档案编制制度

档案编制制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案编制工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的相关活动。（三）编制依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》以及相关行业标准和规范制定。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，保证档案的完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息的泄露和损毁，严格遵守保密规定。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司的档案编制工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案编制制度、流程和标准。2.组织开展档案业务培训，提高员工档案意识和编制能力。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。4.对各部门档案编制工作进行检查和考核，确保档案质量。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并协助档案管理部门开展相关工作。其主要职责包括：1.负责本部门日常文件材料的收集、分类和整理，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案编制要求，对本部门档案进行初步整理，编制目录，定期向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门开展档案清查、鉴定等工作，提供相关资料和信息。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、总经理办公会等会议文件，行政公文、规章制度、工作计划与总结等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：涵盖市场调研、市场营销、客户关系管理、合同管理、财务管理、人力资源管理、物资采购管理等业务领域的文件。4.生产技术类：涉及产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等方面的文件。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等全过程的文件。6.科研项目类：针对公司科研项目的申报、研究、成果鉴定与转化等环节形成的文件。7.外事工作类：有关公司对外交往、合作、交流等活动的文件。8.会计档案类：按照国家有关会计档案管理的规定，对公司会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类归档。9.声像档案类：包括公司各类活动的照片、录音、录像等声像资料。10.电子档案类：以电子数据形式存在的各类文件，如办公自动化系统文件、业务系统数据等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码XZ，流水号从001开始。2.党群工作类：代码DQ，流水号从001开始。3.经营管理类：代码JY，流水号从001开始。4.生产技术类：代码SC，流水号从001开始。5.基本建设类：代码JS，流水号从001开始。6.科研项目类：代码KY，流水号从001开始。7.外事工作类：代码WS，流水号从001开始。8.会计档案类：代码KJ，流水号按照会计档案管理规定执行。9.声像档案类：代码SX，流水号从001开始。10.电子档案类：代码DZ，流水号从001开始。四、档案编制流程（一）文件收集1.各部门兼职档案员负责及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集的文件材料应齐全、完整，确保能够准确反映工作实际情况。对于重要文件的草稿、修改稿等，也应一并收集保存。3.涉及多个部门共同办理的文件，由主办部门负责收集，并及时与协办部门沟通协调，确保文件的完整性。（二）文件整理1.收集后的文件材料应按照档案分类标准进行分类。分类时应遵循文件的形成规律和内在联系，保持同一类文件的系统性和连贯性。2.对每一类文件进行排序，一般按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列。对于有特定编号或顺序的文件，应按照原顺序排列。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补或复制，确保文件的完整性和可读性。4.编写文件页码，页码应标注在文件正面的右上角或背面的左上角，连续编号，不得漏编、重编。（三）文件编目1.编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。2.责任者应填写文件的制发部门或个人；题名应准确概括文件的主要内容；日期应填写文件形成的具体年月日。3.文件目录应打印或书写清晰、工整，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，作为查找档案的索引。（四）档案装订1.将整理好的文件材料按照顺序依次装订成册，一般采用左侧装订，便于翻阅和保存。2.装订时应注意保持文件的整齐、牢固，不得压字、掉页。对于纸张过大或过小的文件，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。3.在文件的左上角或右上角加盖档案章，档案章应注明档案类别、年度、保管期限等信息。（五）档案归档1.各部门兼职档案员应定期将整理好的档案移交至档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的编制质量是否符合要求，如发现问题应及时通知相关部门进行整改。3.审核合格的档案按照档案编号顺序上架存放，并建立档案台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度调节设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重要会议记录、重大合同协议等，应永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要包括公司一般性业务文件、重要项目资料等。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，如一般性的通知、简报、临时性文件等。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，重点检查档案的数量、保管状况、编制质量等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编写档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。六、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅、复印档案。查阅、借阅档案应填写申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅：如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复印：对于确需复印的档案，应填写复印申请表，经批准后由档案管理部门工作人员代为复印，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案工作人员的保密教育。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。3.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息的安全。（二）保密期限档案保密期限应根据档案内容的敏感程度和重要性确定，一般与档案保管期限相同。对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，保密期限可适当延长。（三）解密程序