设备管理档案制度

设备管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司设备管理档案工作，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，为设备的规划、选型，安装调试、操作使用、维护保养、更新改造等提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备管理档案的建立、保管、使用和销毁等工作。（三）职责分工1.设备管理部门负责设备管理档案工作的组织、协调和指导。制定设备管理档案的管理制度和工作流程。收集、整理、审核设备管理档案资料，并进行归档保存。负责设备管理档案的日常维护和管理，确保档案的安全和完整。按照规定提供设备管理档案的查阅、借阅服务。2.使用部门负责本部门设备档案资料的收集、整理和移交。配合设备管理部门做好设备管理档案的审核和归档工作。按照规定使用设备管理档案，不得擅自销毁或涂改档案资料。3.档案管理部门负责对设备管理档案进行统一保管，建立档案检索目录，确保档案的有序存放和便于查找。按照国家有关档案管理的法律法规和公司规定，做好设备管理档案的安全保密工作。协助设备管理部门做好档案的数字化处理和信息化管理工作。二、设备档案的分类与编号（一）分类原则根据设备的类别、用途、型号等因素，对设备管理档案进行分类，确保档案分类科学合理，便于管理和查找。（二）分类方法1.生产设备：包括各类生产加工设备、动力设备、运输设备等。2.办公设备：如计算机、打印机、复印机、办公家具等。3.检测设备：用于产品质量检测的各类仪器设备。4.其他设备：不属于以上类别的其他设备。（三）编号规则设备档案编号采用“部门代码+设备类别代码+年份+流水号”的形式。具体如下：1.部门代码：用两位大写字母表示设备所属部门。2.设备类别代码：用两位大写字母表示设备的类别。3.年份：用四位数字表示设备档案建立的年份。4.流水号：用四位数字表示设备档案在该年份内的流水顺序号。例如，生产部门的一台生产设备，档案编号为“SC20230001”，其中“SC”表示生产部门，“20”表示生产设备类别，“2023”表示2023年建立的档案，“0001”表示该年份内的第一份档案。三、设备档案的内容（一）设备前期管理档案1.设备选型报告：包括设备的技术性能、生产能力、价格比较等方面的分析，以及选型的依据和结论。2.设备购置合同：详细记录设备的购置价格、付款方式、交货时间、质量保证等条款。3.设备安装调试记录：包括设备的安装位置、安装时间、调试过程、调试结果等内容。4.设备验收报告：由验收小组对设备进行验收后出具的报告，包括设备的数量、规格、型号、性能指标等是否符合合同要求。（二）设备运行管理档案1.设备操作规程：明确设备的操作步骤、操作方法、注意事项等，确保操作人员正确使用设备。2.设备运行记录：记录设备的运行时间、运行参数、运行状态等信息，以便及时掌握设备运行情况。3.设备维护保养记录：包括设备的日常维护、一级保养、二级保养等记录，详细记录维护保养的时间、内容、维修更换的零部件等。4.设备故障维修记录：记录设备发生故障的时间、故障现象、故障原因、维修过程及维修结果等。（三）设备技术资料档案1.设备说明书：包括设备的技术原理、结构组成、技术参数、操作方法、维护保养要求等内容。2.设备图纸：包括设备的装配图、零件图、电气原理图等，为设备的维修、改造提供依据。3.设备技术改造资料：记录设备技术改造的方案、实施过程、改造后的效果等。（四）设备资产档案1.设备台账：记录设备的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、原值、净值等基本信息。2.设备卡片：以设备为单位建立的卡片，详细记录设备的基本信息、变动情况等。3.设备报废鉴定报告：由相关部门对拟报废设备进行鉴定后出具的报告，包括设备的报废原因、技术状况、报废价值等。四、设备档案的建立与收集（一）建立流程1.设备管理部门在设备选型、购置、安装调试等前期管理工作完成后，及时收集相关资料，整理成册，形成设备前期管理档案。2.设备投入使用后，使用部门负责按照规定填写设备运行记录、维护保养记录、故障维修记录等，并定期将记录提交给设备管理部门。3.设备管理部门对收集到的各类设备档案资料进行审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。审核无误后，按照档案编号规则进行编号，并进行归档保存。（二）收集要求1.设备档案资料应及时收集，确保档案资料的时效性。2.收集的档案资料应齐全、完整，包括设备的各个方面信息。3.档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。五、设备档案的保管（一）保管方式1.设备管理档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，电子档案应存储在服务器或其他存储设备上，并进行备份。2.档案管理部门应建立档案检索目录，对纸质档案和电子档案进行统一管理，便于查找和使用。（二）保管期限1.设备前期管理档案、设备技术资料档案等应长期保管。2.设备运行管理档案、设备资产档案等保管期限根据设备的使用寿命和相关规定确定，一般不少于设备使用寿命结束后[X]年。（三）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全。2.电子档案存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。六、设备档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅设备管理档案时，应填写《设备档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到设备管理部门查阅。2.设备管理部门应按照规定提供查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅设备管理档案时，应填写《设备档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和设备管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。七、设备档案的数据化处理与信息化管理（一）数据化处理1.设备管理部门应定期对设备档案进行数据化处理，将纸质档案中的重要信息录入电子档案系统，建立设备档案数据库。2.数据化处理应确保录入信息的准确性和完整性，与纸质档案内容一致。（二）信息化管理1.建立设备档案信息化管理系统，实现设备档案的在线查阅、借阅、检索、统计分析等功能。2.设备管理部门应定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.利用信息化管理系统对设备档案进行动态管理，及时掌握设备的运行情况、维护保养情况、技术改造情况等，为设备管理决策提供支持。八、设备档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.设备管理部门应定期对保管期满的设备档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应由设备管理部门牵头，组织档案管理部门、使用部门等相关人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据设备档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的设备档案，应填写《设备档案销毁申请表》，经设备管理部门负责人、档案管理部门负责人和公司主管领导签字批准后，