档案管理制度绝密

档案管理制度绝密一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对公司档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。4.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。5.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期移交综合管理部。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。3.财务管理类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务合同类：包括销售合同、采购合同、租赁合同等。5.工程技术类：包括项目规划、设计图纸、技术方案、验收报告等。6.市场营销类：包括市场调研报告、广告宣传资料、客户资料等。7.其他类：包括不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号1.综合管理部按照档案分类，为每类档案编制统一的编号规则。2.编号应具有唯一性，便于档案的识别和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议。3.公司员工在工作中产生的各类业务资料。4.公司举办的各类会议、活动的相关资料。5.公司获得的各类荣誉证书、资质证书等。（二）收集要求1.各部门应定期将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.档案材料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份。（三）整理方法1.按照档案分类，对收集到的档案材料进行分类整理。2.同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案材料进行编号，并编制目录。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料移交综合管理部归档。2.对于重要的紧急档案，应及时移交归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案材料填写《档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.综合管理部档案管理人员对移交的档案进行审核，无误后办理归档手续。（三）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，以及涉及公司重大权益的合同、协议等。3.长期保管的档案主要包括公司年度工作计划、工作总结、财务报表等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括一般性的文件材料，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.对档案应进行分类存放，标识清晰，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员持《档案查阅申请表》到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上做好记录。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人批准后，方可借阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员持《档案借阅申请表》到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据借阅申请，提供相应的档案，并在《档案借阅登记表》上做好记录。3.借阅人员应出具借条，注明借阅档案的名称、数量、归还日期等，并签字确认。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、销毁档案。5.借阅人员应在规定的归还日期前归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案，应严格按照国家有关保密法律法规进行管理。2.综合管理部应与接触机密档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对机密档案的查阅、借阅应严格审批，限制知悉范围。4.机密档案的存储应采用加密技术，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.对档案的传输、存储、处理等环节进行安全防护，防止档案信息被非法获取或篡改。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作的安全。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，方可销毁。2.销毁档案应采用适当的方式，如粉碎