清算档案制度

清算档案制度一、总则（一）目的为加强公司清算档案管理，确保清算档案的完整、准确、系统和安全，便于清算工作的顺利开展以及后续查询、利用和维护公司权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司进入清算程序后涉及的各类档案管理工作，包括但不限于清算申请文件、资产清查资料、债权债务清单、清算会议记录、审计报告、评估报告、法律文件、税务资料以及其他与清算相关的文件和资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司清算过程中的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖清算工作全过程的各类文件资料，确保无遗漏，保持档案体系的完整性。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、财务机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部规定的程序和要求，确保档案整理、归档、保管、利用等环节规范有序。二、档案管理职责分工（一）清算组1.负责组织和协调清算档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、完整。2.对档案内容进行初步审核，保证档案信息的真实性和准确性。3.按照本制度规定的流程，办理档案的移交、保管和查阅等手续。（二）档案管理部门1.设立专门的清算档案保管区域，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案安全存放。2.制定档案分类方案和编号规则，对清算档案进行科学分类和编号，便于查找和管理。3.负责档案的日常保管、维护和定期检查，对破损、变质等档案及时进行修复或处理。4.根据规定，为经授权的人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（三）相关业务部门1.在清算过程中，各业务部门应及时将本部门产生的与清算相关的文件资料移交清算组，确保档案的及时归集。2.配合清算组和档案管理部门，提供档案整理、审核所需的相关信息和协助。（四）监督部门1.对清算档案管理工作进行全程监督，检查档案管理是否符合本制度及相关规定。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行改进，确保档案管理工作规范、有效。三、档案收集与整理（一）收集范围1.清算申请阶段：包括向法院提交的清算申请书、公司营业执照副本、公司章程、股东会决议等相关文件。2.资产清查阶段：资产盘点表、固定资产清单、流动资产明细、无形资产评估资料、对外投资情况说明等。3.债权债务清理阶段：债权债务清单、债权人申报资料、债务确认文件、合同协议、往来账目明细等。4.清算会议阶段：清算会议通知、会议记录、决议文件、参会人员签到表等。5.审计与评估阶段：审计报告、评估报告、专项审计资料、评估机构资质证明等。6.法律事务处理阶段：诉讼案件相关文件，如起诉状、答辩状、判决书、裁定书等；律师函、法律意见书、和解协议等。7.税务处理阶段：税务申报资料、纳税凭证、税务审计报告、税务处理决定书等。8.其他与清算有关的文件资料，如清算公告、清算费用支出明细、员工安置方案、财产分配方案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，在文件资料形成或收到之日起[X]个工作日内，将相关资料移交清算组。2.移交的档案应齐全完整，原件与复印件一致，复印件需注明“与原件核对一致”并加盖部门公章。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式合规，并按照规定的存储方式和命名规则进行保存，同时提供相应纸质打印件一并移交。（三）整理方法1.清算组收到档案资料后，应按照档案分类方案进行初步整理。2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查询。编号规则如下：采用[编号位数]位数字编号，前[X]位表示档案类别，中间[X]位表示年份，后[X]位为流水号。例如，“1012023001”，其中“101”表示资产清查类档案，“2023”表示年份，“001”为该类档案的流水号。3.按照文件资料的性质、时间顺序等进行分类排序，同一类别的文件应集中存放，并附上文件目录清单。4.对文件资料进行装订或装盒，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张较大或较多的文件，可采用折叠等方式进行整理，使其规格统一。四、档案归档（一）归档流程1.整理后的档案经清算组负责人审核无误后，填写档案归档清单，注明档案编号、名称、日期、来源等信息。2.档案管理部门根据归档清单接收档案，并进行再次核对。核对无误后，将档案存入专门的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中进行登记。3.建立档案索引目录，将档案编号、名称、存放位置等信息录入索引目录表，方便快速查找档案。索引目录应定期更新，确保与实际档案存放情况一致。（二）归档期限清算过程中形成的各类档案应在相关工作结束后[X]个工作日内完成归档。对于重大复杂的清算项目，可根据实际情况适当延长归档期限，但最长不得超过[X]个工作日。（三）特殊档案处理1.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等特殊档案，应按照国家相关法律法规和公司保密制度进行单独保管，并采取加密存储、限制查阅权限等特殊措施。2.对于电子档案，应进行备份存储，备份介质应异地存放，以防止数据丢失。备份存储的电子档案应与纸质档案内容一致，并按照相同的编号和分类方式进行管理。五、档案保管（一）保管设施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.配备必要的保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等，确保档案存放环境适宜。3.对档案库房进行定期检查和维护，确保设施设备正常运行，发现问题及时修复或更换。（二）保管期限与销毁1.清算档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，清算档案应保管[X]年，涉及重要债权债务、税务处理、法律纠纷等事项的档案，保管期限应适当延长。2.保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。3.销毁清单经清算组负责人、监督部门审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。4.对于涉及未结清债权债务、法律纠纷等仍需留存备查的档案，不得销毁，应继续妥善保管直至相关事项处理完毕。（三）定期盘点1.档案管理部门应定期对清算档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量与归档清单一致，档案存放位置准确无误。2.盘点过程中发现的档案缺失、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。如因人为原因造成档案损失的，应追究相关人员责任。3.盘点结束后，应形成盘点报告，报告内容包括盘点时间、范围、结果、存在问题及处理情况等，并报送清算组负责人和监督部门备案。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅清算档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.涉及公司高层管理人员、重要业务信息、敏感财务数据等档案的查阅，需经清算组负责人审批。3.外部单位或个人查阅清算档案，应持有合法有效的证明文件，如法院调查令、律师函等，并填写档案查阅申请表，经清算组负责人审核，报公司法定代表人批准后方可查阅。（二）借阅程序1.因工作需要借阅清算档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅用途、借阅期限等信息，并按照查阅权限履行审批手续。2.档案管理部门根据审批后的申请表，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并在档案管理系统中记录借阅情况。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通并追究责任。（三）查阅与借阅登记1.档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅或借阅人的姓名、部门、查阅或借阅时间、档案编号、档案名称、查阅或借阅用途、审批情况、归还时间等信息。2.查阅或借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要记录资料保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立清算档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，确保档案信息的安全、完整和可追溯，为公司清算工作提供有力的信息支持。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责清算档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据准确、完整、及时。2.对新形成的档案资料，应在归档后[X]个工作日内完成数据录入。对于已归档的纸质档案，应逐步进行数字化转换，并录入系统。3.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，如档案信息变更、存放位置调整等，确保数据与实际档案情况一致。（三）系统安全与保密1.建立健全档案信息化管理系统安全管理制度，采取防火墙、加密技术、用户认证、访问控制等安全措施，防止数据泄露、篡改和非法访问。2.对系统操作人员进行权限管理，根据工作需要分配不同的操作权限，严禁越权操作。