公安档案制度

公安档案制度一、总则（一）目的公安档案是公安机关在各项工作中形成的具有保存价值的历史记录，全面、准确、系统地反映了公安工作的全貌和发展历程。建立健全公安档案制度，对于维护国家安全、社会稳定，保障公民合法权益，推动公安工作规范化、科学化发展具有重要意义。本制度旨在规范公安档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。（二）适用范围本制度适用于各级公安机关及其所属单位在履行职责过程中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公安档案工作实行集中统一管理，由各级公安机关档案管理部门归口负责，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映公安工作实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理公安工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、警务工作秘密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公安工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各级公安机关应设立专门的档案管理部门，负责本机关档案工作的组织、协调、指导和监督。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理本机关各部门形成的档案材料，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的完整、有序。2.档案保管做好档案库房的日常管理工作，维护档案保管环境，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。3.档案利用服务根据公安工作需要和有关规定，为公安机关内部各部门及社会相关单位、个人提供档案查阅、借阅等服务。严格履行档案利用审批手续，确保档案利用的安全、规范。4.档案信息化建设负责推进档案信息化工作，建立和完善档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强档案数据的安全管理，防止数据丢失、泄露等问题。5.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。经批准后，对失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。6.业务指导与培训对本机关所属单位的档案工作进行业务指导，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案收集（一）收集范围1.文书档案包括上级机关文件、本机关文件、下级机关文件、内部文件等，如命令、决定、通知、报告、请示、批复等各类公文。2.业务档案涵盖各类公安业务工作中形成的档案，如刑事案件档案、治安案件档案、出入境管理档案、交通管理档案、消防管理档案等。3.声像档案记录公安工作活动的照片、录音、录像等资料，如重要案件现场照片、公安工作会议录像、重大活动视频等。4.电子档案以电子数据形式存在的各类公安档案，包括办公自动化系统产生的电子文件、业务系统生成的数据文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，符合档案整理规范要求。3.对具有保存价值的电子文件，应按照规定进行格式转换、元数据采集等处理，确保电子档案的可读性和完整性。4.声像档案应同时收集相关文字说明材料，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（三）收集时间1.文书档案应在文件办理完毕后及时收集归档，一般应在次年上半年完成上一年度文书档案的整理归档工作。2.业务档案应根据业务工作流程，在案件办结、业务事项结束后及时收集归档。3.声像档案应在相关活动结束后一周内收集整理归档。4.电子档案应定期进行备份和收集归档，确保数据的安全性和完整性。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。即先按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.业务档案根据不同业务类型，采用相应的分类标准进行分类。如刑事案件档案可按案件性质、立案时间等进行分类；治安案件档案可按案件类别、发生时间等进行分类。3.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类。如照片档案可按事件类别、时间顺序等分类；录像档案可按活动主题、录制时间等分类。4.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案分类目录体系。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。文书档案一般采用全宗号年度保管期限件号的编号方法；业务档案编号应根据具体业务分类特点进行编制，确保编号的唯一性和系统性。2.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录、声像档案目录、电子档案目录等。目录应准确反映档案的内容、来源、保管期限等信息，便于档案的检索和利用。五、档案保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案上架按照档案编号顺序，将档案整齐上架存放。不同类别、保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。同时应建立档案存放位置索引，标明档案在库房中的具体位置。（四）档案保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需要，确定档案的保管期限。文书档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）；业务档案保管期限按照相关业务规定执行。（五）档案清查与统计定期对档案进行清查，核对档案数量、质量和存放位置等情况。建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。六、档案利用（一）利用范围1.公安机关内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政执法部门等因办理案件、执法监督等工作需要查阅档案。3.其他单位和个人因国家法律法规规定或特殊情况需要查阅档案。（二）利用手续1.公安机关内部查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.司法机关、行政执法部门等查阅档案，应出具单位介绍信、工作证等有效证明，填写《档案查阅申请表》，经公安机关档案管理部门负责人批准后查阅。3.其他单位和个人查阅档案，应按照国家有关规定办理相关手续，经公安机关档案管理部门审核同意后查阅。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，到期应及时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案内容等信息。登记册应妥善保管备查。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素，综合判断档案是否失去保存价值。对失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐卷（件）鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公安机关分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，与《档案销毁清册》一并归档保存。八、档案信息化建设（一）建设目标建立覆盖各级公安机关的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、去黑边等处理，提高图像质量。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。4.元数据采集采集电子档案的元数据，包括文件题名、日期、来源、保管期限等信息，确保电子档案的完整性和可追溯性。（三）系统功能1.档案管理实现档案的分类、编号、编目、存储、检索等功能，方便档案管理人员对档案进行日常管理。2.利用服务提供档案在线查阅、借阅申请、审批等功能，为利用者提供便捷的服务。同时，对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供支持。3.安全管理建立完善的安全管理制度，保障档案信息系统的安全运行。对系统用户进行权限管理，防止非法访问和数据泄露。（