公司档案规程制度

公司档案规程制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规程制度。（二）适用范围本规程制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项活动的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理规程制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.负责建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。5.负责对公司各部门档案管理工作进行监督检查和指导，定期组织档案管理工作培训和考核。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和安全。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理规程制度的要求，及时将本部门形成的档案移交公司综合管理部门集中管理。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等文件，公司内部管理制度、规定、办法等文件，公司行政事务管理文件，公司会议纪要、记录等文件。2.人力资源管理类包括公司人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利、员工关系等方面的文件，员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表、薪酬发放记录等。3.财务管理类包括公司财务预算、决算、财务报表、审计报告、税务申报等文件，会计凭证、账簿、财务档案等。4.市场营销类包括公司市场调研、市场策划、产品推广、销售合同、客户信息等文件，市场调研报告、营销策划方案、销售合同台账、客户档案等。5.生产管理类包括公司生产计划、生产调度、质量管理、设备管理、物资管理等方面的文件，生产计划报表、生产调度记录、质量检验报告、设备维护记录、物资采购合同等。6.技术研发类包括公司技术研发规划、项目立项、技术方案、技术成果、专利申请等文件，技术研发项目文档、技术方案书、技术成果鉴定报告、专利证书等。7.法务合规类包括公司法律事务管理、合同审核、合规审查、诉讼仲裁等方面的文件，合同文本、法律意见书、合规审查报告、诉讼仲裁文件等。8.投资管理类包括公司投资项目策划、投资决策、投资协议、投资收益等文件，投资项目可行性研究报告、投资决策文件、投资协议文本、投资收益报表等。9.信息化管理类包括公司信息化建设规划、信息系统开发、信息安全管理、数据备份与恢复等方面的文件，信息化建设项目文档、信息系统需求规格说明书、信息安全管理制度、数据备份记录等。10.其他类包括公司荣誉证书、资质证书、获奖文件、对外宣传资料等不属于上述分类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制，具体如下：1.大类代码按照档案分类的十大类，分别用一位数字表示，即：1行政管理类、2人力资源管理类、3财务管理类、4市场营销类、5生产管理类、6技术研发类、7法务合规类、8投资管理类、9信息化管理类、0其他类。example：“1”代表行政管理类，“2”代表人力资源管理类，以此类推。2.年度用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的档案。3.流水号按照档案形成的先后顺序，用五位数字表示流水号，从“00001”开始依次编号。example：“1202300001”表示2023年行政管理类的第一份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类标准及归档范围，及时收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的档案材料。具体收集范围如下：1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件。公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等文件。公司内部管理制度、规定、办法等文件。公司行政事务管理文件，如公文、函件、通知、报告等。公司会议纪要、记录等文件。2.人力资源管理类公司人力资源规划、招聘计划、招聘简章等文件。员工招聘、录用、转正、晋升、调动、离职等相关文件。员工培训计划、培训方案、培训记录、培训证书等文件。员工绩效考核方案、考核表、考核结果汇总等文件。员工薪酬福利方案、工资表、奖金发放记录、福利补贴发放记录等文件。员工劳动合同、保密协议、竞业限制协议等文件。员工档案，包括个人简历、学历证书、学位证书、职称证书、资格证书、培训证书、获奖证书等复印件。3.财务管理类公司财务预算、决算报告、财务报表等文件。会计凭证、账簿、财务档案等。审计报告、税务申报文件、税务发票等。财务管理制度、规定、办法等文件。财务分析报告、财务决策文件等。4.市场营销类公司市场调研计划、调研方案、调研报告等文件。公司市场策划方案、营销活动方案、促销方案等文件。公司产品推广资料、宣传册、广告文案等文件。销售合同、销售订单、销售发票、销售回款记录等文件。客户信息档案包括客户基本资料、购买记录、客户反馈等文件。5.生产管理类公司生产计划、生产调度计划、生产进度报表等文件。生产操作规程、工艺文件、质量标准等文件。生产设备维护计划、维护记录、维修报告等文件。物资采购计划、采购合同、物资入库单、物资出库单等文件。产品质量检验报告、质量事故处理报告等文件。6.技术研发类公司技术研发规划、项目立项报告、可行性研究报告等文件。技术方案书、技术设计图纸、技术说明书等文件。技术研发项目文档，包括项目进度报告、技术交流记录、技术难题解决方案等文件。技术成果鉴定报告、专利申请文件、软件著作权登记证书等文件。7.法务合规类公司法律事务管理文件，如法律意见书汇总、合同审核意见等。合同文本包括各类业务合同、租赁合同、借款合同等。合规审查报告、内部审计报告、风险管理报告等文件。诉讼仲裁文件包括起诉状、答辩状、判决书、裁定书等。8.投资管理类公司投资项目策划书、可行性研究报告、投资决策文件等。投资协议文本包括投资合同、合作协议、股权转让协议等。投资项目评估报告、投资收益报表、投资风险分析报告等文件。9.信息化管理类公司信息化建设规划、信息系统开发需求规格说明书、项目实施方案等文件。信息系统测试报告、验收报告、运行维护记录等文件。信息安全管理制度、信息安全应急预案、信息安全检查报告等文件。数据备份记录、数据恢复记录等文件。10.其他类公司荣誉证书、资质证书、获奖文件、对外宣传资料等不属于上述分类的其他档案文件。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案形成的时间顺序和归档范围，及时收集各类档案材料，不得遗漏。3.对于重要的档案材料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件存放处。4.档案收集人员应认真核对档案材料的内容和数量，确保档案材料的准确性和完整性。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的分类、编号、装订、编目等管理操作。（四）整理方法1.分类按照本制度规定的档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.编号按照本制度规定的档案编号方法，对每一份档案进行编号。3.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料，应进行修整、裱糊或托裱，使其规格统一、牢固整齐，并采用线装或胶装的方式进行装订。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，并按照档案分类顺序进行排列。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品、防盗报警装置等，以保证档案的质量不受影响。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议、公司年度财务决算报告、审计报告、重要的合同协议等。2.长期保管凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为15年至50年。如公司内部管理制度、规定、办法等文件，员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表、薪酬发放记录等。3.短期保管凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为5年至15年。如公司一般性的行政事务管理文件、临时性的会议纪要、记录等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、质量完好。2.对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复或复制。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。4.严格遵守档案库房的管理制度，保持库房的清洁卫生和适宜的温湿度环境。5.做好档案的安全保密工作，防止档案信息的泄露和丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，确定档案的保管期限和销毁范围。具体鉴定方法如下：1.分析档案的内容审查档案所反映的公司活动的重要性、历史意义、现实作用等，判断档案的价值大小。2.考虑档案的来源档案的形成部门、形成时间、形成背景等因素，对档案的价值有一定的影响。一般来说，重要部门形成的档案、历史悠久的档案、反映重大事件的档案价值相对较高。3.结合档案的时间档案形成的时间越久远越好，对公司历史研究和查考利用的价值越大。4.关注档案的形式档案的形式如文件、图表、声像等，也会影响档案的价值。一些具有特殊形式或载体的档案，如珍贵的照片、录音录像资料等，价值较高。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，编制《档案销毁清册》，明确档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。3.经审批同意销毁的档案，由档案管理人员按照规定的程序进行销毁。销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档备查。七、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循以下原则：1.依法利用原则档案利用应符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益和公司利益。2.服务公司原则档案利用应紧密围绕公司的中心工作，为公司各项决策、管理、生产、经营等活动提供支持和服务。3.安全保密原则档案利用过程中应严格遵守档案安全保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用方式公司档案的利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。查阅是指利用者直接到档案库房查阅档案原件；借阅是指利用者按照规定办理借阅手续后，将档案原件借出档案库房使用；复制是指利用者根据需要，对档案进行复印、扫描、拍照等复制操作。（三）利用程序1.查阅程序利用者需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、题名、日期、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人签字同意。档案管理人员根据《档案查阅申请表》，在档案管理信息系统中查询档案的存放位置，并引导利用者到档案库房查阅档案。利用者查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、污损档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。2.借阅程序利用者需填写《档案借阅申请