门、本社区台帐档案管理责任人，负责本部门、本社区工作中形成台帐档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门、本社区台帐档案的形成过程，确保档案内容真实、准确、完整。3.配合档案管理部门做好台帐档案的清查、盘点和利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规章制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好台帐档案的日常管理工作。3.负责台帐档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等具体操作，确保档案整理规范。4.对档案的查阅、借阅进行登记和管理，及时催还到期档案。5.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并采取措施解决。三、台帐档案的收集与整理（一）收集范围1.街道办事处各类工作计划、总结、报告、会议记录、决议等文件材料。2.各项工作的统计报表、数据台账、调查资料等。3.涉及街道经济、社会、民生等方面的政策文件、法规依据、项目资料等。4.社区工作记录、居民信息档案、社区活动资料等。5.其他与街道工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各社区应在工作完成后及时将形成的台帐档案材料收集齐全，确保不漏项。2.收集的文件材料应原件齐全，如遇特殊情况无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.对收集的文件材料进行初步筛选，剔除无关或重复的内容。（三）整理方法1.分类根据台帐档案的内容和性质，分为党群工作类、行政事务类、经济发展类、社会事务类、城市建设类、安全稳定类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号按照分类顺序为每一份台帐档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号。例如：党群工作类2023001，表示党群工作类2023年的第一份档案。3.装订对纸张较多的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用A4纸规格的左侧装订方式。4.编目编制台帐档案目录，目录应包括编号、题名、日期、保管期限、备注等内容。题名应准确反映档案的主要内容，日期填写文件形成的年月日，保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定。四、台帐档案的归档与保管（一）归档时间各部门、各社区应在每年年底前将本年度形成的台帐档案整理完毕，移交档案管理部门归档。对于一些时效性较强或急需归档的档案，应及时移交。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的台帐档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对符合要求的档案进行接收登记，填写《台帐档案移交清单》，双方签字确认。3.将归档的台帐档案按照分类顺序上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，更新档案目录数据库。（三）保管期限台帐档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映街道主要职能活动和基本历史面貌的，对街道工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。如街道重大决策文件、重要会议记录、涉及全局性的统计报表等。2.长期保管在较长时间内对街道工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如一般性的工作计划、总结、业务文件等。3.短期保管在较短时间内对街道工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。如临时性的统计报表、一般性的工作简报等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子台帐档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。五、台帐档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.街道内部人员因工作需要查阅台帐档案的，应填写《台帐档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密或敏感信息的台帐档案，查阅申请人需经街道分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。（二）查阅程序1.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的台帐档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、用途等信息。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上注明查阅情况并签字确认。（三）借阅权限1.街道内部人员因特殊原因需要借阅台帐档案的，应填写《台帐档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅台帐档案的，需持单位介绍信或相关证明材料，经街道分管领导批准后，按照规定办理查阅或借阅手续。（四）借阅程序1.档案管理人员根据借阅申请表，办理档案借阅登记手续，填写《台帐档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、单位、借阅档案名称、数量、借阅期限等信息。2.向借阅人发放档案，并告知借阅人档案的保管要求和保密规定。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、台帐档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成的台帐档案鉴定小组，负责对到期台帐档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期台帐档案进行逐份鉴定。2.对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的台帐档案进行审核，提出销毁意见，填写《台帐档案销毁审批表》，报街道分管领导批准。2.经批准后，档案管理人员按照规定的程序对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、